中醫(yī)藥公司采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范中醫(yī)藥公司的采購管理工作，確保采購活動的合規(guī)性、高效性和經(jīng)濟(jì)性，滿足公司生產(chǎn)、經(jīng)營和科研對各類物資及服務(wù)的需求，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于中醫(yī)藥公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的所有采購活動，包括但不限于中藥材、中藥飲片、中成藥、醫(yī)療器械、辦公用品、設(shè)備及服務(wù)等的采購。3.基本原則合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)、政策以及公司內(nèi)部的各項規(guī)章制度。質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司業(yè)務(wù)要求，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的審核。誠實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠實(shí)守信，履行合同約定。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司采購計劃，根據(jù)公司需求，合理安排采購任務(wù)。尋找、篩選、評估和選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并進(jìn)行動態(tài)管理。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款清晰、明確，符合公司利益。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，保證物資按時、按質(zhì)、按量交付。定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)采購流程和方法的建議，不斷提高采購效率和質(zhì)量。2.需求部門職責(zé)準(zhǔn)確提出物資和服務(wù)的需求計劃，包括規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等詳細(xì)信息。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商的評估和選擇，提供相關(guān)技術(shù)支持和意見。參與采購合同的評審，對合同條款中涉及需求的部分進(jìn)行審核確認(rèn)。負(fù)責(zé)對采購物資和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確保其符合需求部門的要求。3.質(zhì)量部門職責(zé)制定采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程。參與供應(yīng)商的評估和選擇，對供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)對采購到貨物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報告，確保不合格物資不得入庫或投入使用。對采購過程中的質(zhì)量問題進(jìn)行分析和處理，督促供應(yīng)商采取改進(jìn)措施。4.財務(wù)部門職責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購活動在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。參與采購合同的評審，對合同的付款條款進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購資金進(jìn)行核算和管理，確保資金支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。定期對采購成本進(jìn)行分析和核算，提供采購成本控制的相關(guān)數(shù)據(jù)和建議。三、采購流程1.需求計劃各需求部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等實(shí)際需要，提前制定物資和服務(wù)需求計劃。需求計劃應(yīng)詳細(xì)列出所需物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計使用時間等信息。需求計劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至采購部門。如需求有重大變更，應(yīng)及時通知采購部門，并重新提交變更后的需求計劃。2.采購申請采購部門根據(jù)需求部門提交的需求計劃，結(jié)合庫存情況進(jìn)行綜合分析，確定是否需要進(jìn)行采購。如確需采購，采購部門應(yīng)填寫采購申請表，明確采購項目、采購預(yù)算、采購方式、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。采購申請表經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于金額較大或重要的采購項目，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.供應(yīng)商選擇與評估采購部門根據(jù)采購項目的特點(diǎn)和要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商?？赏ㄟ^網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加行業(yè)展會等方式收集供應(yīng)商信息。對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除不符合基本要求的供應(yīng)商。篩選標(biāo)準(zhǔn)可包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)狀況、經(jīng)營業(yè)績等。組織對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、管理水平、價格水平、售后服務(wù)等方面?？裳埿枨蟛块T、質(zhì)量部門等相關(guān)人員參與評估。根據(jù)評估結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄。對于新合作的供應(yīng)商，應(yīng)與其簽訂質(zhì)量保證協(xié)議、保密協(xié)議等相關(guān)文件，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.采購談判與合同簽訂采購部門選擇至少三家合格供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判內(nèi)容包括物資或服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。在談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的報價依據(jù)和成本結(jié)構(gòu)，爭取有利的采購條件。同時，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的采購政策和談判紀(jì)律，不得泄露公司機(jī)密信息。根據(jù)談判結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門審核。審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公司公章。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。5.