it庫房出入庫管理制度一、總則（一）目的為了加強IT庫房的管理，規(guī)范IT設(shè)備及物資的出入庫流程，確保IT資產(chǎn)的安全、完整，提高資產(chǎn)使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有IT庫房的出入庫管理，包括但不限于服務(wù)器、電腦、打印機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件、耗材等IT相關(guān)資產(chǎn)及物資。（三）職責(zé)分工1.庫房管理員負(fù)責(zé)IT庫房的日常管理工作，包括物資的驗收、入庫、存儲、保管、盤點及發(fā)放等。建立并維護IT資產(chǎn)臺賬，記錄資產(chǎn)的詳細(xì)信息、出入庫情況及使用狀態(tài)等。定期對庫房進行清理和整理，確保物資擺放整齊、有序，便于查找和管理。負(fù)責(zé)庫房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作，保障物資安全。2.使用部門負(fù)責(zé)提出IT設(shè)備及物資的需求申請，明確所需物資的規(guī)格、型號、數(shù)量等詳細(xì)信息。安排專人負(fù)責(zé)本部門IT資產(chǎn)的領(lǐng)用、使用及歸還等工作，并確保資產(chǎn)的安全和正常使用。配合庫房管理員進行資產(chǎn)盤點工作，及時提供資產(chǎn)使用情況的相關(guān)信息。3.審批部門根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，對IT設(shè)備及物資的出入庫申請進行審批，確保申請符合公司的業(yè)務(wù)需求和財務(wù)預(yù)算。對于重大資產(chǎn)采購或處置等事項，需進行嚴(yán)格審核，并報公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。二、入庫管理（一）采購入庫1.采購申請使用部門根據(jù)實際工作需要，填寫《IT設(shè)備及物資采購申請表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計到貨時間等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交至審批部門進行審批。審批通過后，申請表交至采購部門，由采購部門負(fù)責(zé)進行采購。2.到貨驗收采購物資到貨前，庫房管理員應(yīng)提前做好接收準(zhǔn)備工作，包括清理存放場地、準(zhǔn)備驗收工具等。物資到貨時，庫房管理員會同采購人員、使用部門相關(guān)人員共同對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)等是否與采購合同及申請表一致。對于重要設(shè)備或技術(shù)復(fù)雜的物資，可邀請專業(yè)技術(shù)人員進行驗收。驗收合格后，各方在《IT設(shè)備及物資驗收單》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題等不符合要求的情況，庫房管理員應(yīng)及時與采購人員溝通，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)補足或更換物資。如因供應(yīng)商原因造成的損失，由采購部門負(fù)責(zé)向供應(yīng)商追償。3.入庫登記驗收合格的物資，庫房管理員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。在《IT資產(chǎn)臺賬》中詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商、采購單號等信息，并為每一項資產(chǎn)分配唯一的資產(chǎn)編號。將物資按照類別、型號、規(guī)格等進行分類存放，并在物資上粘貼資產(chǎn)編號標(biāo)簽，以便于識別和管理。（二）調(diào)撥入庫1.調(diào)撥申請因工作需要，公司內(nèi)部各部門之間進行IT設(shè)備及物資調(diào)撥時，由調(diào)出部門填寫《IT設(shè)備及物資調(diào)撥申請表》，注明調(diào)撥物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、調(diào)撥原因、調(diào)入部門等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交至審批部門進行審批。審批通過后，申請表交至庫房管理員，由庫房管理員負(fù)責(zé)辦理調(diào)撥手續(xù)。2.調(diào)撥交接庫房管理員根據(jù)調(diào)撥申請表，通知調(diào)出部門和調(diào)入部門進行物資交接。交接時，調(diào)出部門和調(diào)入部門應(yīng)共同對調(diào)撥物資進行清點、核對，確保物資數(shù)量、規(guī)格型號等與申請表一致。雙方在《IT設(shè)備及物資調(diào)撥交接單》上簽字確認(rèn)后，庫房管理員在《IT資產(chǎn)臺賬》中調(diào)整資產(chǎn)的存放部門信息，并更新相關(guān)記錄。