公司物品釆購(gòu)及管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司物品采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，確保公司所需物品的及時(shí)供應(yīng)和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物品的采購(gòu)活動(dòng)，包括辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)物資、固定資產(chǎn)等。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司實(shí)際需求進(jìn)行采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和浪費(fèi)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)物品符合質(zhì)量要求。3.價(jià)格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)渠道和談判方式，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的價(jià)格。4.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，杜絕不正當(dāng)交易。5.廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)公司物品采購(gòu)的具體實(shí)施，包括采購(gòu)計(jì)劃的制定、供應(yīng)商的選擇與管理、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行等。2.收集市場(chǎng)信息，了解物品的價(jià)格、質(zhì)量、供應(yīng)情況等，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。3.與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（二）需求部門(mén)1.提出物品采購(gòu)需求，詳細(xì)說(shuō)明所需物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行供應(yīng)商的選擇和評(píng)估，提供相關(guān)技術(shù)支持和意見(jiàn)。3.參與采購(gòu)合同的評(píng)審，對(duì)合同條款提出建議和意見(jiàn)。4.負(fù)責(zé)所采購(gòu)物品的驗(yàn)收工作，確保物品符合要求。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.審核采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。2.參與采購(gòu)合同的評(píng)審，對(duì)合同中的付款條款進(jìn)行審核。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)款項(xiàng)的支付和核算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況。（四）審計(jì)部門(mén)1.對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合法性和合規(guī)性。2.審查采購(gòu)合同的簽訂和執(zhí)行情況，確保合同的履行符合公司利益。3.對(duì)采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期、用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、預(yù)算情況等。2.對(duì)于金額較小的采購(gòu)申請(qǐng)（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定），由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)，需提交至公司管理層進(jìn)行審批。3.經(jīng)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門(mén)方可開(kāi)展采購(gòu)工作。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)狀況、業(yè)績(jī)情況等。3.選擇至少三家合格的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)單，包括物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨期、付款方式等信息。4.采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。5.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。6.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、報(bào)價(jià)情況、合作歷史、評(píng)價(jià)等內(nèi)容，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。（四）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同的要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物品的詳細(xì)信息和交貨要求。2.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量狀況、交貨時(shí)間等信息，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。3.對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的變更情況，如交貨期變更、規(guī)格型號(hào)變更、數(shù)量變更等，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。（五）驗(yàn)收1.物品到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前通知需求部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.需求部門(mén)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物品進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。3.驗(yàn)收合格的物品，需求部門(mén)在《物品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的物品，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。4.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)督促供應(yīng)商對(duì)不合格物品進(jìn)行處理，并跟蹤處理結(jié)果。（六）付款1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收合格的《物品驗(yàn)收單》和采購(gòu)合同，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、金額、供應(yīng)商名稱、付款方式等信息。2.《付款申請(qǐng)單》經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)審核簽字后，提交至公司管理層審批。3.經(jīng)審批通過(guò)的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)支付采購(gòu)款項(xiàng)。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年末，各部門(mén)根據(jù)下一年度的工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，編制本部門(mén)的物品采購(gòu)預(yù)算，詳細(xì)列出采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、金額等信息。2.采購(gòu)部門(mén)對(duì)各部門(mén)的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略和財(cái)務(wù)狀況，編制公司年度物品采購(gòu)預(yù)算草案。3.公司年度物品采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核、公司管理層審批后，作為年度采購(gòu)工作的依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，不得擅自突破預(yù)算。2.對(duì)于因工作需要確需調(diào)整采購(gòu)預(yù)算的，需求部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整項(xiàng)目、調(diào)整金額等信息。3.《采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)審核簽字后，提交至公司管理層審批。經(jīng)審批通過(guò)的預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，采購(gòu)部門(mén)方可實(shí)施調(diào)整。