公司合同部部門管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同部的規(guī)范化管理，提高合同管理水平，防范合同風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司合同部全體員工，以及涉及合同簽訂、履行、變更、終止等相關(guān)業(yè)務(wù)的其他部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、管理等活動必須遵守國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。2.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。3.風(fēng)險防范原則：加強合同風(fēng)險識別、評估和應(yīng)對，確保公司利益不受損失。4.統(tǒng)一管理原則：合同部對公司合同實行統(tǒng)一歸口管理，確保合同管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、合同部職責(zé)（一）合同管理制度制定與完善1.負責(zé)制定、修訂和完善公司合同管理制度及相關(guān)流程。2.對合同管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，提出改進建議。（二）合同起草與審核1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，起草各類合同文本，確保合同條款合法、清晰、準(zhǔn)確、完整。2.對業(yè)務(wù)部門提交的合同草稿進行審核，重點審查合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險防范措施等，提出修改意見和建議。（三）合同簽訂管理1.組織合同談判，參與重大合同的談判工作，維護公司利益。2.負責(zé)合同的編號、登記、歸檔等工作，建立合同臺賬，確保合同管理的有序性。3.審核合同簽訂的主體資格、授權(quán)情況等，確保合同簽訂的有效性。（四）合同履行監(jiān)督1.跟蹤合同履行情況，及時掌握合同執(zhí)行動態(tài)，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.對合同履行過程中的風(fēng)險進行預(yù)警，提出防范措施和建議，確保合同順利履行。（五）合同變更與終止管理1.審核合同變更申請，對變更事項進行風(fēng)險評估，提出審核意見。2.負責(zé)合同終止的相關(guān)手續(xù)辦理，包括合同解除、結(jié)算、清理等工作。（六）合同糾紛處理1.參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等工作，維護公司合法權(quán)益。2.分析合同糾紛產(chǎn)生的原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施和建議，避免類似糾紛再次發(fā)生。（七）合同檔案管理1.負責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作，確保合同檔案的完整性和安全性。2.定期對合同檔案進行清理和銷毀，按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定進行妥善處理。三、合同管理流程（一）合同立項1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款、預(yù)計金額、履行期限等內(nèi)容。2.合同立項申請表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后，提交合同部。（二）合同起草1.合同部根據(jù)合同立項申請表的內(nèi)容，安排專人起草合同文本。2.起草合同文本時，應(yīng)充分考慮合同雙方的權(quán)利義務(wù)、風(fēng)險防范措施、違約責(zé)任等條款，確保合同條款合法、合理、公平。（三）合同審核1.合同起草完成后，由合同部負責(zé)人進行初審，重點審查合同的格式、條款完整性、語言表達準(zhǔn)確性等。2.初審?fù)ㄟ^后，將合同文本提交給法務(wù)部門進行法律審核，法務(wù)部門從法律角度對合同的合法性、合規(guī)性進行審查，并提出法律意見和建議。3.根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，合同部對合同文本進行修改完善，修改后的合同文本再次提交給業(yè)務(wù)部門征求意見。4.業(yè)務(wù)部門對修改后的合同文本進行確認，如無異議，則由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人簽字后提交合同部。（四）合同簽訂1.合同部將審核通過的合同文本提交給公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。2.合同簽訂前，合同部應(yīng)核實合同簽訂主體的資格、授權(quán)情況等，確保合同簽訂的有效性。3.合同簽訂后，合同部負責(zé)對合同進行編號、登記、歸檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。（五）合同履行1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同的具體履行工作，按照合同約定的時間、地點、方式等履行合同義務(wù)。2.合同部負責(zé)跟蹤合同履行情況，定期與業(yè)務(wù)部門溝通合同履行進展，及時掌握合同執(zhí)行動態(tài)。3.在合同履行過程中，如出現(xiàn)問題或風(fēng)險，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同部報告，合同部會同相關(guān)部門共同研究解決方案，采取有效措施防范風(fēng)險。（六）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等。2.合同變更申請表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后，提交合同部。3.合同部對合同變更申請進行審核，重點審查變更的必要性、合法性、對公司利益的影響等，并征求法務(wù)部門的意見。4.根據(jù)審核意見，合同部與業(yè)務(wù)部門共同協(xié)商合同變更事宜，如達成一致意見，則簽訂《合同變更協(xié)議》。（七）合同終止1.合同履行完畢或提前終止時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同終止申請表》，詳細說明合同終止的原因、時間、結(jié)算情況等。2.合同終止申請表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后，提交合同部。3.合同部對合同終止申請進行審核，重點審查合同終止的合法性、結(jié)算情況、清理情況等，并征求法務(wù)部門的意見。