向納稅人發(fā)通知管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司向納稅人發(fā)送通知的管理工作，確保通知傳達(dá)的準(zhǔn)確性、及時性和有效性，加強(qiáng)與納稅人的溝通與交流，維護(hù)公司與納稅人的良好關(guān)系，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及向納稅人發(fā)送通知的部門和人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：通知內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)歧義或誤導(dǎo)納稅人的信息。2.及時性原則：按照規(guī)定的時間和流程及時發(fā)送通知，確保納稅人能夠及時了解相關(guān)信息。3.有效性原則：通知方式應(yīng)根據(jù)納稅人的特點(diǎn)和需求選擇合適的渠道，確保通知能夠有效傳達(dá)給納稅人。4.保密性原則：涉及納稅人敏感信息的通知，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、通知的分類及內(nèi)容要求（一）分類1.政策法規(guī)通知：傳達(dá)國家稅收政策法規(guī)的變化、解讀及對公司業(yè)務(wù)的影響。2.業(yè)務(wù)辦理通知：告知納稅人公司業(yè)務(wù)辦理的流程、要求、時間節(jié)點(diǎn)等信息。3.納稅提醒通知：提醒納稅人按時申報納稅、繳納稅款等相關(guān)事項(xiàng)。4.其他通知：包括公司內(nèi)部管理規(guī)定、服務(wù)變更通知等與納稅人相關(guān)的其他信息。（二）內(nèi)容要求1.標(biāo)題：應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括通知的主要內(nèi)容，讓納稅人一眼就能了解通知的主旨。2.正文：政策法規(guī)通知：詳細(xì)解讀政策法規(guī)的要點(diǎn)、適用范圍、執(zhí)行時間等，如有需要可提供案例說明。業(yè)務(wù)辦理通知：明確業(yè)務(wù)辦理的具體流程、所需材料、辦理地點(diǎn)、辦理時間等信息，確保納稅人清楚知曉如何操作。納稅提醒通知：明確提醒事項(xiàng)的具體內(nèi)容、截止日期、逾期后果等，同時提供相關(guān)的咨詢方式。其他通知：根據(jù)通知的具體內(nèi)容，詳細(xì)說明相關(guān)事項(xiàng)的背景、目的、要求等，確保納稅人能夠理解。3.落款：注明通知的發(fā)布部門、發(fā)布日期。三、通知的起草與審核（一）起草1.各部門負(fù)責(zé)根據(jù)工作需要起草相關(guān)通知，確保通知內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司政策要求。2.起草人員應(yīng)認(rèn)真收集、整理相關(guān)信息，確保通知內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。3.在起草通知時，應(yīng)充分考慮納稅人的理解能力和接受程度，語言表達(dá)應(yīng)通俗易懂，避免使用過于專業(yè)或生僻的詞匯。（二）審核1.通知起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核通知內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及與公司整體政策的一致性，確保通知能夠準(zhǔn)確傳達(dá)相關(guān)信息，不會給公司帶來潛在風(fēng)險。3.對于涉及多個部門或重要事項(xiàng)的通知，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，共同審核通知內(nèi)容，確保通知的全面性和協(xié)調(diào)性。4.審核通過后的通知，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。四、通知的發(fā)送方式（一）郵寄送達(dá)1.對于重要的政策法規(guī)通知、業(yè)務(wù)辦理通知等，如涉及納稅人的權(quán)益和義務(wù)，可采用郵寄送達(dá)的方式。2.選擇具有資質(zhì)的郵政快遞公司，確保郵件能夠安全、準(zhǔn)確地送達(dá)納稅人手中。3.在郵寄通知時，應(yīng)詳細(xì)填寫收件人姓名、地址、聯(lián)系方式等信息，并留存郵寄憑證，以備查詢。（二）電子郵件送達(dá)1.對于時效性較強(qiáng)、內(nèi)容相對簡單的通知，可采用電子郵件送達(dá)的方式。2.建立納稅人電子郵件地址庫，確保郵件能夠準(zhǔn)確發(fā)送到納稅人的郵箱。3.在發(fā)送電子郵件時，應(yīng)注意郵件主題的明確性，郵件正文應(yīng)簡潔明了，同時可附上相關(guān)的附件，如政策文件、業(yè)務(wù)辦理指南等。4.定期清理納稅人電子郵件地址庫，刪除無效或不準(zhǔn)確的郵箱地址，確保郵件發(fā)送的成功率。（三）短信送達(dá)1.對于緊急的納稅提醒通知等，可采用短信送達(dá)的方式。2.與專業(yè)的短信服務(wù)提供商合作，確保短信能夠準(zhǔn)確、及時地發(fā)送到納稅人手機(jī)上。3.在編寫短信時，應(yīng)注意語言簡潔、內(nèi)容明確，避免因字?jǐn)?shù)限制而導(dǎo)致信息不完整。同時，應(yīng)注明公司名稱和聯(lián)系方式，以便納稅人咨詢。（四）公告送達(dá)1.對于一些普遍適用的通知，如公司內(nèi)部管理規(guī)定、服務(wù)變更通知等，可在公司官方網(wǎng)站、辦稅服務(wù)廳公告欄等顯著位置進(jìn)行公告送達(dá)。2.在公告通知時，應(yīng)確保公告內(nèi)容清晰可見，保留足夠的公告時間，以便納稅人能夠及時了解相關(guān)信息。3.定期對公告內(nèi)容進(jìn)行更新，確保公告信息的時效性和準(zhǔn)確性。五、通知的發(fā)送流程（一）郵寄送達(dá)流程1.通知起草并審核通過后，由專人負(fù)責(zé)填寫郵寄清單，包括收件人姓名、地址、聯(lián)系方式、通知名稱、份數(shù)等信息。2.