樣品間制度管理制度一、總則（一）目的1.為加強(qiáng)公司樣品間的管理，確保樣品的安全、完整和有序存放，規(guī)范樣品的使用流程，提高工作效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。2.通過建立科學(xué)合理的樣品間管理制度，使樣品間管理工作有章可循，避免樣品丟失、損壞、混亂等情況的發(fā)生，維護(hù)公司的利益和形象。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及樣品管理的部門和人員，包括但不限于銷售部門、研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保樣品的存放安全，防止因保管不善導(dǎo)致樣品損壞、變質(zhì)、丟失或發(fā)生安全事故。2.規(guī)范有序原則：對樣品的出入庫、存放、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理，做到樣品擺放整齊、標(biāo)識(shí)清晰、賬目準(zhǔn)確，便于查找和使用。3.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在樣品管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)管理漏洞和推諉現(xiàn)象。4.節(jié)約高效原則：在保證樣品管理質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高工作效率，充分發(fā)揮樣品的作用。二、樣品間的規(guī)劃與建設(shè)（一）選址與布局1.樣品間應(yīng)選擇在交通便利、安全可靠、通風(fēng)良好、干燥防潮的區(qū)域，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.根據(jù)樣品的種類、數(shù)量和使用頻率，合理規(guī)劃樣品間的布局。樣品間應(yīng)劃分為不同的功能區(qū)域，如樣品展示區(qū)、樣品存儲(chǔ)區(qū)、樣品處理區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。3.樣品展示區(qū)應(yīng)根據(jù)樣品的類別、規(guī)格、用途等進(jìn)行分類展示，以便于客戶參觀和業(yè)務(wù)洽談。樣品存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)按照樣品的性質(zhì)、等級(jí)、批次等進(jìn)行分區(qū)存放，便于管理和查找。樣品處理區(qū)應(yīng)配備相應(yīng)的設(shè)備和工具，用于樣品的清洗、維修、測試等處理工作。（二）設(shè)施配備1.樣品間應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、除濕設(shè)備等，確保樣品的存放安全。2.根據(jù)樣品的特點(diǎn)和管理要求，配備相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備，如貨架、柜子、箱子等，確保樣品存放整齊、有序。3.為便于樣品的管理和查找，應(yīng)配備必要的標(biāo)識(shí)設(shè)備，如標(biāo)簽、標(biāo)識(shí)牌、卡片等，對樣品進(jìn)行清晰的標(biāo)識(shí)。4.樣品間應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、文件柜等，用于樣品信息的管理和文件資料的存放。三、樣品的采購與驗(yàn)收（一）采購流程1.各部門因業(yè)務(wù)需要采購樣品時(shí)，應(yīng)填寫《樣品采購申請表》，詳細(xì)注明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、采購預(yù)算等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將《樣品采購申請表》提交至采購部門。采購部門根據(jù)申請表的要求，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.采購部門在采購樣品時(shí)，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確樣品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款，確保采購樣品的質(zhì)量和權(quán)益。4.采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤樣品的采購進(jìn)度，確保樣品按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。樣品到貨后，采購部門應(yīng)填寫《樣品到貨通知單》，通知相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。（二）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.質(zhì)量驗(yàn)收：采購的樣品應(yīng)符合公司規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求。驗(yàn)收部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，對樣品的外觀、尺寸、性能、功能等進(jìn)行檢驗(yàn)，確保樣品質(zhì)量合格。2.數(shù)量驗(yàn)收：驗(yàn)收部門應(yīng)按照采購合同的要求，對樣品的數(shù)量進(jìn)行核對，確保樣品數(shù)量準(zhǔn)確無誤。3.包裝驗(yàn)收：樣品的包裝應(yīng)完好無損，符合運(yùn)輸和存儲(chǔ)要求。驗(yàn)收部門應(yīng)檢查樣品的包裝是否牢固、標(biāo)識(shí)是否清晰、防潮措施是否得當(dāng)?shù)?，確保樣品在運(yùn)輸和存儲(chǔ)過程中不受損壞。（三）驗(yàn)收流程1.