公司正版化軟件管理制度總則目的為加強公司軟件正版化管理，規(guī)范軟件使用行為，保護公司和軟件權(quán)利人的合法權(quán)益，營造合法、健康、有序的軟件使用環(huán)境，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及政策要求，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工、各類辦公場所及相關(guān)業(yè)務(wù)活動中涉及的軟件使用行為?；驹瓌t1.合法合規(guī)原則全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家軟件著作權(quán)法律法規(guī)，確保公司軟件使用行為合法合規(guī)，不使用未經(jīng)授權(quán)的盜版軟件。2.正版化原則優(yōu)先采購、使用正版軟件，逐步淘汰盜版軟件，實現(xiàn)公司軟件資產(chǎn)的正版化。3.節(jié)約高效原則在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，合理配置軟件資源，提高軟件使用效率，降低軟件采購成本。管理職責(zé)公司管理層1.審批軟件正版化工作規(guī)劃和預(yù)算根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，審批年度軟件正版化工作計劃，確保正版化工作所需資金納入公司預(yù)算。2.監(jiān)督指導(dǎo)軟件正版化工作推進定期了解公司軟件正版化工作進展情況，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的重大問題，推動正版化工作順利進行。信息管理部門1.制定軟件正版化工作方案負(fù)責(zé)制定公司軟件正版化工作的具體方案和實施計劃，明確工作目標(biāo)、任務(wù)、步驟和責(zé)任人。2.組織開展軟件資產(chǎn)清查定期組織對公司各類軟件資產(chǎn)進行全面清查，詳細(xì)記錄軟件名稱、版本、購買時間、授權(quán)情況等信息，建立健全軟件資產(chǎn)臺賬。3.審核軟件采購申請對各部門提交的軟件采購申請進行審核，確保采購需求合理、必要，并優(yōu)先采購正版軟件。審核內(nèi)容包括軟件用途、預(yù)算合理性、正版化渠道等。4.監(jiān)督軟件使用情況負(fù)責(zé)對公司辦公場所內(nèi)計算機及相關(guān)設(shè)備上安裝的軟件進行定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正非法軟件使用行為。5.提供軟件正版化技術(shù)支持為員工提供正版軟件安裝、使用和維護等方面的技術(shù)支持，解答員工在軟件使用過程中遇到的問題。各部門1.配合軟件正版化工作各部門應(yīng)積極配合公司信息管理部門開展軟件正版化工作，按照要求提供相關(guān)資料，如實反映本部門軟件使用情況。2.提出軟件采購需求根據(jù)本部門業(yè)務(wù)工作需要，合理提出軟件采購需求，并確保采購的軟件為正版授權(quán)產(chǎn)品。在采購軟件前，應(yīng)填寫《軟件采購申請表》，詳細(xì)說明軟件名稱、版本、數(shù)量、用途、預(yù)算等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交信息管理部門。3.監(jiān)督本部門員工軟件使用各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門員工對軟件的使用，確保員工嚴(yán)格遵守公司軟件正版化制度，杜絕非法軟件的使用。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時督促員工整改，并向信息管理部門報告。軟件采購管理采購渠道1.選擇正規(guī)軟件供應(yīng)商公司應(yīng)選擇具有合法經(jīng)營資質(zhì)、信譽良好的軟件供應(yīng)商進行采購。優(yōu)先選擇軟件著作權(quán)人或其授權(quán)的經(jīng)銷商，確保所采購的軟件具有合法授權(quán)。2.通過正規(guī)市場采購鼓勵通過正規(guī)的軟件銷售市場、電子商務(wù)平臺等渠道采購軟件，要求供應(yīng)商提供軟件產(chǎn)品的授權(quán)證明、發(fā)票等相關(guān)資料。3.參加軟件正版化采購活動積極參加政府部門、行業(yè)協(xié)會組織的軟件正版化集中采購活動，享受正版軟件采購優(yōu)惠政策，降低采購成本。采購流程1.需求提出各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《軟件采購申請表》，詳細(xì)描述軟件功能、性能、技術(shù)參數(shù)等要求，并注明采購預(yù)算。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交信息管理部門。2.需求審核信息管理部門收到《軟件采購申請表》后，對軟件需求的合理性、必要性進行審核。同時，查詢公司軟件資產(chǎn)臺賬，避免重復(fù)采購。審核通過后，將申請表提交公司管理層審批。3.采購實施經(jīng)公司管理層審批同意后，信息管理部門負(fù)責(zé)按照公司采購管理相關(guān)規(guī)定，選擇合適的軟件供應(yīng)商進行采購。采購過程中應(yīng)與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確軟件名稱、版本、數(shù)量、價格、授權(quán)方式、售后服務(wù)等條款。要求供應(yīng)商提供軟件正版授權(quán)證明文件，并作為采購合同的附件。4.驗收付款軟件到貨后，信息管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購合同要求進行驗收。