單位內(nèi)部檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強單位內(nèi)部檔案室的科學管理，有效地保護和利用檔案，更好地為單位各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定，結合本單位實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位各部門及全體員工在檔案形成、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則單位檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.真實可靠原則檔案應如實反映單位各項工作活動的歷史原貌，嚴禁篡改、偽造檔案。3.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案室設置設立獨立的單位內(nèi)部檔案室，配備必要的檔案管理人員和辦公設備，負責單位檔案的集中管理。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、分類、編目、裝訂、保管單位各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源，為單位各項工作提供檔案信息服務。4.按照規(guī)定定期向有關部門移交檔案，并做好檔案統(tǒng)計工作。5.負責檔案庫房的日常管理，維護檔案庫房的安全、衛(wèi)生和溫濕度環(huán)境。6.對各部門的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.認真做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等工作，確保檔案質量。3.熟悉檔案內(nèi)容，積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為利用者提供準確、快捷的檔案信息服務。4.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案查閱、借閱登記工作，及時收回借出的檔案。5.負責檔案庫房的日常管理，定期對檔案進行清查核對，確保檔案的安全與完整。6.積極參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務素質。三、檔案的歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍1.單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括但不限于：行政管理類：單位制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、會議記錄、大事記、人事任免文件、印章使用記錄等。業(yè)務管理類：各類業(yè)務合同、協(xié)議、項目計劃、項目報告、業(yè)務統(tǒng)計報表等。財務審計類：財務預算、決算報告、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。工程技術類：工程項目的規(guī)劃設計文件、施工圖紙、技術方案、竣工驗收報告等?？蒲许椖款悾嚎蒲许椖苛㈨棃蟾?、研究成果報告、實驗數(shù)據(jù)、論文著作等。聲像檔案類：照片、錄音帶、錄像帶、光盤等反映單位重要活動、工作場景的聲像資料。實物檔案類：單位獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、錦旗等實物。2.上級主管部門下發(fā)的與本單位有關的文件、指示、通知等材料。3.本單位與外單位之間往來的重要文件、信函、合同等材料。（二）分類1.年度分類法根據(jù)檔案形成的年度，將檔案分為不同年度類別。每年年初，檔案管理人員對新形成的檔案進行整理，按照年度順序進行排列。2.組織機構分類法按照單位內(nèi)部的組織機構，將檔案分為各個部門類別。各部門形成的檔案由本部門負責收集整理，移交檔案室時注明部門名稱。3.保管期限分類法根據(jù)檔案的保存價值，將檔案劃分為永久、長期、短期三種保管期限。永久保管的檔案：凡是反映單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為1650年。短期保管的檔案：凡是反映單位一般工作活動，在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應明確專人負責檔案材料的收集工作，按照歸檔范圍及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案材料，并定期移交檔案室。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案材料，相關部門應在活動結束后及時整理，并向檔案室移交。3.檔案管理人員應主動參與單位各項工作活動，及時了解檔案形成情況，督促各部門按時、完整地移交檔案。（二）整理1.檔案管理人員按照檔案分類方案，對收集到的檔案材料進行分類。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，內(nèi)容包括檔號、文號、題名、日期、責任者、保管期限等。3.對檔案材料進行裝訂，去除金屬物，破損的檔案應進行修復或復制。4.按照分類順序將檔案材料排列上架，便于查找和利用。五、檔案的保管（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設施設備，確保檔案安全。3.檔案庫房應安裝監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等安全防范設備，實行24小時專人值班制度，確保檔案庫房安全。4.檔案庫房應設置不同的保管區(qū)域，分別存放永久、長期、短期檔案，并設立明顯的標識牌。（二）檔案裝具管理1.檔案裝具應選用符合國家標準的檔案柜、檔案架等，確保檔案存放安全、整齊。2.檔案裝具應定期進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保其正常使用。（三）檔案保管期限的劃分與調(diào)整1.檔案管理人員應根據(jù)檔案的內(nèi)容和價值，按照保管期限分類法準確劃分檔案的保管期限。2.對已確定保管期限的檔案，如因特殊情況需要調(diào)整保管期限的，應填寫《檔案保管期限調(diào)整申請表》，經(jīng)單位分管領導批準后進行調(diào)整。（四）檔案的清查核對1.檔案管理人員應定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量準確、內(nèi)容完整、存放有序。2.每年年底，應對全年檔案進行一次全面清查核對，填寫《檔案清查核對登記表》，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并進行處理。六、檔案的利用（一）查閱與借閱1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱本單位檔案的，應持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)單位分管領導批準后，方可到檔案室查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督。3.借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、歸還日期等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意，單位分管領導批準后，方可借閱。4.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應按時歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還的，應提前向檔案室說明情況并辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、偽造、抽換、損毀檔案，如因保管不善造成檔案丟失或損壞的，應承擔相應責任。（二）復制與摘錄1.因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、復制份數(shù)等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意，單位分管領導批準后，方可復制。2.檔案管理人員應按照批準的復制內(nèi)容和份數(shù)進行復制，并在復制件上加蓋“檔案復制專用章”。3.如需摘錄檔案內(nèi)容的，應填寫《檔案摘錄申請表》，注明摘錄內(nèi)容、摘錄用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意，單位分管領導批準后，由檔案管理人員進行摘錄，并在摘錄件上注明摘錄日期、出處等。（三）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理人員應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制、摘錄等利用情況進行詳細登記，填寫《檔案利用登記表》，內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、期限、歸還日期等。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，編制檔案利用統(tǒng)計報表，及時掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理人員應定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定，確定其是否仍有保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由單位分管領導、檔案室負責人及相關業(yè)務部門人員組成，負責對擬銷毀檔案進行鑒定。3.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等情況，對擬銷毀檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，附上檔案鑒定小組的鑒定意見，經(jīng)單位分管領導批準后，方可銷毀。2.檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。銷毀時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。3.《檔案銷毀清冊》應永久保存，內(nèi)容包括銷毀檔案的檔號、文號、題名、日期、責任者、保管期限、銷毀時間、銷毀方式等。八、檔案信息化建設（一）檔案數(shù)字化1.逐步推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)字化掃描應按照國家有關標準和規(guī)范進行，確保掃描圖像清晰、完整、準確。3.對數(shù)字化檔案進行分類、編目、存儲，建立電子檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查閱和利用。