（三）捐贈入庫1.捐贈接收對于外部單位或個人捐贈的IT設(shè)備及物資，由公司指定的接收部門負(fù)責(zé)接收，并及時通知庫房管理員。庫房管理員會同接收部門對捐贈物資進行驗收，驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)狀況等。如物資存在質(zhì)量問題或不符合公司使用要求，應(yīng)及時與捐贈方溝通協(xié)商解決。2.入庫登記驗收合格的捐贈物資，庫房管理員應(yīng)辦理入庫手續(xù)。在《IT資產(chǎn)臺賬》中詳細(xì)記錄捐贈物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、捐贈日期、捐贈方等信息，并注明“捐贈”字樣。將捐贈物資按照公司規(guī)定進行分類存放，并做好標(biāo)識管理。三、出庫管理（一）領(lǐng)用出庫1.領(lǐng)用申請使用部門因工作需要領(lǐng)用IT設(shè)備及物資時，由領(lǐng)用人填寫《IT設(shè)備及物資領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實際情況，對領(lǐng)用申請進行審核，如申請合理，簽字批準(zhǔn)后交至審批部門進行審批。2.審批發(fā)放審批部門按照公司相關(guān)規(guī)定對領(lǐng)用申請進行審批，審批通過后，申請表交至庫房管理員。庫房管理員根據(jù)審批后的申請表，對庫存物資進行核對，確認(rèn)有足夠庫存后，辦理物資發(fā)放手續(xù)。在《IT資產(chǎn)臺賬》中記錄物資的領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、使用部門等信息，并更新庫存數(shù)量。同時，在物資上做好領(lǐng)用標(biāo)記，以便于追溯。庫房管理員將領(lǐng)用的物資發(fā)放給領(lǐng)用人，并要求領(lǐng)用人在《IT設(shè)備及物資領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借用出庫1.借用申請因工作臨時需要借用IT設(shè)備及物資時，由借用人填寫《IT設(shè)備及物資借用申請表》，注明借用物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、借用原因、預(yù)計歸還日期等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交至審批部門進行審批。審批通過后，申請表交至庫房管理員，由庫房管理員負(fù)責(zé)辦理借用手續(xù)。2.借用交接庫房管理員根據(jù)借用申請表，與借用人進行物資交接，核對物資的數(shù)量、規(guī)格型號等信息，并要求借用人在《IT設(shè)備及物資借用交接單》上簽字確認(rèn)。在《IT資產(chǎn)臺賬》中記錄物資的借用日期、借用人、使用部門、預(yù)計歸還日期等信息，并將庫存物資標(biāo)記為“借用”狀態(tài)。告知借用人借用物資的使用注意事項及歸還要求，確保借用人妥善保管和使用借用物資。（三）歸還入庫1.歸還通知在借用物資預(yù)計歸還日期前，庫房管理員應(yīng)提前通知借用人準(zhǔn)備歸還物資，并告知歸還的具體要求和流程。2.歸還驗收借用人按照約定時間將借用物資歸還至庫房，庫房管理員會同相關(guān)人員對歸還物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)狀況等是否與借用時一致，是否存在損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)物資存在損壞或丟失，借用人應(yīng)說明原因，并按照公司規(guī)定進行賠償。賠償金額根據(jù)物資的原值、折舊情況及損壞程度等確定。3.入庫登記驗收合格的歸還物資，庫房管理員辦理入庫手續(xù)。在《IT資產(chǎn)臺賬》中更新物資的狀態(tài)，將“借用”標(biāo)記去除，并記錄物資的歸還日期等信息。同時，對歸還物資進行重新整理和存放，恢復(fù)庫存管理。（四）調(diào)撥出庫1.調(diào)撥申請公司內(nèi)部各部門之間進行IT設(shè)備及物資調(diào)撥時，由調(diào)出部門填寫《IT設(shè)備及物資調(diào)撥申請表》，注明調(diào)撥物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、調(diào)撥原因、調(diào)入部門等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交至審批部門進行審批。審批通過后，申請表交至庫房管理員，由庫房管理員負(fù)責(zé)辦理調(diào)撥手續(xù)。2.調(diào)撥交接庫房管理員根據(jù)調(diào)撥申請表，通知調(diào)出部門和調(diào)入部門進行物資交接。交接時，調(diào)出部門和調(diào)入部門應(yīng)共同對調(diào)撥物資進行清點、核對，確保物資數(shù)量、規(guī)格型號等與申請表一致。