辦公用品采購(gòu)與管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公用品的采購(gòu)、使用與管理，確保辦公用品的合理配置與有效利用，提高工作效率，降低辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及各部門(mén)。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)工作實(shí)際需求，合理確定辦公用品的采購(gòu)數(shù)量和規(guī)格，避免浪費(fèi)。2.成本控制原則：在保證辦公用品質(zhì)量的前提下，通過(guò)優(yōu)化采購(gòu)流程、集中采購(gòu)等方式，降低采購(gòu)成本。3.規(guī)范管理原則：建立健全辦公用品采購(gòu)、驗(yàn)收、領(lǐng)用、保管等管理制度，確保辦公用品管理工作規(guī)范有序。4.服務(wù)高效原則：以滿足員工工作需求為出發(fā)點(diǎn)，提供便捷、高效的辦公用品采購(gòu)與服務(wù)。二、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門(mén)應(yīng)于每月末根據(jù)本部門(mén)下月工作安排及辦公用品庫(kù)存情況，填寫(xiě)《辦公用品采購(gòu)計(jì)劃表》，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)匯總各部門(mén)的采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合公司辦公用品庫(kù)存情況及預(yù)算安排，編制公司月度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。（二）采購(gòu)審批1.月度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對(duì)于預(yù)算金額較大（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定）的辦公用品采購(gòu)項(xiàng)目，需提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)。（三）采購(gòu)實(shí)施1.行政部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。選擇供應(yīng)商時(shí)應(yīng)綜合考慮其產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、信譽(yù)等因素，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式確定供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。2.采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地完成辦公用品的采購(gòu)任務(wù)。在采購(gòu)過(guò)程中，如遇特殊情況需要變更采購(gòu)內(nèi)容或供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.辦公用品到貨后，行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購(gòu)合同及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的辦公用品，驗(yàn)收人員應(yīng)在《辦公用品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨，并做好記錄。三、庫(kù)存管理（一）庫(kù)存設(shè)置1.行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的辦公用品倉(cāng)庫(kù)，用于存放辦公用品。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，確保辦公用品的安全存儲(chǔ)。2.辦公用品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)按照辦公用品的類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。（二）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公用品倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期為每月一次，盤(pán)點(diǎn)工作由行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，行政部門(mén)應(yīng)編制《辦公用品盤(pán)點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。（三）庫(kù)存安全管理1.辦公用品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保庫(kù)存安全。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉(cāng)庫(kù)管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。同時(shí)，應(yīng)做好倉(cāng)庫(kù)的防盜、防潮、防蟲(chóng)、防火等工作，確保辦公用品的質(zhì)量不受影響。四、領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用流程1.員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)員工的領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于符合領(lǐng)用條件的申請(qǐng)，應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字同意；對(duì)于不符合領(lǐng)用條件的申請(qǐng)，應(yīng)說(shuō)明原因并拒絕。3.員工持經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后的《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》到行政部門(mén)辦公用品倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)申請(qǐng)表上的內(nèi)容，發(fā)放相應(yīng)的辦公用品，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)員工的工作崗位和實(shí)際需求，制定辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。具體領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)如下：普通員工：每月領(lǐng)用A4紙[X]包、中性筆[X]支、筆記本[X]本等。部門(mén)主管：每月領(lǐng)用A4紙[X]包、中性筆[X]支、筆記本[X]本等，可根據(jù)工作需要額外領(lǐng)用適量的文件夾、檔案盒等辦公用品。公司領(lǐng)導(dǎo)：根據(jù)工作實(shí)際需求，可隨時(shí)領(lǐng)用辦公用品。2.員工應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用辦公用品，不得超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用。如有特殊情況需要超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用，應(yīng)報(bào)經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人及行政部門(mén)批準(zhǔn)。（三）限量領(lǐng)用1.對(duì)于一些價(jià)值較高或消耗量大的辦公用品，如打印機(jī)墨盒、硒鼓、訂書(shū)機(jī)等，實(shí)行限量領(lǐng)用制度。員工領(lǐng)用此類(lèi)辦公用品時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的限量進(jìn)行領(lǐng)用，并在下次領(lǐng)用前交回已使用完的同類(lèi)辦公用品。2.限量領(lǐng)用的具體標(biāo)準(zhǔn)由行政部門(mén)根據(jù)辦公用品的使用情況和成本控制要求另行制定。五、使用與保管（一）使用要求1.員工應(yīng)愛(ài)護(hù)辦公用品，合理使用，避免浪費(fèi)。在使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)辦公用品存在質(zhì)量問(wèn)題或損壞情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告。2.對(duì)于公用的辦公用品，如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等，使用部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，并按照操作規(guī)程進(jìn)行使用。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)清理設(shè)備，保持設(shè)備整潔。（二）保管責(zé)任1.員工領(lǐng)用的辦公用品由個(gè)人負(fù)責(zé)保管，應(yīng)妥善存放，防止丟失、損壞或被盜。2.對(duì)于因個(gè)人保管不善導(dǎo)致辦公用品丟失、損壞或被盜的，員工應(yīng)照價(jià)賠償。六、廢舊辦公用品管理（一）回收處理1.對(duì)于廢舊的辦公用品，如紙張、墨盒、硒鼓等，行政部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行回收?；厥盏膹U舊辦公用品應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存放，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.對(duì)于可回收利用的廢舊辦公用品，行政部門(mén)應(yīng)聯(lián)系專(zhuān)業(yè)的回收公司進(jìn)行回收處理，所得收益上繳公司財(cái)務(wù)部門(mén)。3.對(duì)于不可回收利用的廢舊辦公用品，如廢舊電池、過(guò)期墨盒等，行政部門(mén)應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，避免對(duì)環(huán)境造成污染。（二）廢舊辦公用品臺(tái)賬管理1.行政部門(mén)應(yīng)建立廢舊辦公用品臺(tái)賬，詳細(xì)記錄廢舊辦公用品的回收時(shí)間、種類(lèi)、數(shù)量、處理方式等信息。2.廢舊辦公用品臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保賬實(shí)相符。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立辦公用品采購(gòu)與管理監(jiān)督小組，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及員工代表組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公司辦公用品采購(gòu)與管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)辦公用品采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、庫(kù)存管理情況、領(lǐng)用情況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）投訴處理1.員工如發(fā)現(xiàn)辦公用品采購(gòu)與管理過(guò)程中存在違規(guī)行為或不合理現(xiàn)象，可向行政部門(mén)或監(jiān)督小組投訴。行政部門(mén)或監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)受理員工的投訴，并進(jìn)行調(diào)查處理。2.對(duì)于經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為，公司將按照相關(guān)規(guī)