驗(yàn)收部門收到《樣品到貨通知單》后，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對樣品進(jìn)行逐一檢驗(yàn)，并填寫《樣品驗(yàn)收報(bào)告》。2.《樣品驗(yàn)收報(bào)告》應(yīng)詳細(xì)記錄樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收結(jié)論等信息。驗(yàn)收合格的樣品，驗(yàn)收人員應(yīng)簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的樣品，驗(yàn)收人員應(yīng)注明不合格原因，并提出處理建議。3.驗(yàn)收部門將《樣品驗(yàn)收報(bào)告》提交至采購部門。采購部門根據(jù)驗(yàn)收報(bào)告的結(jié)果，與供應(yīng)商協(xié)商處理相關(guān)事宜。如樣品質(zhì)量合格，采購部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)；如樣品質(zhì)量不合格，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商更換或退貨，并承擔(dān)相應(yīng)的損失。四、樣品的入庫與存儲(chǔ)（一）入庫流程1.驗(yàn)收合格的樣品，采購部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)。入庫人員應(yīng)根據(jù)《樣品驗(yàn)收報(bào)告》，對樣品進(jìn)行核對和清點(diǎn)，確保樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息與驗(yàn)收報(bào)告一致。2.入庫人員將樣品按照規(guī)定的存放位置進(jìn)行擺放，并填寫《樣品入庫登記表》?！稑悠啡霂斓怯洷怼窇?yīng)詳細(xì)記錄樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、存放位置等信息。3.入庫人員將《樣品入庫登記表》提交至樣品間管理人員。樣品間管理人員應(yīng)根據(jù)登記表的信息，對樣品進(jìn)行登記入賬，并更新樣品庫存臺(tái)賬。（二）存儲(chǔ)要求1.樣品應(yīng)按照分類存放的原則，存放在指定的區(qū)域和貨架上。不同種類、規(guī)格、性質(zhì)的樣品應(yīng)分開存放，避免相互混淆和影響。2.樣品應(yīng)擺放整齊、有序，標(biāo)識(shí)清晰。每個(gè)樣品應(yīng)標(biāo)明名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、入庫日期等信息，便于查找和管理。3.樣品間應(yīng)保持清潔、衛(wèi)生、通風(fēng)良好。定期對樣品間進(jìn)行清掃和消毒，防止樣品受到污染和損壞。4.對于易受潮、易變質(zhì)、易損壞的樣品，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防霉、防蟲、防火、防盜等措施，確保樣品的質(zhì)量和安全。5.樣品間應(yīng)建立庫存盤點(diǎn)制度，定期對樣品進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對樣品的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置等信息，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。五、樣品的使用與發(fā)放（一）使用申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要使用樣品時(shí)，應(yīng)填寫《樣品使用申請表》，詳細(xì)注明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、使用時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將《樣品使用申請表》提交至樣品間管理人員。樣品間管理人員根據(jù)申請表的要求，核實(shí)樣品庫存情況，如庫存充足，應(yīng)予以批準(zhǔn)，并辦理樣品發(fā)放手續(xù)；如庫存不足，應(yīng)及時(shí)通知采購部門進(jìn)行采購。（二）發(fā)放流程1.樣品間管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的《樣品使用申請表》，從樣品存儲(chǔ)區(qū)取出相應(yīng)的樣品，并填寫《樣品發(fā)放登記表》。《樣品發(fā)放登記表》應(yīng)詳細(xì)記錄樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放日期、領(lǐng)取人等信息。2.樣品發(fā)放后，樣品間管理人員應(yīng)及時(shí)更新樣品庫存臺(tái)賬，確保庫存信息準(zhǔn)確無誤。3.領(lǐng)取人應(yīng)在《樣品發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)，并妥善保管領(lǐng)取的樣品。如因保管不善導(dǎo)致樣品丟失、損壞，領(lǐng)取人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）使用規(guī)范1.使用人員應(yīng)按照樣品的使用說明和操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保樣品的安全和正常使用。2.使用人員在使用樣品過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題或損壞情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并通知樣品間管理人員和相關(guān)部門進(jìn)行處理。3.使用人員使用完樣品后，應(yīng)及時(shí)將樣品歸還樣品間，并辦理歸還手續(xù)。樣品間管理人員應(yīng)按照《樣品發(fā)放登記表》對歸還的樣品進(jìn)行核對和清點(diǎn)，確保樣品完好無損。六、樣品的歸還與處置（一）歸還流程1.使用人員使用完樣品后，應(yīng)及時(shí)將樣品歸還樣品間。