乳制品公司采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司乳制品采購管理工作，確保所采購的乳制品符合質(zhì)量要求，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營及市場銷售需求，有效控制采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有乳制品采購活動(dòng)，包括但不限于原奶、奶粉、酸奶、奶酪等各類乳制品的采購。3.基本原則質(zhì)量優(yōu)先原則：所采購的乳制品必須符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及公司規(guī)定的質(zhì)量要求，確保產(chǎn)品質(zhì)量安全。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益，杜絕不正當(dāng)交易。誠實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行采購合同。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部職責(zé)負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司乳制品采購計(jì)劃，確保采購工作按計(jì)劃有序進(jìn)行。尋找、篩選、評(píng)估和選擇合格的乳制品供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。組織與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟進(jìn)和協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。收集市場信息，分析市場動(dòng)態(tài)，為公司采購決策提供參考依據(jù)。協(xié)助相關(guān)部門處理采購過程中的質(zhì)量問題、交貨問題及其他糾紛。采購人員崗位職責(zé)采購經(jīng)理全面負(fù)責(zé)采購部門的日常管理工作，制定采購工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。指導(dǎo)和監(jiān)督采購人員的工作，協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，確保采購工作順利進(jìn)行。審核采購合同，把控采購風(fēng)險(xiǎn)，確保采購活動(dòng)符合公司利益。定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況，提出改進(jìn)建議和措施。采購專員根據(jù)采購計(jì)劃，負(fù)責(zé)具體的乳制品采購工作，包括供應(yīng)商聯(lián)系、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等。協(xié)助采購經(jīng)理進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估和選擇，收集供應(yīng)商資料，建立供應(yīng)商信息庫。負(fù)責(zé)采購訂單的制作、下達(dá)和跟蹤，及時(shí)與供應(yīng)商溝通交貨情況，確保貨物按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。整理采購相關(guān)文件和資料，建立采購檔案，做好采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析工作。2.質(zhì)量控制部門質(zhì)量控制部職責(zé)制定乳制品質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程，負(fù)責(zé)對(duì)采購的乳制品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收。對(duì)采購過程中的質(zhì)量問題進(jìn)行調(diào)查、分析和處理，提出改進(jìn)措施和建議。協(xié)助采購部門評(píng)估供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力，參與供應(yīng)商的選擇和評(píng)審工作。定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)質(zhì)量檢驗(yàn)情況，確保公司采購的乳制品質(zhì)量符合要求。質(zhì)量檢驗(yàn)人員崗位職責(zé)質(zhì)量檢驗(yàn)主管全面負(fù)責(zé)質(zhì)量檢驗(yàn)部門的日常管理工作，制定質(zhì)量檢驗(yàn)計(jì)劃和方案，并組織實(shí)施。指導(dǎo)和監(jiān)督質(zhì)量檢驗(yàn)人員的工作，確保檢驗(yàn)工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，對(duì)重大質(zhì)量問題進(jìn)行決策和處理。定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)質(zhì)量檢驗(yàn)工作情況，提出改進(jìn)質(zhì)量控制的建議和措施。質(zhì)量檢驗(yàn)員根據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)采購的乳制品進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，包括外觀、口感、理化指標(biāo)、微生物指標(biāo)等。如實(shí)記錄檢驗(yàn)數(shù)據(jù)和結(jié)果，填寫質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，并及時(shí)反饋給相關(guān)部門。對(duì)檢驗(yàn)不合格的乳制品進(jìn)行標(biāo)識(shí)和隔離，協(xié)助采購部門處理不合格品。參與供應(yīng)商質(zhì)量評(píng)審工作，提供質(zhì)量方面的意見和建議。3.財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部職責(zé)負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保采購費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。參與采購合同的審核，對(duì)合同中的付款條款進(jìn)行審查，保障公司資金安全。負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付結(jié)算工作，按照合同約定及時(shí)、準(zhǔn)確地支付貨款。定期對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，為公司采購決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。財(cái)務(wù)人員崗位職責(zé)財(cái)務(wù)經(jīng)理全面負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部門的管理工作，制定財(cái)務(wù)工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。審核采購預(yù)算和采購合同，把控財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，確保公司財(cái)務(wù)狀況穩(wěn)定。指導(dǎo)和監(jiān)督財(cái)務(wù)人員的工作，協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，保障財(cái)務(wù)工作順利進(jìn)行。定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)財(cái)務(wù)工作情況，提供財(cái)務(wù)分析報(bào)告和決策建議。