總經(jīng)辦工作管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范總經(jīng)辦工作流程，提高工作效率，加強內部管理，確保公司各項決策和指令的有效傳達與執(zhí)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總經(jīng)辦全體工作人員。（三）基本原則1.高效原則：簡化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率，確保各項工作及時、準確完成。2.規(guī)范原則：明確各崗位工作職責、工作流程和工作標準，做到有章可循、規(guī)范操作。3.服務原則：樹立服務意識，為公司領導、各部門及全體員工提供優(yōu)質、高效的服務。4.保密原則：嚴格遵守公司保密制度，妥善保管公司機密文件和信息，防止泄露。二、組織架構與職責（一）組織架構總經(jīng)辦設主任一名，副主任若干名，下設行政、文秘、檔案、外聯(lián)等崗位。（二）崗位職責1.總經(jīng)辦主任職責全面負責總經(jīng)辦的各項工作，制定工作計劃并組織實施。協(xié)助公司領導制定公司發(fā)展戰(zhàn)略、年度經(jīng)營計劃和各項管理制度。協(xié)調公司各部門之間的工作關系，確保公司各項工作順利進行。負責組織公司重要會議和活動，撰寫會議紀要和工作報告。審核以公司名義發(fā)布的各類文件、報告和信函。代表公司與政府部門、合作伙伴等進行溝通協(xié)調。完成公司領導交辦的其他工作任務。2.總經(jīng)辦副主任職責協(xié)助主任開展工作，負責分管領域的具體工作。組織落實公司各項決策和指令，協(xié)調相關部門推進工作。參與公司重要文件和報告的起草、審核工作。負責公司內部文件的流轉和歸檔工作。協(xié)助主任組織公司會議和活動，做好會議記錄和相關服務工作。完成主任交辦的其他工作任務。3.行政崗位職責負責公司行政管理工作，包括辦公用品采購、辦公設備維護、車輛調度等。制定和完善公司行政管理制度，規(guī)范行政工作流程。負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，營造良好的工作環(huán)境。組織公司員工培訓和團建活動，增強員工凝聚力。負責公司證照辦理、年檢等工作。完成領導交辦的其他行政事務。4.文秘崗位職責負責公司各類文件的起草、打印、復印和分發(fā)工作。做好公司領導的日程安排和行程提醒，協(xié)調安排會議和活動。負責公司電話接聽、傳真收發(fā)和郵件處理工作。參與公司重要會議的籌備工作，做好會議記錄和會議資料整理。協(xié)助主任撰寫公司工作報告、工作總結等綜合性文件。完成領導交辦的其他文秘工作。5.檔案崗位職責負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。建立健全公司檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。對檔案進行分類、編號、編目，確保檔案資料的完整性和準確性。為公司各部門提供檔案查閱服務，做好檔案借閱登記和歸還工作。定期對檔案進行清查和盤點，防止檔案丟失和損壞。參與公司檔案信息化建設，提高檔案管理效率。6.外聯(lián)崗位職責負責公司對外聯(lián)絡工作，包括與政府部門、行業(yè)協(xié)會、客戶、供應商等的溝通協(xié)調。參與公司商務活動的策劃和組織，負責活動的接待和安排。收集、整理和分析行業(yè)信息，為公司決策提供參考依據(jù)。維護公司對外公共關系，提升公司形象和知名度。協(xié)助辦理公司相關資質認證和榮譽申報工作。完成領導交辦的其他外聯(lián)工作。三、工作流程（一）文件管理流程1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內容應符合公司政策和法律法規(guī)要求。文件起草完成后，由部門負責人審核簽字，確保文件內容準確、規(guī)范。2.文件審核將部門審核后的文件提交總經(jīng)辦文秘崗位，文秘人員對文件格式、文字表述等進行初步審核。對于重要文件，總經(jīng)辦主任或副主任進行進一步審核，并提出修改意見。3.文件簽發(fā)經(jīng)審核無誤的文件，按照公司文件審批權限，由相關領導簽發(fā)。一般文件由總經(jīng)辦主任簽發(fā)，重要文件由公司總經(jīng)理或董事長簽發(fā)。4.