歸還樣品時(shí)，使用人員應(yīng)填寫《樣品歸還登記表》，詳細(xì)注明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、歸還日期等信息，并提交樣品間管理人員。2.樣品間管理人員根據(jù)《樣品歸還登記表》，對歸還的樣品進(jìn)行核對和清點(diǎn)，確保樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息與發(fā)放時(shí)一致。如發(fā)現(xiàn)樣品存在丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求使用人員賠償。3.樣品間管理人員將歸還的樣品按照規(guī)定的存放位置進(jìn)行擺放，并更新樣品庫存臺(tái)賬。（二）處置方式1.對于不再使用或已過保質(zhì)期的樣品，樣品間管理人員應(yīng)定期進(jìn)行清理和處置。處置方式包括報(bào)廢、銷毀、捐贈(zèng)、出售等，具體處置方式應(yīng)根據(jù)樣品的性質(zhì)和公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行選擇。2.對于需要報(bào)廢或銷毀的樣品，樣品間管理人員應(yīng)填寫《樣品報(bào)廢申請表》或《樣品銷毀申請表》，詳細(xì)注明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢或銷毀原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將《樣品報(bào)廢申請表》或《樣品銷毀申請表》提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，樣品間管理人員應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行報(bào)廢或銷毀處理，并填寫《樣品報(bào)廢處理記錄》或《樣品銷毀處理記錄》。4.對于需要捐贈(zèng)或出售的樣品，樣品間管理人員應(yīng)填寫《樣品捐贈(zèng)申請表》或《樣品出售申請表》，詳細(xì)注明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、捐贈(zèng)或出售對象、價(jià)格等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。5.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將《樣品捐贈(zèng)申請表》或《樣品出售申請表》提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，樣品間管理人員應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行捐贈(zèng)或出售處理，并填寫《樣品捐贈(zèng)處理記錄》或《樣品出售處理記錄》。七、樣品間的安全管理（一）安全責(zé)任1.公司應(yīng)明確樣品間安全管理的責(zé)任人，負(fù)責(zé)樣品間的日常安全管理工作。安全責(zé)任人應(yīng)定期對樣品間進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.公司各部門和人員應(yīng)嚴(yán)格遵守樣品間安全管理制度，自覺維護(hù)樣品間的安全。如發(fā)現(xiàn)安全隱患或安全事故，應(yīng)及時(shí)報(bào)告安全責(zé)任人，并積極采取措施進(jìn)行處理。（二）安全措施1.樣品間應(yīng)配備必要的消防器材和設(shè)施，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材和設(shè)施完好有效。2.樣品間應(yīng)設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)識(shí)，如“禁止煙火”、“注意通風(fēng)”、“防止觸電”等，提醒人員注意安全。3.樣品間應(yīng)保持通道暢通，不得堆放雜物。樣品應(yīng)擺放整齊、有序，不得超高、超寬堆放，避免發(fā)生倒塌事故。4.對于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)樣品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施，防止發(fā)生泄漏、爆炸等事故。5.樣品間管理人員應(yīng)定期對樣品進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題或損壞情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，防止因質(zhì)量問題或損壞導(dǎo)致安全事故。6.樣品間應(yīng)建立安全應(yīng)急預(yù)案，明確安全事故發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處置措施和人員職責(zé)。定期組織員工進(jìn)行安全應(yīng)急演練，提高員工的應(yīng)急處置能力。八、樣品間的人員管理（一）人員配備1.公司應(yīng)根據(jù)樣品間的規(guī)模和業(yè)務(wù)需求，合理配備樣品間管理人員。樣品間管理人員應(yīng)具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉樣品管理流程，責(zé)任心強(qiáng)。2.樣品間管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)樣品間的日常管理工作，包括樣品的采購、驗(yàn)收、入庫、存儲(chǔ)、使用、發(fā)放、歸還、處置等環(huán)節(jié)的管理，確保樣品間管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。（二）培訓(xùn)與考核1.公司應(yīng)定期組織樣品間管理人員參加相關(guān)的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力。培訓(xùn)內(nèi)