樣本存放室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣本存放室的規(guī)范化管理，確保樣本的安全、完整、有序存放，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及樣本存放的部門和人員。（三）基本原則1.安全第一原則：確保樣本存放過程中的安全性，防止樣本損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.分類管理原則：根據(jù)樣本的性質(zhì)、用途、來源等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.規(guī)范操作原則：明確樣本存放、取用、歸還等操作流程，確保各項(xiàng)操作符合規(guī)定。4.責(zé)任追究原則：對違反本制度的行為進(jìn)行責(zé)任追究，以維護(hù)制度的嚴(yán)肅性。二、樣本存放室的管理職責(zé)（一）人事總監(jiān)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)樣本存放室管理制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。2.協(xié)調(diào)解決樣本存放室管理過程中出現(xiàn)的重大問題。（二）樣本存放室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)樣本存放室的日常管理工作，包括樣本的接收、存放、保管、取用、歸還等。2.定期對樣本存放室進(jìn)行巡查，確保樣本存放環(huán)境符合要求，設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行。3.建立樣本管理臺賬，記錄樣本的出入庫情況、存放位置、狀態(tài)等信息。4.協(xié)助相關(guān)部門做好樣本的盤點(diǎn)工作。5.負(fù)責(zé)樣本存放室的安全保衛(wèi)工作，防止樣本被盜、被破壞等情況發(fā)生。（三）樣本使用部門職責(zé)1.按照規(guī)定的流程申請和使用樣本，確保樣本使用的合理性和必要性。2.對本部門使用的樣本負(fù)責(zé)，妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或丟棄。3.在樣本使用完畢后，及時歸還樣本存放室，并辦理相關(guān)手續(xù)。三、樣本的分類與編號（一）樣本分類1.按照樣本的性質(zhì)分類，如產(chǎn)品樣本、技術(shù)樣本、市場調(diào)研樣本等。2.按照樣本的用途分類，如研發(fā)用樣本、生產(chǎn)用樣本、銷售用樣本等。3.按照樣本的來源分類，如公司內(nèi)部樣本、外部合作樣本、客戶提供樣本等。（二）樣本編號1.為每個樣本賦予唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。2.編號規(guī)則可根據(jù)公司實(shí)際情況制定，一般應(yīng)包含樣本類別、年份、順序號等信息。3.在樣本管理臺賬中記錄樣本編號，便于查詢和管理。四、樣本的存放（一）存放環(huán)境要求1.樣本存放室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度應(yīng)符合樣本保存的要求。2.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保樣本存放室的安全。3.樣本存放架應(yīng)分類設(shè)置，標(biāo)識清晰，便于樣本的存放和查找。（二）存放方式1.根據(jù)樣本的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的存放方式，如常溫存放、冷藏存放、冷凍存放、密封存放等。2.對易受潮、易氧化、易揮發(fā)等樣本，應(yīng)采取特殊的防護(hù)措施，確保樣本質(zhì)量不受影響。3.樣本應(yīng)整齊擺放，不得隨意堆放，避免相互擠壓、碰撞。（三）存放期限1.根據(jù)樣本的性質(zhì)和用途，確定合理的存放期限。2.對于超過存放期限的樣本，應(yīng)進(jìn)行清理和處置，避免占用存儲空間和影響樣本質(zhì)量。3.在樣本存放期限屆滿前，樣本存放室管理人員應(yīng)提前通知樣本使用部門，提醒其及時處理。五、樣本的取用（一）申請流程1.樣本使用部門如需取用樣本，應(yīng)填寫《樣本取用申請表》，注明樣本編號、名稱、用途、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《樣本取用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交樣本存放室管理人員。3.樣本存放室管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行核對，如庫存充足，予以批準(zhǔn)，并辦理樣本取用手續(xù)。（二）取用操作1.樣本使用人員憑《樣本取用申請表》和有效證件到樣本存放室取用樣本。2.樣本存放室管理人員應(yīng)按照規(guī)定的流程，為樣本使用人員提供樣本，并在樣本管理臺賬上記錄取用情況。3.