將通知及郵寄清單一并交至郵政快遞公司，辦理郵寄手續(xù)，并獲取郵寄憑證。3.跟蹤?quán)]件的投遞情況，如發(fā)現(xiàn)郵件退回或無法投遞等異常情況，應(yīng)及時與納稅人聯(lián)系，核實(shí)原因并重新發(fā)送。4.定期統(tǒng)計郵寄送達(dá)通知的情況，包括送達(dá)數(shù)量、送達(dá)成功率、退回原因等，以便分析總結(jié)，不斷改進(jìn)郵寄送達(dá)工作。（二）電子郵件送達(dá)流程1.通知起草并審核通過后，由專人負(fù)責(zé)登錄公司郵件系統(tǒng)，按照納稅人電子郵件地址庫進(jìn)行批量發(fā)送。2.在發(fā)送郵件前，應(yīng)仔細(xì)核對收件人郵箱地址，確保郵件發(fā)送的準(zhǔn)確性。3.發(fā)送完成后，記錄郵件發(fā)送的時間、收件人數(shù)量、發(fā)送結(jié)果等信息，并定期查看郵件系統(tǒng)的反饋信息，如郵件是否被成功接收、是否被退信等。4.對于退信的郵件，應(yīng)及時分析退信原因，如郵箱地址錯誤、郵箱已滿等，并與納稅人聯(lián)系，核實(shí)情況后重新發(fā)送。（三）短信送達(dá)流程1.通知起草并審核通過后，由專人負(fù)責(zé)按照納稅人手機(jī)號碼庫編寫短信內(nèi)容，并提交短信服務(wù)提供商進(jìn)行發(fā)送。2.在提交短信發(fā)送任務(wù)前，應(yīng)再次核對納稅人手機(jī)號碼的準(zhǔn)確性，確保短信能夠準(zhǔn)確發(fā)送到目標(biāo)手機(jī)。3.記錄短信發(fā)送的時間、發(fā)送數(shù)量、發(fā)送結(jié)果等信息，并及時關(guān)注短信發(fā)送的狀態(tài)報告，如發(fā)送成功、失敗等。4.對于發(fā)送失敗的短信，應(yīng)及時與短信服務(wù)提供商溝通，了解失敗原因，并根據(jù)情況進(jìn)行調(diào)整后重新發(fā)送。（四）公告送達(dá)流程1.通知起草并審核通過后，由專人負(fù)責(zé)將通知內(nèi)容整理成公告文件，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行排版。2.將公告文件發(fā)送至公司官方網(wǎng)站管理員和辦稅服務(wù)廳相關(guān)人員，由其負(fù)責(zé)在相應(yīng)的平臺上進(jìn)行發(fā)布。3.在發(fā)布公告時，應(yīng)確保公告內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，同時注明公告的發(fā)布日期和有效期。4.定期檢查公司官方網(wǎng)站和辦稅服務(wù)廳公告欄上的公告內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)公告信息有變更或過期等情況，應(yīng)及時進(jìn)行更新或撤換。六、通知的接收與反饋（一）接收1.納稅人應(yīng)及時關(guān)注公司發(fā)送的通知，通過郵件、短信、網(wǎng)站公告等方式獲取相關(guān)信息。2.對于重要的通知，納稅人如有疑問或需要進(jìn)一步了解相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)及時與公司聯(lián)系。（二）反饋1.納稅人對通知內(nèi)容如有意見或建議，可通過電話、郵件、信函等方式向公司反饋。2.公司相關(guān)部門應(yīng)及時受理納稅人的反饋意見，并進(jìn)行認(rèn)真研究和處理。對于合理的建議，應(yīng)及時采納并對通知內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整和完善；對于納稅人的疑問，應(yīng)及時給予解答和說明。3.將納稅人的反饋意見及處理情況進(jìn)行記錄，定期進(jìn)行總結(jié)分析，以便不斷改進(jìn)通知管理工作，提高與納稅人的溝通效果。七、通知的存檔與保管（一）存檔1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)通知的存檔工作，確保通知文件的完整性和可追溯性。2.通知存檔應(yīng)按照通知的類別、時間順序等進(jìn)行分類整理，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份；紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的文件柜中，便于查閱和管理。3.在存檔通知文件時，應(yīng)注明通知的起草部門、起草人、審核人、發(fā)布時間、發(fā)布方式、送達(dá)對象等相關(guān)信息，以便于日后查詢和使用。（二）保管期限1.一般通知的保管期限為[X]年，重要通知的保管期限為[X]年。2.保管期限屆滿后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀通知文件時，應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)實(shí)施銷毀，并記錄銷毀過程。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)對向納稅人發(fā)通知管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督內(nèi)容包括通知的起草、審核、發(fā)送、接收與反饋、存檔與保管等各個環(huán)節(jié)，確保制度的各項(xiàng)要求得到有效落實(shí)。3.定期對通知管理工作進(jìn)行抽查，檢查通知內(nèi)容的準(zhǔn)確性、發(fā)送的及時性、反饋的處理情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核1.將向納稅人發(fā)通知管理工作納入公司績效考核體系，對相關(guān)部門和人員進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括通知起草的質(zhì)量、審核的準(zhǔn)確性、發(fā)送的及時性和成功率、反饋意見的處理情況、檔案管理的規(guī)范性等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員給予表彰和獎