文件印發(fā)文秘人員根據(jù)領導簽發(fā)的文件進行編號、排版、打印，并加蓋公司公章。將印發(fā)后的文件分發(fā)給相關部門和人員，并做好文件發(fā)放登記。5.文件歸檔文件印發(fā)后，文秘人員及時將文件原稿及印發(fā)件整理歸檔，按照檔案管理要求進行分類保存。（二）會議管理流程1.會議籌備根據(jù)公司領導要求或工作需要，確定會議主題、時間、地點和參會人員?？偨?jīng)辦文秘崗位負責起草會議通知，明確會議議程、要求等事項，并提前發(fā)送給參會人員。準備會議所需的資料、設備、文具等，布置會議場地。2.會議組織提前到達會議場地，檢查會議準備情況，引導參會人員簽到入場。會議期間，做好會議記錄，包括會議發(fā)言內容、討論要點、決策事項等。維持會議秩序，確保會議順利進行。3.會議紀要會議結束后，文秘人員及時整理會議紀要，經(jīng)總經(jīng)辦主任審核后發(fā)送給參會人員和相關部門。會議紀要應準確記錄會議主要內容和決策事項，明確責任人和完成時間。4.會議跟蹤總經(jīng)辦負責對會議決策事項的執(zhí)行情況進行跟蹤，定期向公司領導匯報。對未按時完成的事項，督促相關責任人盡快落實，并及時反饋進展情況。（三）檔案管理流程1.檔案收集各部門指定專人負責本部門文件資料的收集工作，確保檔案資料的完整性和準確性。定期將收集到的檔案資料移交總經(jīng)辦檔案崗位。2.檔案整理檔案崗位人員對接收的檔案資料進行分類、編號、編目，按照檔案管理要求進行整理。對檔案資料進行裝訂、裝盒，確保檔案整齊規(guī)范。3.檔案歸檔將整理好的檔案資料存入檔案庫房，按照檔案存放順序進行排列上架。建立檔案檢索目錄，方便檔案查詢和利用。4.檔案借閱公司內部人員因工作需要借閱檔案，需填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字后，到總經(jīng)辦檔案崗位辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，需辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案，按時歸還檔案。5.檔案銷毀對已過保管期限或無保存價值的檔案，由檔案崗位人員提出銷毀申請，填寫檔案銷毀清單。經(jīng)公司領導批準后，由檔案崗位人員會同相關部門人員進行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認。（四）行政管理流程1.辦公用品管理行政崗位定期統(tǒng)計辦公用品庫存情況，根據(jù)實際需求制定辦公用品采購計劃。負責辦公用品的采購工作，選擇合格的供應商，確保辦公用品質量和供應及時性。對采購的辦公用品進行驗收、入庫，并做好登記。定期發(fā)放辦公用品，建立辦公用品領用臺賬，記錄領用部門、人員、數(shù)量等信息。2.辦公設備管理建立辦公設備臺賬，詳細記錄辦公設備的型號、購置時間、使用部門等信息。定期對辦公設備進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。對于出現(xiàn)故障的辦公設備，及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。根據(jù)公司發(fā)展需要，合理安排辦公設備的更新和添置。3.車輛管理制定車輛使用管理制度，規(guī)范車輛使用流程。負責公司車輛的調度和安排，優(yōu)先保障公司領導及重要公務用車。定期對車輛進行檢查、保養(yǎng)和維修，確保車輛安全性能良好。做好車輛油耗、維修費用等統(tǒng)計工作，控制車輛使用成本。駕駛員應遵守交通規(guī)則和公司車輛使用規(guī)定，安全駕駛，文明行車。四、工作紀律與考核（一）工作紀律1.遵守公司作息時間，按時上下班，不得遲到、早退。如需請假，應按照公司請假制度辦理請假手續(xù)。2.工作時間內不得擅自離崗、串崗，不得從事與工作無關的事情。3.嚴格遵守公司保密制度，對公司機密文件、信息等予以保密，不得泄露給無關人員。4.對待工作認真負責，積極主動，不得推諉、扯皮，不得敷衍了事。5.遵守公司各項規(guī)章制度，服從公司工作安排，不得頂撞上級領導。6.注重言行舉止，維護公司形象，不得在公司內爭吵、打鬧、吸煙等。（二）考核制度1.總經(jīng)辦定期對工作人員的工作表現(xiàn)進行考核，考核內容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、工作能力等方面。2.考核方式