樣本使用人員在取用樣本時，應(yīng)仔細(xì)檢查樣本的外觀、數(shù)量、質(zhì)量等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與樣本存放室管理人員溝通。（三）歸還流程1.樣本使用完畢后，樣本使用人員應(yīng)及時將樣本歸還樣本存放室。2.樣本存放室管理人員對歸還的樣本進(jìn)行驗(yàn)收，檢查樣本的完整性、質(zhì)量等情況，如無問題，辦理歸還手續(xù)，并在樣本管理臺賬上記錄歸還情況。3.如發(fā)現(xiàn)歸還的樣本有損壞、丟失等情況，樣本使用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。六、樣本的盤點(diǎn)（一）盤點(diǎn)周期1.定期對樣本進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為季度或年度。2.在特殊情況下，如公司組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、樣本存放室管理人員變動等，應(yīng)及時進(jìn)行盤點(diǎn)。（二）盤點(diǎn)方法1.采用實(shí)地盤點(diǎn)的方法，對樣本的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置等進(jìn)行逐一核對。2.編制樣本盤點(diǎn)表，記錄盤點(diǎn)結(jié)果，并與樣本管理臺賬進(jìn)行核對。3.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。（三）盤點(diǎn)報告1.盤點(diǎn)結(jié)束后，樣本存放室管理人員應(yīng)撰寫盤點(diǎn)報告，報告內(nèi)容包括盤點(diǎn)時間、范圍、方法、結(jié)果、賬實(shí)不符情況及原因分析、處理建議等。2.盤點(diǎn)報告經(jīng)樣本存放室管理人員簽字后，提交人事總監(jiān)審核。3.人事總監(jiān)根據(jù)盤點(diǎn)報告，對樣本存放室管理工作進(jìn)行評估，提出改進(jìn)措施和建議。七、樣本的處置（一）處置方式1.對于超過存放期限、質(zhì)量不合格、已無使用價值等樣本，應(yīng)進(jìn)行清理和處置。2.處置方式可包括銷毀、報廢、捐贈、出售等，具體處置方式應(yīng)根據(jù)樣本的性質(zhì)和公司規(guī)定確定。（二）處置流程1.樣本使用部門或樣本存放室管理人員提出樣本處置申請，填寫《樣本處置申請表》，注明樣本編號、名稱、處置原因、處置方式等信息。2.《樣本處置申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交人事總監(jiān)審批。3.人事總監(jiān)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審批，如同意處置，明確處置方式和責(zé)任人，并安排相關(guān)人員進(jìn)行處置。4.樣本處置過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括處置時間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量、參與人員等信息。5.處置完畢后，樣本存放室管理人員應(yīng)在樣本管理臺賬上注銷相關(guān)樣本信息。八、樣本存放室的安全管理（一）安全制度1.制定樣本存放室安全管理制度，明確安全責(zé)任和安全操作規(guī)程。2.加強(qiáng)對樣本存放室管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。（二）安全設(shè)施1.配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，并確保其正常運(yùn)行。2.定期對安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。（三）安全檢查1.定期對樣本存放室進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括安全制度執(zhí)行情況、安全設(shè)施運(yùn)行情況、樣本存放情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。3.建立安全檢查記錄檔案，記錄每次檢查的時間、內(nèi)容、結(jié)果、整改情況等信息。（四）應(yīng)急處理1.制定樣本存放室應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處理能力。3.發(fā)生安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.人事總監(jiān)定期對樣本存放室管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.樣本存放室管理人員應(yīng)定期對樣本使用部門的樣本使用和保管情況進(jìn)行檢查。（二）考核評價1.建立樣本存放室管理工作考核評價機(jī)制，對樣本存放室管理人員和樣本使用部門進(jìn)行考核評價。2.考核評價指標(biāo)可包括樣本管理臺賬記錄情況、樣本存放環(huán)境情況