采購核算會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理，準(zhǔn)確記錄采購成本、應(yīng)付賬款等財(cái)務(wù)信息。核對(duì)采購發(fā)票與采購合同、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。定期與采購部門核對(duì)賬目，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決賬務(wù)差異問題。協(xié)助財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行采購成本分析和控制，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、采購流程1.采購計(jì)劃制定市場需求分析采購部定期收集公司內(nèi)部各部門（如生產(chǎn)部門、銷售部門等）的乳制品需求信息，分析市場銷售趨勢，結(jié)合庫存情況，制定采購計(jì)劃初稿。采購計(jì)劃審核與調(diào)整采購計(jì)劃初稿提交給采購經(jīng)理審核，采購經(jīng)理根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)、預(yù)算情況等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善。審核通過后的采購計(jì)劃報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商尋找與篩選采購專員通過多種渠道尋找潛在的乳制品供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦等。對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、信譽(yù)狀況、售后服務(wù)等。供應(yīng)商評(píng)估與實(shí)地考察對(duì)篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步評(píng)估，評(píng)估方式包括問卷調(diào)查、樣品檢測、現(xiàn)場考察等。采購部會(huì)同質(zhì)量控制部等相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)工藝等情況，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定供應(yīng)合格產(chǎn)品的能力。供應(yīng)商選擇與準(zhǔn)入根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，采購部組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)審，選擇合格的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。對(duì)于新入選的供應(yīng)商，采購部與其簽訂質(zhì)量保證協(xié)議、采購合同等相關(guān)文件，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保供應(yīng)商正式準(zhǔn)入。供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理采購部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績效評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等。根據(jù)績效評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和更多的合作機(jī)會(huì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。3.采購詢價(jià)與比價(jià)詢價(jià)采購專員向多家已選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，明確乳制品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等采購需求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。比價(jià)采購專員對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和分析，比較不同供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商作為采購對(duì)象。在比價(jià)過程中，采購專員應(yīng)充分考慮采購成本、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等綜合因素，確保采購決策的合理性。4.采購合同簽訂合同起草與審核采購部根據(jù)采購談判結(jié)果起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式，乳制品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同初稿提交給采購經(jīng)理審核，采購經(jīng)理審核通過后，再提交給財(cái)務(wù)部門和法律顧問進(jìn)行審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。合同簽訂與蓋章經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂，并加蓋公司合同專用章。采購合同簽訂后，采購專員應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如采購部、質(zhì)量控制部、財(cái)務(wù)部等，以便各部門按照合同要求履行職責(zé)。5.采購訂單下達(dá)訂單制作采購專員根據(jù)采購合同內(nèi)容制作采購訂單，采購訂單應(yīng)明確乳制品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息，并確保訂單信息與采購合同一致。訂單審核與下達(dá)采購訂單初稿提交給采購經(jīng)理審核，采購經(jīng)理審核通過后，采購專員將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)訂單內(nèi)容。供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，采購訂單正式生效。6.采購跟蹤與催貨采購跟蹤采購專員定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時(shí)交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題等異常情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向采購經(jīng)理匯報(bào)。催貨在交貨期臨近時(shí)，采購專員應(yīng)及時(shí)提醒供應(yīng)商按時(shí)交貨。如供應(yīng)商未能按時(shí)交貨，采購專員應(yīng)向供應(yīng)商發(fā)出催貨函，要求其說明原因并盡快安排發(fā)貨。對(duì)于多次催貨仍未按時(shí)交貨的供應(yīng)商，采購部應(yīng)按照采購合同約定追究其違約責(zé)任。7.到貨驗(yàn)收驗(yàn)收準(zhǔn)備質(zhì)量控制部在乳制品到貨前，應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收方案、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場地、安排驗(yàn)收人員等。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉乳制品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，確保驗(yàn)收工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。