iso文件資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司ISO文件資料的有效管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可追溯性，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與ISO相關(guān)的文件資料，包括但不限于質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格、外來(lái)文件等。（三）職責(zé)分工1.總經(jīng)理批準(zhǔn)公司ISO質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)。審批公司質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等重要文件。2.管理者代表負(fù)責(zé)ISO文件資料管理工作的總體協(xié)調(diào)和監(jiān)督。組織文件資料的評(píng)審、修訂和更新。3.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門ISO文件資料的編制、審核、批準(zhǔn)和實(shí)施。確保本部門員工正確使用和保管文件資料。4.文件管理員負(fù)責(zé)ISO文件資料的統(tǒng)一歸口管理，包括文件的編號(hào)、登記、發(fā)放、回收、歸檔和保管等。對(duì)文件資料進(jìn)行分類、整理和標(biāo)識(shí)，建立文件資料檔案。二、文件資料的分類與編號(hào)（一）分類1.質(zhì)量手冊(cè)：闡述公司質(zhì)量管理體系的總體要求和框架，是公司質(zhì)量管理的綱領(lǐng)性文件。2.程序文件：規(guī)定各項(xiàng)質(zhì)量管理活動(dòng)的流程和方法，確保過(guò)程的有效控制。3.作業(yè)指導(dǎo)書：詳細(xì)描述具體工作的操作步驟和要求，指導(dǎo)員工正確開展工作。4.記錄表格：用于記錄質(zhì)量管理活動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果，為質(zhì)量追溯提供依據(jù)。5.外來(lái)文件：與公司質(zhì)量管理相關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、客戶要求等外部文件。（二）編號(hào)1.文件編號(hào)規(guī)則質(zhì)量手冊(cè)：QM[公司簡(jiǎn)稱][年份]程序文件：QP[部門代碼][序號(hào)][年份]作業(yè)指導(dǎo)書：WI[部門代碼][工序代碼][序號(hào)][年份]記錄表格：RF[部門代碼][表格序號(hào)][年份]外來(lái)文件：FW[文件類別代碼][序號(hào)][年份]2.部門代碼：根據(jù)公司組織架構(gòu)確定，如行政部為XZ，財(cái)務(wù)部為CW等。3.工序代碼：根據(jù)公司生產(chǎn)流程或業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)確定，如注塑工序?yàn)閆S，組裝工序?yàn)閆Z等。4.序號(hào)：按照文件發(fā)布順序依次編號(hào)。5.年份：文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字。三、文件資料的編制與審核（一）編制要求1.文件資料應(yīng)內(nèi)容完整、邏輯清晰、語(yǔ)言準(zhǔn)確，符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求。2.結(jié)合公司實(shí)際情況，明確各項(xiàng)工作的流程、職責(zé)和要求，具有可操作性。3.采用統(tǒng)一的格式和模板，確保文件資料的規(guī)范性和一致性。（二）審核流程1.作業(yè)指導(dǎo)書和記錄表格由編制部門負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、可行。審核通過(guò)后，報(bào)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.程序文件編制部門負(fù)責(zé)人審核后，提交管理者代表組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.質(zhì)量手冊(cè)管理者代表組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。四、文件資料的批準(zhǔn)與發(fā)布（一）批準(zhǔn)1.經(jīng)審核通過(guò)的文件資料，由相應(yīng)的批準(zhǔn)人簽字批準(zhǔn)。2.總經(jīng)理批準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等重要文件；部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書和記錄表格等。（二）發(fā)布1.文件管理員根據(jù)批準(zhǔn)后的文件，進(jìn)行編號(hào)、排版、印刷或電子發(fā)布。2.發(fā)布后的文件應(yīng)加蓋受控章，并注明發(fā)放范圍。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保文件的安全性和保密性。五、文件資料的發(fā)放與回收（一）發(fā)放1.文件管理員根據(jù)文件發(fā)放范圍，將文件發(fā)放給相關(guān)部門和人員。2.發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》，記錄文件名稱、編號(hào)、發(fā)放部門、發(fā)放日期、領(lǐng)取人等信息。3.對(duì)于受控文件，應(yīng)在文件上加蓋受控章，并注明版本號(hào)和生效日期。（二）回收1.當(dāng)文件修訂、作廢或不再使用時(shí)，文件管理員應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員回收文件。2.