雙方在《IT設(shè)備及物資調(diào)撥交接單》上簽字確認(rèn)后，庫房管理員在《IT資產(chǎn)臺賬》中調(diào)整資產(chǎn)的存放部門信息，并更新相關(guān)記錄。同時，將調(diào)撥物資從原存放位置取出，交付給調(diào)入部門。（五）報廢出庫1.報廢申請對于已無法正常使用或已達到報廢年限的IT設(shè)備及物資，使用部門應(yīng)填寫《IT設(shè)備及物資報廢申請表》，詳細(xì)說明報廢物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置日期、報廢原因等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交至審批部門進行審批。審批部門應(yīng)組織相關(guān)技術(shù)人員對報廢物資進行鑒定，確認(rèn)是否符合報廢條件。對于符合報廢條件的申請，報公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.報廢處理經(jīng)批準(zhǔn)報廢的物資，庫房管理員負(fù)責(zé)組織清理出庫。在《IT資產(chǎn)臺賬》中注銷報廢物資的相關(guān)記錄，并注明報廢日期和報廢原因。對于有殘值的報廢物資，應(yīng)按照公司規(guī)定進行妥善處理，如變賣、回收等。變賣或回收的收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)部門，統(tǒng)一入賬管理。報廢物資的處理過程應(yīng)進行詳細(xì)記錄，包括處理方式、處理時間、處理收入等信息，以備審計和查詢。四、庫存管理（一）物資存放1.庫房管理員應(yīng)根據(jù)IT設(shè)備及物資的類別、性質(zhì)、用途等進行分類存放，確保物資擺放整齊、有序，便于查找和管理。2.對于貴重設(shè)備、精密儀器等，應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，并采取必要的防護措施，如防靜電、防潮、防塵等。3.物資應(yīng)按照資產(chǎn)編號順序進行排列，便于快速定位和盤點。同時，應(yīng)在物資存放位置設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，注明物資名稱、規(guī)格型號、資產(chǎn)編號等信息。（二）庫存盤點1.盤點計劃庫房管理員應(yīng)定期制定IT庫房庫存盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員安排等。盤點周期一般為季度或年度，特殊情況下可根據(jù)需要進行臨時盤點。在盤點前，庫房管理員應(yīng)通知各使用部門暫停相關(guān)物資的出入庫業(yè)務(wù)，確保庫存數(shù)量的準(zhǔn)確性。2.盤點實施盤點人員按照盤點計劃對庫房物資進行逐一清點、核對，記錄實際庫存數(shù)量、規(guī)格型號、資產(chǎn)編號等信息。對于盤點過程中發(fā)現(xiàn)的賬實不符情況，應(yīng)詳細(xì)記錄差異原因，并及時查明原因進行處理。如屬于出入庫記錄錯誤，應(yīng)及時調(diào)整《IT資產(chǎn)臺賬》；如屬于物資丟失、損壞等情況，應(yīng)按照公司規(guī)定進行調(diào)查和處理。3.盤點報告盤點結(jié)束后，庫房管理員應(yīng)編制《IT庫房庫存盤點報告》，詳細(xì)說明盤點情況、賬實差異及處理結(jié)果等。盤點報告經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司管理層。公司管理層應(yīng)根據(jù)盤點報告，對庫存管理工作進行總結(jié)和分析，針對存在的問題提出改進措施，不斷完善庫存管理制度。（三）庫存安全1.庫房管理員應(yīng)做好庫房的安全管理工作，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等，確保庫房及物資的安全。2.加強庫房的日常巡查，檢查物資的存放情況、設(shè)備運行狀況等，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.嚴(yán)格限制非庫房管理人員進入庫房，如因工作需要進入庫房，必須經(jīng)過庫房管理員同意，并進行登記。4.做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲等工作，定期對庫房進行清潔和整理，保持庫房環(huán)境整潔、干燥。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對IT庫房出入庫管理情況進行審計，檢查制度執(zhí)行情況、流程規(guī)范性、資產(chǎn)賬實相符情況等。2.審計人員通過查閱相關(guān)文件、記錄，實地盤點物資，與相關(guān)人員進行訪談等方式，對IT庫房管理進行全面審查。3.對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。整改情況應(yīng)向公司管理層報告。（二）日常檢查1.庫房管理員應(yīng)每日對庫房進行巡查，檢查物資的存放、