（三）預(yù)算分析與控制1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對(duì)比實(shí)際采購(gòu)支出與預(yù)算的差異，找出差異原因，提出改進(jìn)措施。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保采購(gòu)預(yù)算的有效執(zhí)行。五、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)在確定供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購(gòu)合同應(yīng)包括以下主要條款：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等；采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、總價(jià)等；交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式；付款方式、付款時(shí)間；質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法；違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。3.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)、法律部門(mén)等相關(guān)人員審核，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。審核通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。（二）合同執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同的約定執(zhí)行，及時(shí)跟蹤合同的履行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付貨物。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式交付貨物，并提供相關(guān)的質(zhì)量證明文件。如供應(yīng)商未能履行合同義務(wù)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決辦法，并追究其違約責(zé)任。3.在合同執(zhí)行過(guò)程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要變更合同條款的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)作為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力。（三）合同變更與解除1.采購(gòu)合同簽訂后，如因市場(chǎng)變化、公司業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要變更合同條款的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書(shū)面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任等。2.在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)合同無(wú)法履行或雙方協(xié)商一致需要解除合同的情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂解除合同協(xié)議。解除合同協(xié)議應(yīng)明確解除合同的原因、雙方的權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任、善后處理等事項(xiàng)。3.采購(gòu)合同的變更和解除應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)、法律部門(mén)等相關(guān)人員審核，并報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。（四）合同歸檔與保管1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的歸檔和保管工作，合同簽訂后應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料整理歸檔，建立合同檔案。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、采購(gòu)申請(qǐng)、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收單、付款憑證等相關(guān)資料，確保合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.合同檔案應(yīng)妥善保管，便于查閱和使用。保存期限按照公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，合理預(yù)測(cè)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)，采取適當(dāng)?shù)牟少?gòu)策略，如分批采購(gòu)、套期保值等，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司采購(gòu)成本的影響。2.針對(duì)供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，同時(shí)與多家供應(yīng)商保持合作關(guān)系，避免過(guò)度依賴單一供應(yīng)商。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商可能出現(xiàn)的問(wèn)題。3.對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物品的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，確保公司利益不受損失。4.在合同風(fēng)險(xiǎn)方面，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照合同管理流程簽訂和執(zhí)行采購(gòu)合同，加強(qiáng)對(duì)合同條款的審核和管理，確保合同的合法性、合規(guī)性和有效性。在合同履行過(guò)程中，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，防范合同糾紛的發(fā)生。5.針對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和了解，確保采購(gòu)行為符合法律法規(guī)的要求。在簽訂采購(gòu)合同前，咨詢法律專業(yè)人士的意見(jiàn)，避免合同條款存在法律漏洞。如發(fā)生法律糾紛，及時(shí)尋求法律支持，維護(hù)公司合法權(quán)益。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)影響。七、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)1.采購(gòu)成本指標(biāo)：包括采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)費(fèi)用率等，衡量采購(gòu)部門(mén)在降低采購(gòu)成本方面的績(jī)效。2.采購(gòu)質(zhì)量指標(biāo)：如驗(yàn)收合格率、退貨率等，反映采購(gòu)物品的質(zhì)量狀況。3.采購(gòu)效率指標(biāo)：如采購(gòu)周期、訂單處理及時(shí)率等，評(píng)估采購(gòu)部門(mén)的工作效率。4.供應(yīng)商管理指標(biāo)：如供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商開(kāi)發(fā)數(shù)量等，考核采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的管理水平。5.合規(guī)性指標(biāo)：如采購(gòu)合同履行率、采購(gòu)流程合規(guī)性等，確保采購(gòu)行為符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。（二）評(píng)估方法1.定期評(píng)估：每月或每季度對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，統(tǒng)計(jì)分析各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的完成情況。2.對(duì)比分析：將采購(gòu)績(jī)效指標(biāo)與歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析，找出差距和改進(jìn)方向。3.問(wèn)卷調(diào)查：向需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷，收集對(duì)采購(gòu)部門(mén)工作的評(píng)價(jià)和意見(jiàn)。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購(gòu)部門(mén)及采購(gòu)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)于績(jī)效優(yōu)秀