到貨驗(yàn)收乳制品到貨后，采購部通知質(zhì)量控制部進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收方案對(duì)乳制品的數(shù)量、規(guī)格、外觀、質(zhì)量等進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫驗(yàn)收記錄和報(bào)告。對(duì)于驗(yàn)收合格的乳制品，辦理入庫手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的乳制品，質(zhì)量控制部應(yīng)及時(shí)通知采購部，采購部與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。8.付款結(jié)算發(fā)票審核與入賬采購部收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)人員對(duì)發(fā)票進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性、準(zhǔn)確性等。審核通過后的發(fā)票，財(cái)務(wù)人員按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行入賬處理。付款申請(qǐng)與審批采購部根據(jù)采購合同約定和到貨驗(yàn)收情況，填寫付款申請(qǐng)單，注明供應(yīng)商名稱、采購合同編號(hào)、付款金額、付款方式等信息。付款申請(qǐng)單提交給采購經(jīng)理審核，采購經(jīng)理審核通過后，再提交給財(cái)務(wù)經(jīng)理和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。付款結(jié)算經(jīng)審批通過的付款申請(qǐng)單，財(cái)務(wù)部門按照公司資金安排和付款方式，及時(shí)、準(zhǔn)確地向供應(yīng)商支付貨款。付款后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)做好付款記錄和賬務(wù)處理，確保公司資金流向清晰。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購的乳制品可能存在質(zhì)量不合格的風(fēng)險(xiǎn)，如原材料污染、生產(chǎn)工藝不達(dá)標(biāo)、微生物超標(biāo)等，導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量問題，影響公司聲譽(yù)和市場銷售。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量；加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)；建立質(zhì)量追溯體系，對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量問題的產(chǎn)品及時(shí)追溯源頭，采取召回、整改等措施。2.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別乳制品市場價(jià)格波動(dòng)較大，可能導(dǎo)致采購成本上升，影響公司利潤。此外，供應(yīng)商可能存在價(jià)格欺詐、不合理漲價(jià)等風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評(píng)估，分析市場價(jià)格走勢和供應(yīng)商價(jià)格策略。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)市場價(jià)格監(jiān)測和分析，及時(shí)掌握市場動(dòng)態(tài)；與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過協(xié)商談判爭取合理的價(jià)格；采用套期保值等金融工具規(guī)避價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。3.交貨風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別供應(yīng)商可能因生產(chǎn)能力不足、運(yùn)輸延誤、不可抗力等原因無法按時(shí)交貨，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營和市場銷售。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)交貨風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評(píng)估，分析供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、運(yùn)輸情況等因素。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)在采購合同中明確交貨期和違約責(zé)任條款；加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，提前了解生產(chǎn)進(jìn)度和運(yùn)輸情況；建立應(yīng)急預(yù)案，對(duì)于可能影響交貨的因素提前做好應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備，如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃等。4.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別供應(yīng)商可能存在經(jīng)營不善、破產(chǎn)倒閉、信譽(yù)受損等風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致無法繼續(xù)供應(yīng)產(chǎn)品或提供劣質(zhì)產(chǎn)品和服務(wù)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評(píng)估，關(guān)注供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營業(yè)績、市場口碑等情況。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和監(jiān)控；與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商；建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在的供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。五、采購績效評(píng)估1.評(píng)估指標(biāo)采購成本：采購成本降低率、采購價(jià)格合理性等。采購質(zhì)量：到貨驗(yàn)收合格率、質(zhì)量問題發(fā)生率等。交貨期：按時(shí)交貨率、交貨延誤次數(shù)等。供應(yīng)商管理：供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等。采購效率：采購訂單處理周期、采購合同簽訂周期等。2.評(píng)估方法定期評(píng)估：采購部每月對(duì)采購工作進(jìn)行一次自我評(píng)估，每季度對(duì)采購績效進(jìn)行一次全面評(píng)估。綜合評(píng)估：采用定量與定性相結(jié)合的方法，對(duì)采購績效進(jìn)行綜合評(píng)估。定量指標(biāo)通過數(shù)據(jù)分析得出評(píng)估結(jié)果，定性指標(biāo)通過問卷調(diào)查、訪談等方式收集相關(guān)部門和人員的意見和建議，進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。3.評(píng)估結(jié)果應(yīng)