驗收內(nèi)容包括軟件功能、版本、數(shù)量、授權(quán)證明等。驗收合格后，填寫《軟件驗收報告》，報財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。財務(wù)部門在付款時，應(yīng)嚴(yán)格審核發(fā)票及相關(guān)資料的真實性、合法性，確保采購資金用于正版軟件采購。軟件使用管理安裝使用1.正版軟件安裝員工應(yīng)使用公司統(tǒng)一采購或經(jīng)授權(quán)安裝的正版軟件，不得私自安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件。如需安裝新的軟件，應(yīng)按照軟件采購流程提交申請，經(jīng)批準(zhǔn)后由信息管理部門負(fù)責(zé)安裝。2.軟件使用培訓(xùn)信息管理部門應(yīng)定期組織員工進行軟件使用培訓(xùn)，提高員工對正版軟件的認(rèn)識和使用技能，確保員工正確、規(guī)范地使用軟件。培訓(xùn)內(nèi)容包括軟件功能介紹、操作方法、版權(quán)保護等方面。3.軟件使用記錄員工應(yīng)妥善保管軟件使用記錄，包括軟件安裝時間、使用頻率、使用情況等。對于涉及商業(yè)機密或重要業(yè)務(wù)的軟件使用，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，防止信息泄露。軟件授權(quán)管理1.確保軟件合法授權(quán)公司采購的軟件必須具有合法有效的授權(quán)證明，信息管理部門應(yīng)妥善保管軟件授權(quán)文件，并建立授權(quán)文件檔案。定期對軟件授權(quán)情況進行檢查，確保軟件使用在授權(quán)范圍內(nèi)。2.軟件授權(quán)變更如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要對軟件授權(quán)進行變更（如增加使用人數(shù)、延長授權(quán)期限等），應(yīng)及時與軟件供應(yīng)商溝通協(xié)商，辦理相關(guān)變更手續(xù)。變更手續(xù)完成后，信息管理部門應(yīng)更新軟件授權(quán)文件檔案，并對相關(guān)軟件使用進行調(diào)整。軟件升級與維護1.及時進行軟件升級為確保軟件的安全性、穩(wěn)定性和功能性，信息管理部門應(yīng)根據(jù)軟件供應(yīng)商發(fā)布的升級信息，及時組織對公司使用的軟件進行升級。升級前應(yīng)制定詳細(xì)的升級計劃，評估升級風(fēng)險，并做好數(shù)據(jù)備份等準(zhǔn)備工作。2.做好軟件維護工作信息管理部門應(yīng)建立健全軟件維護機制，定期對公司軟件進行檢查和維護，及時處理軟件故障和問題。對于因軟件自身缺陷或其他原因?qū)е聼o法正常使用的情況，應(yīng)及時聯(lián)系軟件供應(yīng)商或?qū)I(yè)技術(shù)人員進行修復(fù)。軟件資產(chǎn)清查與審計軟件資產(chǎn)清查1.定期清查信息管理部門應(yīng)每年至少組織一次全面的軟件資產(chǎn)清查工作，對公司所有辦公場所內(nèi)的計算機及相關(guān)設(shè)備上安裝的軟件進行逐一清查核實。清查內(nèi)容包括軟件名稱、版本、安裝位置、購買時間、授權(quán)情況等。2.清查記錄與報告在清查過程中，應(yīng)詳細(xì)填寫《軟件資產(chǎn)清查登記表》，確保記錄準(zhǔn)確無誤。清查結(jié)束后，信息管理部門應(yīng)撰寫軟件資產(chǎn)清查報告，報告內(nèi)容包括清查工作開展情況、軟件資產(chǎn)現(xiàn)狀、存在問題及整改建議等。清查報告報公司管理層審閱，并作為公司軟件資產(chǎn)管理的重要依據(jù)。軟件審計1.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對公司軟件正版化情況進行審計，檢查軟件采購、使用、授權(quán)等環(huán)節(jié)是否符合公司制度和國家法律法規(guī)要求。審計內(nèi)容包括軟件采購合同、授權(quán)文件、使用記錄、資產(chǎn)清查報告等資料。2.審計整改對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達審計整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，相關(guān)部門應(yīng)提交整改報告，由審計部門進行復(fù)查。對于違反軟件正版化制度的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)肅處理。監(jiān)督與處罰監(jiān)督檢查1.定期檢查信息管理部門定期對公司辦公場所內(nèi)的計算機及相關(guān)設(shè)備上安裝的軟件進行檢查，檢查內(nèi)容包括軟件安裝情況、授權(quán)情況、使用記錄等。同時，不定期對各部門軟件正版化工作執(zhí)行情況進行抽查。2.舉報機制鼓勵全體員工對發(fā)現(xiàn)的非法軟件使用行為進行舉報，公司設(shè)立專門的舉報渠道，如舉報電話、郵箱等。對于舉報信息，將嚴(yán)格保密，并及時進行調(diào)查處理。處罰措施1.警告與批評教育對于首次發(fā)現(xiàn)使用未經(jīng)授權(quán)盜版軟件的員工，給予警告處分，并進行批評教育。責(zé)令其立即停止使用盜版軟件，限期整改。2.經(jīng)濟處罰對于經(jīng)警告后仍不改正或多次使用盜版軟件的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰，罰款金額根據(jù)所使用盜版軟件的性質(zhì)、數(shù)量及造成的影響等因素確定。3.紀(jì)律處分對于嚴(yán)重違反軟件正版化制度，給公司造成較大損失或不良影響的員工，公司將給予記過、記大過、降級、撤職、開除等紀(jì)律處分，并依法追究其法律