上海辦公室行政管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范上海辦公室的行政管理工作，提高工作效率，確保各項工作有序進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于上海辦公室全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：各項規(guī)定符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.合理性原則：制度內(nèi)容合理、科學，便于執(zhí)行和操作。3.規(guī)范性原則：明確工作流程和標準，確保工作的規(guī)范化和標準化。4.公開性原則：制度向全體員工公開，接受監(jiān)督。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域布局1.根據(jù)公司業(yè)務需求，合理劃分辦公區(qū)域，包括辦公區(qū)、會議室、接待區(qū)、休息區(qū)等。2.辦公區(qū)內(nèi)的辦公設備、文件資料等應擺放整齊，保持整潔有序。（二）環(huán)境衛(wèi)生1.每日安排專人負責辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生工作，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等。2.定期對辦公區(qū)域進行全面清潔，包括門窗玻璃、墻角、天花板等。3.保持公共區(qū)域的整潔，如走廊、樓梯、電梯等，不得堆放雜物。（三）安全管理1.配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。2.加強用電安全管理，嚴禁私拉亂接電線，不得使用大功率電器。3.下班前應關閉電腦、打印機、復印機等設備電源，關好門窗，確保辦公區(qū)域安全。三、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.各部門根據(jù)工作需要，每月初提交辦公用品需求計劃，經(jīng)部門負責人審核后報行政部。2.行政部匯總各部門需求計劃，結合庫存情況，制定辦公用品采購計劃，報公司領導審批。3.行政部按照審批后的采購計劃進行采購，選擇正規(guī)供應商，確保辦公用品質(zhì)量。（二）辦公用品發(fā)放1.行政部設立辦公用品倉庫，對采購的辦公用品進行分類存放和管理。2.員工根據(jù)工作需要，到行政部領取辦公用品，領取時需填寫辦公用品領用登記表。3.行政部定期對辦公用品的領用情況進行統(tǒng)計和分析，合理控制辦公用品的消耗。（三）辦公用品使用1.員工應愛護辦公用品，節(jié)約使用，杜絕浪費。2.對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，應嚴格按照操作規(guī)程使用，定期進行維護和保養(yǎng)。3.辦公用品如有損壞或丟失，應及時向行政部報告，并說明原因。四、文件資料管理（一）文件收發(fā)1.公司收到的文件、信件等由行政部統(tǒng)一簽收、登記。2.行政部根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，及時分發(fā)給相關部門或人員，并做好文件傳閱記錄。3.各部門收到文件后，應及時處理，并在規(guī)定時間內(nèi)將文件反饋給行政部。（二）文件歸檔1.行政部定期對文件進行整理和歸檔，按照文件類別、時間順序等進行分類存放。2.建立文件索引和目錄，便于文件的查找和查閱。3.重要文件應進行備份，并存放在安全的地方。（三）文件保密1.涉及公司機密的文件，應嚴格按照保密制度進行管理，限制知悉范圍。2.員工不得擅自復印、傳播、泄露公司機密文件。3.對于廢棄的文件，應進行妥善處理，防止信息泄露。五、會議管理（一）會議組織1.根據(jù)公司工作需要，由行政部負責會議的組織和安排，包括會議時間、地點、參會人員等。2.會議組織者應提前做好會議準備工作，如通知參會人員、準備會議資料、布置會議場地等。（二）會議記錄1.安排專人負責會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論結果、決議事項等。2.會議記錄應準確、完整，會后及時整理成會議紀要，并發(fā)送給參會人員和相關部門。（三）會議紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或缺席。2.會議期間應保持安靜，不得隨意交談、接聽電話或玩手機。3.對會議決議事項，相關部門和人員應認真貫徹執(zhí)行，并及時反饋執(zhí)行情況。六、車輛管理（一）車輛調(diào)度1.行政部負責公司車輛的調(diào)度和安排，根據(jù)工作需要合理調(diào)配車輛。2.員工因工作需要使用車輛，應提前向行政部提交用車申請，說明用車時間、地點、事由等。3.行政部根據(jù)車輛使用情況和申請順序，進行車輛調(diào)度，并及時通知申請人。（二）車輛使用1.駕駛員應嚴格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，確保行車安全。2.車輛使用后，駕駛員應及時將車輛清洗干凈，并停放在指定地點。3.駕駛員應定期對車輛進行保養(yǎng)和維護，確保車輛性能良好。（三）車輛費用管理1.車輛的加油、維修、保養(yǎng)等費用由行政部統(tǒng)一管理和報銷。2.駕駛員應及時記錄車輛的行駛里程、油耗等信息，以便行政部進行費用核算。3.嚴格控制車輛費用支出，對不合理的費用進行審核和調(diào)整。七、考勤管理（一）考勤制度1.公司實行每周[X]天工作制，工作時間為[具體時間]。2.員工應按時上下班，不得遲到、早退或缺勤。3.員工請假應提前按照規(guī)定的審批流程進行申請，經(jīng)批準后方可休假。（二）考勤記錄1.行政部負責員工的考勤記錄，采用打卡或簽到等方式進行考勤統(tǒng)計。2.每月初，行政部對員工上月的考勤情況進行匯總和統(tǒng)計，并公布考勤結果。（三）遲到、早退、曠工處理1.遲到或早退[X]分鐘以內(nèi)的，每次扣除[X]元；遲到或早退超過[X]分鐘的，按曠工半天處理。2.曠工半天的，扣除當天工資的[X]%；曠工一天的，扣除當天工資的[X]%，并給予警告處分。3.連續(xù)曠工超過[X]天或累計曠工超過[X]天的，公司將予以辭退。八、員工福利管理（一）法定福利1.按照國家法律法規(guī)規(guī)定，為員工繳納社會保險和住房公積金。2.保障員工依法享受帶薪年假、病假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等法定假期。（二）公司福利1.定期組織員工體檢，關注員工身體健康。2.為員工提供節(jié)日福利，如春節(jié)、中秋節(jié)等。3.開展員工生日會、團建活動等，增強員工凝聚力。九、培訓與發(fā)展（一）培訓計劃1.根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和員工需求，制定年度培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、培訓方式、培訓時間等。2.培訓計劃應涵蓋業(yè)務技能培訓、管理能力培訓、職業(yè)素養(yǎng)培訓等方面。（二）培訓實施1.按照培訓計劃組織開展各類培訓活動，邀請內(nèi)部講師或外部專家進行授課。2.鼓勵員工自主學習，參加外部培訓課程或研討會，并給予一定的費用支持。（三）培訓效果評估1.對培訓