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，編制采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購項目、供應(yīng)商名稱、物資或服務(wù)的規(guī)格型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點(diǎn)等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。采購訂單下達(dá)后，采購人員應(yīng)跟蹤訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。如遇供應(yīng)商交貨延遲或物資質(zhì)量問題等異常情況，應(yīng)及時采取措施解決，并向相關(guān)部門報告。6.到貨驗(yàn)收物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門根據(jù)采購合同和需求計劃，對物資的規(guī)格型號、數(shù)量等進(jìn)行核對；質(zhì)量部門按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等與采購合同不符，驗(yàn)收人員應(yīng)及時填寫驗(yàn)收報告，注明問題情況，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。對于不合格物資，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。驗(yàn)收合格的物資，由需求部門辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息。財務(wù)部門根據(jù)入庫單和采購合同辦理付款手續(xù)。7.采購付款財務(wù)部門在收到采購部門提交的付款申請及相關(guān)憑證（如采購合同、驗(yàn)收報告、發(fā)票等）后，應(yīng)按照公司財務(wù)制度進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括付款金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合合同約定、相關(guān)審批手續(xù)是否齊全等。審核通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)。對于貨到付款的采購項目，應(yīng)在物資驗(yàn)收合格后及時付款；對于預(yù)付款或分期付款的采購項目，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的時間和金額進(jìn)行支付。財務(wù)部門應(yīng)做好采購付款的記錄和核算工作，定期與供應(yīng)商核對賬目，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。四、采購方式1.集中采購對于公司通用的物資和服務(wù)，如辦公用品、辦公設(shè)備、部分中藥材等，實(shí)行集中采購。集中采購由采購部門統(tǒng)一組織實(shí)施，通過招標(biāo)、詢價、競爭性談判等方式選擇供應(yīng)商，簽訂框架協(xié)議或年度采購合同。各需求部門根據(jù)實(shí)際需要，在框架協(xié)議或年度采購合同范圍內(nèi)向采購部門提交采購申請，由采購部門統(tǒng)一辦理采購手續(xù)。2.分散采購對于特殊規(guī)格、特殊要求或零星需求的物資和服務(wù)，經(jīng)采購部門評估后，可采用分散采購方式。分散采購由需求部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，采購部門提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。需求部門應(yīng)按照公司采購制度的要求，進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等采購流程，并及時向采購部門和相關(guān)部門報告采購情況。3.招標(biāo)采購對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜或涉及公共利益的采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定的程序進(jìn)行，包括發(fā)布招標(biāo)公告、資格預(yù)審、編制招標(biāo)文件、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)。招標(biāo)采購應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)和資質(zhì)的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行組織實(shí)施，確保招標(biāo)過程的公開、公平、公正。4.詢價采購對于采購金額較小、市場價格較為透明的物資和服務(wù)，可采用詢價采購方式。詢價采購由采購部門向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購部門根據(jù)供應(yīng)商的報價情況進(jìn)行比較和分析，選擇報價合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商簽訂采購合同。5.競爭性談判采購對于技術(shù)復(fù)雜、規(guī)格特殊或不能確定詳細(xì)規(guī)格和具體要求的采購項目，可采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購由采購部門邀請至少三家合格供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判過程中，供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)采購部門提出的要求進(jìn)行報價和方案闡述，采購部門根據(jù)供應(yīng)商的談判情況進(jìn)行綜合評估，選擇最優(yōu)供應(yīng)商簽訂采購合同。五、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)、經(jīng)營、科研計劃，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場價格變動趨勢，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目、采購金額、采購時間等詳細(xì)內(nèi)容，并經(jīng)財務(wù)部門審核后報公司管理層批準(zhǔn)。在編制采購預(yù)算時，應(yīng)充分考慮物資和服務(wù)的價格波動因素，預(yù)留一定的彈性空間，以應(yīng)對市場變化。同時，應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算的審核和控制，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得擅自突破預(yù)算范圍。如遇特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算管理規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批。財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正預(yù)算執(zhí)行過程中的偏差。如發(fā)現(xiàn)采購預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度滯后或超預(yù)算支出等情況，應(yīng)及時通知采購部門和相關(guān)部門采取措施加以解決。3.預(yù)算調(diào)整當(dāng)市場價格大幅波動、公司業(yè)務(wù)發(fā)生重大變化或其他不可抗力因素導(dǎo)致原采購預(yù)算無法滿足實(shí)際需求時，采購部門可提出采購預(yù)算調(diào)整申請。采購預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容、調(diào)整后的預(yù)算金額等，并附相關(guān)證明材料。經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門復(fù)核后，報公司管理層批準(zhǔn)。