公司洽談室使用管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司洽談室的使用，確保洽談室資源得到合理有效的利用，保障各類商務(wù)洽談、會(huì)議交流等活動(dòng)順利進(jìn)行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及因業(yè)務(wù)需要進(jìn)入公司洽談室的外部人員。3.管理原則遵循公平、公正、公開，按需分配，高效使用的原則，優(yōu)先保障重要業(yè)務(wù)洽談、重大會(huì)議等活動(dòng)對洽談室的需求。二、洽談室使用申請1.申請流程內(nèi)部使用：員工如需使用洽談室，應(yīng)提前至少[X]小時(shí)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)填寫《洽談室使用申請表》，詳細(xì)說明使用時(shí)間、使用人數(shù)、使用事由等信息，并提交給本部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人同意后，申請表自動(dòng)流轉(zhuǎn)至行政管理部門進(jìn)行備案登記。外部使用：因業(yè)務(wù)需要安排外部人員使用洽談室的，由相關(guān)對接人員提前至少[X]個(gè)工作日填寫《洽談室使用申請表》，注明外部人員信息、使用時(shí)間、使用事由、陪同人員等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交行政管理部門備案登記。2.申請信息要求申請人應(yīng)準(zhǔn)確填寫申請表中的各項(xiàng)信息，確保信息真實(shí)、完整。對于使用事由，應(yīng)清晰闡述洽談或會(huì)議的主要內(nèi)容、目的及預(yù)期成果。使用人數(shù)需如實(shí)填寫，不得虛報(bào)。如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)通知行政管理部門進(jìn)行調(diào)整。三、洽談室安排與調(diào)配1.行政管理部門職責(zé)行政管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌洽談室的日常安排與調(diào)配工作。根據(jù)各部門提交的申請表，結(jié)合洽談室的實(shí)際使用情況，合理安排使用時(shí)間和場地。定期對洽談室的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，評估資源利用效率，以便對管理制度進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。2.使用沖突協(xié)調(diào)當(dāng)出現(xiàn)多個(gè)部門或人員申請同一時(shí)間段使用洽談室的情況時(shí)，行政管理部門應(yīng)根據(jù)申請事項(xiàng)的重要性、緊急程度等因素進(jìn)行協(xié)調(diào)。原則上優(yōu)先保障重要業(yè)務(wù)、緊急會(huì)議的使用需求。對于一般性的申請沖突，行政管理部門可與相關(guān)申請人協(xié)商調(diào)整使用時(shí)間，或建議申請人選擇其他合適的場地進(jìn)行活動(dòng)。四、洽談室使用規(guī)范1.使用時(shí)間洽談室的正常使用時(shí)間為工作日的[具體時(shí)間段]。如需在非工作時(shí)間使用，申請人應(yīng)提前向行政管理部門提出申請，并說明原因及預(yù)計(jì)使用時(shí)長。經(jīng)行政管理部門批準(zhǔn)后，方可使用，并按照規(guī)定支付相應(yīng)的費(fèi)用（如有）。使用時(shí)間以申請表中填寫的為準(zhǔn)，申請人應(yīng)嚴(yán)格遵守，不得擅自延長使用時(shí)間。如因特殊情況需要延長，應(yīng)提前[X]分鐘向行政管理部門報(bào)備，經(jīng)同意后方可繼續(xù)使用。2.衛(wèi)生與環(huán)境維護(hù)使用人在使用洽談室期間應(yīng)保持室內(nèi)整潔衛(wèi)生，愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施設(shè)備。使用完畢后，應(yīng)將桌椅擺放整齊，清理桌面雜物，關(guān)閉電器設(shè)備，帶走個(gè)人物品。禁止在洽談室內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等不文明行為。如需使用茶水服務(wù)，應(yīng)在指定區(qū)域進(jìn)行操作，并注意保持桌面清潔，避免水漬污染地面和設(shè)備。3.設(shè)備使用洽談室內(nèi)配備的各類設(shè)備（如投影儀、音響、白板等），使用人應(yīng)熟悉其操作方法，正確使用。如在使用過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)通知行政管理部門安排維修人員進(jìn)行處理。未經(jīng)許可，不得擅自拆卸、更換或損壞洽談室內(nèi)的設(shè)備設(shè)施。因使用人原因造成設(shè)備損壞的，應(yīng)照價(jià)賠償。4.資料管理使用人如需在洽談室內(nèi)擺放資料、文件等物品，應(yīng)在使用完畢后及時(shí)清理帶走，不得隨意丟棄或遺留在室內(nèi)。如需使用洽談室的文件柜存放資料，應(yīng)按照行政管理部門指定的位置存放，并注意保持柜內(nèi)整齊有序。使用完畢后，應(yīng)將文件柜鎖好。五、安全管理1.消防安全洽談室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消防栓等。使用人應(yīng)熟悉其位置和使用方法，嚴(yán)禁在洽談室內(nèi)堆放易燃、易爆物品。嚴(yán)禁在洽談室內(nèi)私拉亂接電線、違規(guī)使用大功率電器等行為，以防止火災(zāi)事故的發(fā)生。2.人員安全進(jìn)入洽談室的人員應(yīng)妥善保管個(gè)人財(cái)物，注意人身安全。在洽談室內(nèi)進(jìn)行活動(dòng)時(shí)，應(yīng)避免大聲喧嘩、追逐打鬧等行為，保持良好的秩序。如有外部人員進(jìn)入公司洽談室，相關(guān)對接人員應(yīng)陪同并負(fù)責(zé)其安全管理，確保其遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。六、費(fèi)用管理1.內(nèi)部使用公司員工使用洽談室不收取費(fèi)用。2.外部使用對于因業(yè)務(wù)需要安排外部人員使用洽談室的情況，行政管理部門可根據(jù)實(shí)際情況收取一定的場地使用費(fèi)用。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)使用時(shí)長、使用場地規(guī)格等因素確定，并提前向外部使用方明確告知。外部使用方應(yīng)在使用結(jié)束后按照約定及時(shí)支付場地使用費(fèi)用。如逾期未支付，公司有權(quán)采取相應(yīng)的催款措施，并暫停其后續(xù)使用洽談室的資格。七、監(jiān)督與考核1.行政管理部門監(jiān)督行政管理部門負(fù)責(zé)對洽談室的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，不定期巡查洽談室的衛(wèi)生狀況、設(shè)備設(shè)施使用情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)督促相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改。2.違規(guī)處理對違反本管理制度的使用人，行政管理部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。對于初次違規(guī)的，給予口頭警告；對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的，將在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評，并限制其后續(xù)使用洽談室的資格。因違規(guī)行為給公司造成損失的，使用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.考核機(jī)制將洽談室的使用管理情況納入部門和個(gè)人的績效考核體系。對于在洽談室使用過程中表現(xiàn)良好、遵守制度的部門和個(gè)人，給予適當(dāng)?shù)募臃知?jiǎng)勵(lì)；對于出現(xiàn)違規(guī)行為，影響公司正常管理秩序的，給予相應(yīng)的扣分處罰。八、附則1.解釋權(quán)本管理制度由公司行政管理部門負(fù)責(zé)解釋。2.修訂與完善行政管理部門將根據(jù)實(shí)際使用情況和公司發(fā)展需要，定