收發(fā)貨印章管理制度總則目的為加強公司收發(fā)貨印章的管理，規(guī)范印章的使用流程，確保印章使用的安全性、合法性和規(guī)范性，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及收發(fā)貨印章使用的部門和人員。印章種類及用途1.發(fā)貨專用章：用于公司發(fā)出貨物的相關(guān)文件、單據(jù)等的蓋章確認，如發(fā)貨單、裝箱單、運輸委托書等，以證明貨物已正式發(fā)出。2.收貨專用章：用于公司接收貨物時的相關(guān)文件、單據(jù)等的蓋章確認，如收貨單、驗收報告等，以表明公司已收到相應(yīng)貨物。印章的刻制與啟用印章刻制1.收發(fā)貨印章由公司行政部門統(tǒng)一負責(zé)刻制?？讨魄埃杼顚憽队≌驴讨粕暾埍怼?，詳細說明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.行政部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制，確保印章質(zhì)量和安全性。3.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時將印章移交至公司指定的保管人員，并辦理交接手續(xù)。印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章的名稱、規(guī)格、用途、啟用日期等信息。2.保管人員應(yīng)在啟用通知發(fā)布后，對新印章進行首次蓋章試用，確認印章清晰、完整、無誤后，方可正式啟用。3.啟用后的印章應(yīng)在公司印章管理臺賬中進行詳細登記，記錄印章的啟用日期、保管人員等信息。印章的保管保管原則1.收發(fā)貨印章應(yīng)指定專人負責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，確保印章安全。2.印章保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。3.印章應(yīng)妥善保管，存放于安全可靠的地方，如保險柜、抽屜等，并配備必要的防盜、防潮、防火等設(shè)施。保管人員職責(zé)1.負責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，隨時可正常使用。2.嚴格按照印章使用流程進行用印登記，對每一次用印情況進行詳細記錄。3.定期檢查印章的使用情況，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)措施。4.協(xié)助公司審計、法務(wù)等部門對印章使用情況進行查詢和核對。印章存放地點變更1.如因工作需要變更印章存放地點，保管人員應(yīng)提前向公司行政部門提出申請，說明變更原因和新的存放地點。2.行政部門應(yīng)進行審核，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理印章存放地點變更手續(xù)。3.變更完成后，保管人員應(yīng)及時更新印章管理臺賬中的存放地點信息。印章的使用使用流程1.申請：使用部門或人員需填寫《收發(fā)貨印章使用申請表》，詳細說明用印事由、用印文件名稱、用印份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字審核。2.審批：根據(jù)用印事項的重要程度和金額大小，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進行審批。一般事項由部門負責(zé)人審批；重要事項或涉及金額較大的事項，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.用?。罕９苋藛T在收到經(jīng)審批的《收發(fā)貨印章使用申請表》后，應(yīng)對申請表內(nèi)容進行認真核對，確認無誤后，方可在用印文件上加蓋相應(yīng)印章。蓋章時應(yīng)確保印章清晰、端正，位置恰當(dāng)。4.登記：用印完成后，保管人員應(yīng)及時在《收發(fā)貨印章使用登記表》上進行詳細登記，記錄用印日期、用印部門、用印文件名稱、用印份數(shù)、審批人等信息。使用限制1.收發(fā)貨印章只能用于公司正常的收發(fā)貨業(yè)務(wù)相關(guān)文件、單據(jù)的蓋章，不得用于其他無關(guān)事項。2.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白發(fā)票等文件上加蓋收發(fā)貨印章。如因特殊情況需要在空白文件上蓋章，必須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在蓋章后及時填寫文件內(nèi)容。3.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何部門和個人不得擅自使用收發(fā)貨印章對外簽訂合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。緊急用印1.如遇緊急情況，無法按照正常流程進行審批用印時，使用部門或人員應(yīng)電話向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說明情況，經(jīng)同意后可先行用印，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.補辦審批手續(xù)時，使用部門或人員應(yīng)填寫《緊急用印情況說明表》，詳細說明緊急用印的原因、用印文件名稱、用印份數(shù)等信息，并附上相關(guān)證明材料，經(jīng)部門負責(zé)人簽字審核后，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.保管人員應(yīng)對緊急用印情況進行單獨記錄，并在《收發(fā)貨印章使用登記表》上注明“緊急用印”字樣及補辦審批情況。印章的停用與銷毀停用情形1.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)變更等原因，收發(fā)貨印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜，無法繼續(xù)使用的。停用手續(xù)1.當(dāng)出現(xiàn)印章停用情形時，保管人員應(yīng)及時填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因，并經(jīng)公司行政部門審核后，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布印章停用通知，明確印章停用日期、停用原因等信息。3.停用后的印章應(yīng)及時收回，由保管人員妥善保管，不得隨意丟棄或擅自處理。銷毀程序1.對于需要銷毀的印章，保管人員應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、規(guī)格、停用日期、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司行政部門審核后，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)指定專人負責(zé)印章的銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行全程監(jiān)督，確保印章徹底銷毀，無法恢復(fù)使用。3.印章銷毀完成后，負責(zé)銷毀的人員應(yīng)在《印章銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司行政部門。行政部門應(yīng)在公司印章管理臺賬中對已銷毀的印章進行注銷登記。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對收發(fā)貨印章的管理和使用情況進行審計檢查，重點檢查印章的保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、用印登記是否完整等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。日常檢查公司行政部門應(yīng)不定期對收發(fā)貨印章的保管和使用情況進行日常檢查，確保印章管理工作符合本制度要求。檢查內(nèi)容包括印章存放地點、保管人員履職情況、用印登記記錄等。違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定使用收發(fā)貨印章的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。如因違規(guī)用印給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)