4.根據(jù)審核意見，合同部辦理合同終止的相關(guān)手續(xù)，包括合同解除、結(jié)算、清理等工作。（八）合同糾紛處理1.在合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同部報告，合同部會同法務(wù)部門共同研究處理方案。2.根據(jù)糾紛的具體情況，可采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在處理糾紛過程中，應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)，維護公司合法權(quán)益。3.合同糾紛處理完畢后，合同部應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施和建議，避免類似糾紛再次發(fā)生。四、合同文本管理（一）合同文本模板制定1.合同部根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點和實際需求，制定各類合同文本模板。2.合同文本模板應(yīng)涵蓋合同的主要條款和內(nèi)容，確保合同條款的完整性和規(guī)范性。3.合同文本模板應(yīng)定期進行修訂和完善，以適應(yīng)法律法規(guī)和公司業(yè)務(wù)發(fā)展的變化。（二）合同文本編號1.合同部對每份合同進行唯一編號，編號規(guī)則應(yīng)保持一致，便于合同的管理和查詢。2.合同編號應(yīng)包含合同類別、年份、序號等信息，如“HT2023001”，其中“HT”表示合同類別，“2023”表示年份，“001”表示序號。（三）合同文本歸檔1.合同簽訂后，合同部應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)附件進行歸檔，確保合同檔案的完整性。2.合同檔案應(yīng)按照合同類別、年份、編號等進行分類存放，便于查閱和管理。3.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、合同變更協(xié)議、合同終止申請表、相關(guān)往來函件、糾紛處理文件等資料。（四）合同文本查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核簽字后，提交合同部。2.合同部根據(jù)申請表的內(nèi)容，核實查閱人員的身份和查閱權(quán)限，如符合條件，則提供合同檔案供其查閱。3.查閱人員應(yīng)在合同部指定的地點查閱合同檔案，不得擅自將合同檔案帶出或復(fù)制。如需復(fù)制合同檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。五、合同風(fēng)險防范（一）風(fēng)險識別與評估1.合同部定期對公司合同進行風(fēng)險識別和評估，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險因素。2.風(fēng)險識別和評估應(yīng)涵蓋合同的簽訂、履行、變更、終止等各個環(huán)節(jié)，重點關(guān)注合同主體資格、合同條款、違約責(zé)任、爭議解決方式等方面的風(fēng)險。3.根據(jù)風(fēng)險識別和評估的結(jié)果，對風(fēng)險進行分類和分級，確定風(fēng)險的嚴(yán)重程度和影響范圍。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險合同，應(yīng)采取重點監(jiān)控、加強審核、增加擔(dān)保等措施；對于中風(fēng)險合同，應(yīng)采取定期跟蹤、及時溝通、完善條款等措施；對于低風(fēng)險合同，可采取一般管理、簡化流程等措施。2.在合同簽訂前，應(yīng)充分了解合同對方的主體資格、信用狀況、經(jīng)營情況等信息，確保合同對方具備履行合同的能力和信譽。3.在合同條款設(shè)計方面，應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等內(nèi)容，避免模糊不清或存在歧義的條款。同時，應(yīng)合理設(shè)置風(fēng)險防范條款，如擔(dān)保條款、不可抗力條款、保密條款等。4.在合同履行過程中，應(yīng)加強跟蹤和監(jiān)督，及時掌握合同執(zhí)行動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決，確保合同順利履行。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.合同部建立合同風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對合同風(fēng)險狀況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.對于合同履行過程中出現(xiàn)的風(fēng)險預(yù)警信號，如對方逾期履行、出現(xiàn)違約行為、經(jīng)營狀況惡化等，合同部應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警通知，提醒相關(guān)部門采取措施防范風(fēng)險。3.根據(jù)風(fēng)險預(yù)警情況，相關(guān)部門應(yīng)及時分析原因，制定應(yīng)對措施，降低風(fēng)險對公司的影響。六、合同部人員管理（一）人員配備1.根據(jù)公司合同管理工作的需要，合理配備合同部人員，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限。2.合同部人員應(yīng)具備法律、經(jīng)濟、管理等相關(guān)專業(yè)知識和技能，熟悉合同管理流程和法律法規(guī)。（二）培訓(xùn)與發(fā)展1.定期組織合同部人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.鼓勵合同部人員參加相關(guān)職業(yè)資格考試和專業(yè)培訓(xùn)，提升自身的專業(yè)能力。3.根據(jù)合同部人員的工作表現(xiàn)和發(fā)展需求，制定個性化的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為其提供晉升和發(fā)展機會。（三）績效考核1.建立合同部人員績效考核制度，明確考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)和考核周期。2.考核指標(biāo)應(yīng)包括工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面，重點考核合同管理工作的質(zhì)量、效率和風(fēng)險防范能力。3.根據(jù)績效考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予獎勵，對不稱職的人員進行批評教育、調(diào)整崗位或辭退處理。（四）