政府文件庫管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府文件庫的規(guī)范化管理，確保文件的完整、安全與有效利用，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于政府文件庫的文件收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、借閱、歸還及銷毀等管理活動(dòng)。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則政府文件庫由專門的部門或人員進(jìn)行集中管理，確保文件管理的一致性和規(guī)范性。2.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，采取必要的安全保密措施，防止文件泄露、丟失或損壞。3.方便利用原則建立科學(xué)合理的文件分類和檢索體系，方便工作人員快速準(zhǔn)確地查找和利用文件。二、文件收集（一）收集范圍1.上級(jí)政府部門下發(fā)的各類文件，包括政策法規(guī)、通知公告、工作部署等。2.本政府部門制發(fā)的文件，如決定、命令、報(bào)告、請(qǐng)示等。3.下級(jí)政府部門報(bào)送的文件，如工作總結(jié)、工作匯報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告等。4.與其他部門或單位往來的文件，如函件、協(xié)議、合同等。5.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集渠道1.專人負(fù)責(zé)接收設(shè)立專門的文件接收崗位，負(fù)責(zé)接收上級(jí)政府部門、下級(jí)政府部門及其他單位報(bào)送的文件。2.內(nèi)部流轉(zhuǎn)通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式，及時(shí)收集本政府部門各科室制發(fā)的文件。3.主動(dòng)收集定期到相關(guān)部門或單位主動(dòng)收集與本政府部門工作相關(guān)的文件資料。（三）收集要求1.及時(shí)收集文件產(chǎn)生后，應(yīng)及時(shí)收集，確保文件的時(shí)效性。2.完整收集對(duì)文件的正文、附件、批示等應(yīng)進(jìn)行全面收集，確保文件的完整性。3.準(zhǔn)確登記對(duì)收集到的文件應(yīng)進(jìn)行準(zhǔn)確登記，記錄文件的名稱、文號(hào)、來源、日期等信息。三、文件整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按文件來源分類分為上級(jí)文件、本級(jí)文件、下級(jí)文件、外單位文件等。2.按文件內(nèi)容分類分為政策法規(guī)類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、綜合事務(wù)類等。3.按文件形式分類分為紙質(zhì)文件、電子文件等。（二）整理方法1.紙質(zhì)文件整理去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。對(duì)文件進(jìn)行排序，按照文件的形成時(shí)間或重要程度進(jìn)行排列。編寫頁碼，在文件的右上角或右下角編寫頁碼。填寫文件目錄，包括文件編號(hào)、名稱、文號(hào)、日期、來源等信息。裝訂文件，將整理好的文件按照順序裝訂成冊(cè)。2.電子文件整理按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立文件夾結(jié)構(gòu)。對(duì)電子文件進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于識(shí)別和查找。建立電子文件索引，通過數(shù)據(jù)庫或電子表格等方式，記錄電子文件的名稱、存儲(chǔ)路徑、日期等信息。（三）整理要求1.分類清晰文件分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。2.排列有序文件排列應(yīng)整齊有序，符合邏輯順序。3.標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確文件目錄、索引等標(biāo)識(shí)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于識(shí)別和查詢。四、文件存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)文件存儲(chǔ)采用檔案柜、文件架等方式進(jìn)行存儲(chǔ)，按照分類順序排列存放。2.電子文件存儲(chǔ)采用服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，建立備份機(jī)制，確保電子文件的安全。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.紙質(zhì)文件存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.電子文件存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防塵、防盜、防磁等功能，溫度控制在18℃27℃之間，相對(duì)濕度控制在40%60%之間。（三）存儲(chǔ)要求1.安全存儲(chǔ)確保文件的存儲(chǔ)安全，防止文件丟失、損壞或被盜。2.定期檢查定期對(duì)文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.備份存儲(chǔ)對(duì)重要文件應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。五、文件檢索（一）檢索工具1.紙質(zhì)文件檢索工具建立文件目錄索引、文號(hào)索引、主題詞索引等檢索工具，便于查找紙質(zhì)文件。2.電子文件檢索工具利用電子文件管理系統(tǒng)的檢索功能，通過關(guān)鍵詞、日期、文號(hào)等條件進(jìn)行檢索。（二）檢索方法1.按文件編號(hào)檢索通過輸入文件編號(hào)進(jìn)行快速檢索。2.按文件名稱檢索輸入文件名稱的關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索。3.按文件文號(hào)檢索輸入文件文號(hào)進(jìn)行檢索。4.按文件日期檢索輸入文件的形成日期或發(fā)布日期進(jìn)行檢索。5.按文件主題詞檢索輸入文件的主題詞進(jìn)行檢索。（三）檢索要求1.快速準(zhǔn)確檢索結(jié)果應(yīng)快速準(zhǔn)確，滿足工作人員的查找需求。2.全面覆蓋檢索工具應(yīng)全面覆蓋文件庫中的文件，確保不遺漏重要文件。六、文件借閱（一）借閱范圍1.本政府部門工作人員因工作需要借閱文件。2.其他單位因工作需要借閱與本政府部門相關(guān)的文件。（二）借閱流程1.填寫借閱申請(qǐng)表借閱人應(yīng)填寫《政府文件庫借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.審批借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可借閱。3.借閱登記借閱人憑審批后的借閱申請(qǐng)表到文件庫管理人員處辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取借閱文件。4.歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，歸還時(shí)應(yīng)確保文件的完整無損。文件庫管理人員應(yīng)對(duì)歸還的文件進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還登記手續(xù)。（三）借閱要求1.嚴(yán)格審批借閱文件應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，未經(jīng)審批不得借閱。2.按時(shí)歸還借閱人應(yīng)按時(shí)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。3.妥善保管借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或丟失。七、文件歸還（一）歸還流程1.借閱人在規(guī)定的借閱期限內(nèi)，將借閱的文件歸還至文件庫管理人員處。2.文件庫管理人員對(duì)歸還的文件進(jìn)行檢查，確認(rèn)文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失或涂改等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.文件庫管理人員辦理歸還登記手續(xù)，將歸還的文件歸還原位。（二）歸還要求1.完整歸還借閱人應(yīng)將借閱的文件完整歸還，包括文件的正文、附件、批示等。2.按時(shí)歸還借閱人應(yīng)按時(shí)歸還文件，不得逾期歸還。八、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價(jià)值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)文件。3.涉及國(guó)家秘密或商業(yè)秘密，且已解密或不再需要保密的文件。（二）銷毀流程1.鑒定由文件庫管理人員會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)科室對(duì)擬銷毀的文件進(jìn)行鑒定，確定是否符合銷毀條件。2.審批經(jīng)鑒定符合銷毀條件的文件，填寫《政府文件庫文件銷毀審批表》，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。3.銷毀實(shí)施審批通過后，由文件庫管理人員指定專人負(fù)責(zé)文件的銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件無法恢復(fù)。4.記錄對(duì)文件銷毀的過程進(jìn)行記錄，包括文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。（三）銷毀要求1.嚴(yán)格審批文件銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，未經(jīng)審批不得銷毀。2.安全銷毀銷毀文件時(shí)應(yīng)采取安全措施，防止文件泄露或造成環(huán)境污染。3.記錄完整對(duì)文件銷毀的記錄應(yīng)完整保存，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門政府辦公室負(fù)責(zé)對(duì)政府文件庫管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.文件收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、借閱、歸還及銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.文件庫管理人員的工作是否認(rèn)真負(fù)責(zé)，是否嚴(yán)格遵守管理制度。3.文件庫的安全保密措施是否落實(shí)到位。（三）檢查方式1.定期檢查定期對(duì)文件庫進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)