回收的文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和登記，填寫《文件回收登記表》。3.對(duì)于作廢文件，應(yīng)加蓋“作廢”章，并進(jìn)行妥善保管，防止誤用。六、文件資料的使用與保管（一）使用1.各部門和人員應(yīng)按照文件規(guī)定的要求和流程開展工作，確保文件的有效執(zhí)行。2.員工在使用文件過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或不適用的情況，應(yīng)及時(shí)向文件管理員反饋。3.文件不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或涂改，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)文件管理員批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期和用途。（二）保管1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的保管，確保文件資料的完整性和安全性。2.文件應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的地方，避免文件受損或丟失。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。七、文件資料的修訂與更新（一）修訂時(shí)機(jī)1.當(dāng)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范發(fā)生變化時(shí)。2.公司組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、產(chǎn)品或服務(wù)發(fā)生重大變更時(shí)。3.文件在執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題或不適用的情況時(shí)。（二）修訂流程1.由文件使用部門或相關(guān)人員提出文件修訂申請(qǐng)，填寫《文件修訂申請(qǐng)表》，說(shuō)明修訂原因、修訂內(nèi)容等。2.編制部門根據(jù)修訂申請(qǐng)進(jìn)行修訂，修訂完成后，按照文件審核、批準(zhǔn)流程進(jìn)行審批。3.文件管理員根據(jù)批準(zhǔn)后的修訂文件，及時(shí)更新文件資料，并通知相關(guān)部門和人員。八、文件資料的作廢與銷毀（一）作廢1.當(dāng)文件修訂后，原文件自動(dòng)作廢。2.文件管理員應(yīng)及時(shí)將作廢文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)和登記，填寫《作廢文件登記表》。（二）銷毀1.對(duì)于作廢文件，應(yīng)定期進(jìn)行銷毀，防止文件的非法使用。2.銷毀時(shí)應(yīng)填寫《文件銷毀登記表》，記錄文件名稱、編號(hào)、銷毀日期、銷毀方式等信息。3.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保文件無(wú)法恢復(fù)。九、外來(lái)文件的管理（一）識(shí)別與收集1.各部門應(yīng)關(guān)注與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、客戶要求等外來(lái)文件，及時(shí)識(shí)別并收集。2.文件管理員負(fù)責(zé)對(duì)外來(lái)文件進(jìn)行統(tǒng)一登記和編號(hào)，填寫《外來(lái)文件登記表》。（二）評(píng)審與轉(zhuǎn)化1.外來(lái)文件收集后，由管理者代表組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，判斷其適用性和有效性。2.對(duì)于適用的外來(lái)文件，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)化為公司內(nèi)部文件，按照公司文件管理流程進(jìn)行編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布。（三）跟蹤與更新1.文件管理員應(yīng)定期跟蹤外來(lái)文件的更新情況，及時(shí)獲取最新版本的文件。2.當(dāng)外來(lái)文件發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)按照文件修訂流程進(jìn)行評(píng)審和更新。十、記錄表格的管理（一）設(shè)計(jì)與編制1.記錄表格應(yīng)根據(jù)工作需要進(jìn)行設(shè)計(jì)，確保能夠準(zhǔn)確記錄質(zhì)量管理活動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果。2.記錄表格的編制應(yīng)符合文件編制要求，內(nèi)容完整、清晰、易懂。（二）填寫與審核1.員工應(yīng)按照記錄表格的填寫要求，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地填寫記錄。2.填寫完成后，由部門負(fù)責(zé)人或指定人員進(jìn)行審核，確保記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）保存與歸檔1.記錄表格應(yīng)妥善保存，保存期限應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定和公司要求。2.記錄表格應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，便于查詢和追溯。十一、文件資料的借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱文件資料的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱期限等。2.文件管理員根據(jù)申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后將文件資料借給借閱人，并填寫《文件借閱登記表》。3.借閱人應(yīng)