預(yù)算調(diào)整后，采購部門應(yīng)按照新的預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)與準(zhǔn)入采購部門應(yīng)積極拓展供應(yīng)商資源，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商。對于新接觸的供應(yīng)商，應(yīng)要求其提供營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并進(jìn)行初步審核。對初步審核合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評估，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、管理水平、價格水平、售后服務(wù)等方面的情況?？裳埿枨蟛块T、質(zhì)量部門等相關(guān)人員參與評估。根據(jù)評估結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄。對于新合作的供應(yīng)商，應(yīng)與其簽訂質(zhì)量保證協(xié)議、保密協(xié)議等相關(guān)文件，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合格供應(yīng)商名錄應(yīng)定期進(jìn)行更新，淘汰不合格供應(yīng)商，新增符合要求的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商績效評估采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的績效進(jìn)行評估，評估周期一般為每季度或每半年一次。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨及時性、物資質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、合同執(zhí)行情況等方面。采購部門可通過收集需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門的反饋意見，以及對采購訂單執(zhí)行情況、驗(yàn)收報告、付款記錄等數(shù)據(jù)的分析，對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估。評估結(jié)果應(yīng)形成書面報告，并反饋給供應(yīng)商。根據(jù)供應(yīng)商績效評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于績效優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予適當(dāng)?shù)莫剟?，如增加采購份額、延長付款期限等；對于績效較差的供應(yīng)商，應(yīng)及時與其溝通，要求其采取改進(jìn)措施。如經(jīng)多次溝通仍無明顯改進(jìn)，可考慮暫?；蚪K止與其合作。3.供應(yīng)商關(guān)系管理采購部門應(yīng)與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，保持密切的溝通與聯(lián)系。定期與供應(yīng)商召開會議，共同商討合作過程中存在的問題及解決方案，促進(jìn)雙方合作的不斷優(yōu)化。采購部門應(yīng)及時向供應(yīng)商反饋公司的需求變化和質(zhì)量要求，協(xié)助供應(yīng)商改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。同時，應(yīng)關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和市場動態(tài)，為供應(yīng)商提供必要的支持和幫助，實(shí)現(xiàn)雙方的互利共贏。在供應(yīng)商出現(xiàn)困難或問題時，采購部門應(yīng)積極與其溝通協(xié)調(diào)，共同尋求解決辦法。如供應(yīng)商因不可抗力等原因?qū)е聼o法按時交貨或提供服務(wù)，采購部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整交貨時間或解決方案，減少對公司業(yè)務(wù)的影響。七、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購活動中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。市場風(fēng)險主要指由于市場價格波動、市場供應(yīng)短缺等原因?qū)е虏少彸杀驹黾踊蛭镔Y無法按時供應(yīng)的風(fēng)險；質(zhì)量風(fēng)險指采購物資不符合質(zhì)量要求，影響公司生產(chǎn)、經(jīng)營或科研活動的風(fēng)險；供應(yīng)商風(fēng)險指供應(yīng)商違約、破產(chǎn)、停產(chǎn)等原因?qū)е虏少徍贤瑹o法履行的風(fēng)險；合同風(fēng)險指采購合同條款不明確、不合理或存在漏洞，導(dǎo)致公司權(quán)益受損的風(fēng)險；法律風(fēng)險指采購活動違反國家法律法規(guī)，給公司帶來法律責(zé)任的風(fēng)險。采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別和評估的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，明確風(fēng)險應(yīng)對的責(zé)任部門和責(zé)任人，降低采購風(fēng)險對公司的影響。2.風(fēng)險應(yīng)對措施市場風(fēng)險應(yīng)對：密切關(guān)注市場動態(tài)，加強(qiáng)市場價格監(jiān)測和分析，建立價格預(yù)警機(jī)制。通過與多家供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系、采用套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。同時，合理安排采購計劃，提前儲備物資，應(yīng)對市場供應(yīng)短缺的情況。質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量控制，嚴(yán)格審核供應(yīng)商的質(zhì)量體系和資質(zhì)。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。對于重要物資，可要求供應(yīng)商提供質(zhì)量檢驗(yàn)報告或第三方檢測證明。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其采取整改措施或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：建立供應(yīng)商信用評估體系，加強(qiáng)對供應(yīng)商的信用管理。在選擇供應(yīng)商時，優(yōu)先選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)及違約責(zé)任。加強(qiáng)對供應(yīng)商的跟蹤和監(jiān)控，及時了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和財務(wù)狀況，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在異常情況，應(yīng)及時采取措施，降低供應(yīng)商風(fēng)險。合同風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)對采購合同的審核和管理，確保合同條款明確、合理、完整，不存在漏洞和歧義。在合同簽訂前，應(yīng)組織法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門對合同進(jìn)行評審，提出修改意見。合同簽訂后，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。