公司董事會文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司董事會文件管理，確保文件的起草、審核、印發(fā)、存檔等工作規(guī)范、有序進行，提高董事會工作效率和決策科學性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司董事會及董事會各專門委員會相關文件的管理。（三）基本原則1.準確性原則：文件內(nèi)容應準確反映公司實際情況和董事會決策意圖，避免模糊、歧義或錯誤表述。2.規(guī)范性原則：文件格式、排版、編號等應符合公司統(tǒng)一規(guī)定，確保文件的規(guī)范性和一致性。3.及時性原則：文件的起草、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)應嚴格按照規(guī)定時間節(jié)點進行，確保文件及時傳達和執(zhí)行。4.保密性原則：涉及公司機密的文件應嚴格保密，防止信息泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.決議類文件：包括董事會決議、董事會專門委員會決議等，是董事會決策的正式記錄。2.報告類文件：如董事會工作報告、年度工作計劃與總結報告等，用于向上級匯報工作進展和成果。3.議案類文件：提交董事會審議的各類議案，包括重大投資決策、人事任免等。4.通知類文件：傳達董事會相關事項和要求的文件，如會議通知、工作安排通知等。5.其他類文件：不屬于上述分類的其他董事會文件，如重要函件、備忘錄等。（二）文件編號1.董事會文件編號采用統(tǒng)一格式：[年份][序號]，其中年份為文件形成年份的后兩位數(shù)字，序號為該年份內(nèi)文件的順序號。例如，2023年第1份董事會決議文件編號為[23]01。2.報告類文件在編號后加“B”，議案類文件加“Y”，通知類文件加“T”，其他類文件加“Q”。如2023年第3份董事會工作報告編號為[23]03B。三、文件起草（一）起草職責1.董事會決議、工作報告等重要文件由董事會秘書負責組織起草，相關部門或人員提供必要的資料和協(xié)助。2.議案類文件由提案部門或個人負責起草，確保議案內(nèi)容詳實、理由充分，并符合公司法律法規(guī)和相關政策要求。3.通知類文件由相關職能部門根據(jù)工作需要起草，經(jīng)部門負責人審核后提交董事會秘書。（二）起草要求1.文件應主題明確、邏輯清晰、語言簡潔，避免冗長和復雜的表述。2.內(nèi)容應準確引用相關法律法規(guī)、政策文件和公司制度，確保文件合法合規(guī)。3.涉及重要事項的文件應進行充分調(diào)研和論證，廣泛征求意見，確保決策依據(jù)充分。（三）起草流程1.起草人根據(jù)文件內(nèi)容和要求，收集相關資料，進行分析研究，確定文件框架和主要內(nèi)容。2.起草人按照規(guī)定格式和排版要求撰寫文件初稿，并提交部門負責人審核。3.部門負責人對初稿進行審核，提出修改意見和建議，起草人根據(jù)審核意見進行修改完善。四、文件審核（一）審核職責1.董事會秘書負責對各類文件進行初步審核，重點審核文件格式、內(nèi)容完整性、邏輯合理性等。2.涉及法律、財務、審計等專業(yè)性較強的文件，應提交相關專業(yè)部門或專家進行審核。3.董事會成員對提交審議的文件進行最終審核，確保文件符合公司利益和戰(zhàn)略發(fā)展要求。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、公司章程及相關政策要求。2.合規(guī)性審核：是否符合公司內(nèi)部管理制度和流程規(guī)定。3.準確性審核：數(shù)據(jù)、事實、表述等是否準確無誤。4.完整性審核：文件內(nèi)容是否完整，相關附件是否齊全。（三）審核流程1.起草人將修改后的文件提交董事會秘書進行初步審核，董事會秘書審核通過后提交相關專業(yè)部門或專家審核。2.專業(yè)部門或專家審核后出具審核意見，起草人根據(jù)審核意見進行修改完善。3.修改后的文件再次提交董事會秘書審核，審核通過后提交董事會成員進行最終審核。4.董事會成員審核通過后，文件方可進入印發(fā)環(huán)節(jié)。五、文件印發(fā)（一）印發(fā)審批1.董事會文件印發(fā)前，需經(jīng)董事會秘書或董事長審批。2.審批人應認真審核文件內(nèi)容，確保文件質(zhì)量，并在審批單上簽署意見。（二）印發(fā)格式1.文件印發(fā)格式應符合公司統(tǒng)一規(guī)定，包括字體、字號、行距、頁邊距等。2.決議類文件應采用正式公文格式，加蓋公司公章。3.報告類、議案類、通知類等文件可根據(jù)實際情況采用適當格式，但應保持整體風格一致。（三）印發(fā)份數(shù)根據(jù)文件傳達范圍和實際需要確定印發(fā)份數(shù)，確保相關人員及時收到文件。（四）印發(fā)流程1.董事會秘書根據(jù)審批意見，將文件交予公司行政部門進行印發(fā)。2.行政部門按照規(guī)定格式和印發(fā)份數(shù)進行排版、印刷，并負責文件的分發(fā)工作。3.文件印發(fā)后，行政部門應將文件印刷清單和分發(fā)記錄存檔。六、文件存檔（一）存檔范圍公司董事會形成的各類文件，包括紙質(zhì)文件和電子文件，均應進行存檔。（二）存檔方式1.紙質(zhì)文件按照年度、文件類別進行分類整理，裝訂成冊，存入公司檔案室。2.電子文件應進行備份，存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并建立相應的索引目錄，以便查詢。（三）存檔期限董事會文件的存檔期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行，一般為長期保存。（四）存檔流程1.文件印發(fā)后，行政部門應及時將紙質(zhì)文件和電子文件的副本移交公司檔案室。2.檔案室管理人員對文件進行核對、整理和編號，按照存檔要求進行存放。3.建立文件查閱登記制度，嚴格控制文件查閱權限，確保文件安全。七、文件查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱董事會文件，應填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。2.涉及公司機密的文件，查閱人應簽署保密協(xié)議，嚴格遵守保密規(guī)定。3.外部單位或個人查閱董事會文件，需經(jīng)公司董事長批準，并由公司指定人員陪同查閱。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱董事會文件的，借閱人應填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)公司董事長批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管文件，不得擅自轉借、復印、傳播文件內(nèi)容，確保文件安全。（三）查閱與借閱流程1.查閱或借閱人填寫申請表，提交相關審批人審批。2.審批通過后，查閱或借閱人到檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)，領取文件。3.查閱或借閱結束后，查閱或借閱人應及時歸還文件，檔案室管理人員進行核對和簽收。八、文件保密（一）保密措施1.涉及公司機密的文件應標明密級，嚴格限制知悉范圍。2.文件存儲設備應設置密碼保護，防止信息泄露。3.嚴禁在非保密場所談論或傳播公司機密文件內(nèi)容。（二）保密責任1.接觸公司董事會文件的人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.如因工作失誤或故意泄露公司機密文件，應依法追究相關人員的責任。九、文件修訂與廢止（一）修訂程序1.當公司法律法規(guī)、政策環(huán)境、內(nèi)部管理等發(fā)生變化，或文件執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)問題需要修訂時，由相關部門或人員提出修訂建議。2.修訂建議經(jīng)董事會秘書審核后，提交董事會審議。3.董事會審議通過后，按照文件起草、審核、印發(fā)等流程進行修訂和發(fā)布。（二）廢止程序1.文件因法律法規(guī)變更、公司戰(zhàn)略調(diào)