供應(yīng)商供貨流程管理規(guī)定

供應(yīng)商供貨流程管理規(guī)定一、總則1.目的為加強(qiáng)本商超與供應(yīng)商之間的合作，規(guī)范供應(yīng)商供貨流程，確保商品供應(yīng)的及時性、準(zhǔn)確性、質(zhì)量安全性，提高供應(yīng)鏈整體運(yùn)作效率，保障商超的正常運(yùn)營，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于所有與本商超建立合作關(guān)系，為商超提供商品及服務(wù)的供應(yīng)商。3.原則-公平公正原則：在供貨流程的各個環(huán)節(jié)，對所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭環(huán)境。-質(zhì)量優(yōu)先原則：始終將商品質(zhì)量放在首位，嚴(yán)格把控供貨質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。-高效協(xié)作原則：商超與供應(yīng)商應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)作，簡化流程，提高供貨效率。-合法合規(guī)原則：整個供貨流程必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。二、供應(yīng)商準(zhǔn)入1.供應(yīng)商資質(zhì)審核-基本資料提交：供應(yīng)商應(yīng)向商超采購部門提交營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一營業(yè)執(zhí)照）、法定代表人身份證明、授權(quán)代表身份證明等基礎(chǔ)資料，確保其具有合法經(jīng)營資格。-行業(yè)資質(zhì)證書：根據(jù)所供商品類別，供應(yīng)商需提供相應(yīng)的行業(yè)資質(zhì)證書，如生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書等，證明其具備生產(chǎn)或銷售相關(guān)商品的能力和資質(zhì)。-經(jīng)營業(yè)績與信譽(yù)：供應(yīng)商需提供過往的經(jīng)營業(yè)績資料，包括合作客戶名單、銷售數(shù)據(jù)等，同時采購部門將通過第三方信用評估機(jī)構(gòu)、行業(yè)口碑等渠道對供應(yīng)商的商業(yè)信譽(yù)進(jìn)行調(diào)查評估。2.實地考察-考察計劃：對于擬合作的重要供應(yīng)商或新供應(yīng)商，采購部門將組織實地考察小組，制定考察計劃，明確考察目的、內(nèi)容、行程安排等。-考察內(nèi)容：考察小組將對供應(yīng)商的生產(chǎn)基地（如涉及生產(chǎn)環(huán)節(jié)）、倉庫、辦公場所等進(jìn)行實地考察，重點(diǎn)考察生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制體系、倉儲管理、物流配送能力等方面情況。-考察報告：考察結(jié)束后，考察小組需撰寫詳細(xì)的考察報告，對供應(yīng)商的綜合實力進(jìn)行評價，提出是否適合合作的建議。3.樣品評估-樣品提供：供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)商超要求提供所供商品的樣品，樣品數(shù)量、規(guī)格、型號等應(yīng)符合規(guī)定。-檢測與評估：商超質(zhì)量檢驗部門將對樣品進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢測，包括外觀、性能、成分、安全指標(biāo)等方面的檢測，同時采購部門、銷售部門等相關(guān)人員將對樣品的市場適應(yīng)性、價格競爭力等進(jìn)行評估。-樣品評估報告：質(zhì)量檢驗部門和相關(guān)評估人員需出具樣品評估報告，明確樣品是否符合商超采購標(biāo)準(zhǔn)，是否可以進(jìn)入后續(xù)合作流程。4.合同簽訂-合同草案擬定：經(jīng)資質(zhì)審核、實地考察、樣品評估均合格后，采購部門將根據(jù)雙方協(xié)商結(jié)果擬定采購合同草案，合同內(nèi)容應(yīng)包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)、違約責(zé)任等條款。-合同審核與審批：合同草案擬定后，先由法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，然后提交采購部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等進(jìn)行審批。-合同簽訂與存檔：合同經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字蓋章后生效，雙方各執(zhí)一份。采購部門負(fù)責(zé)將合同原件進(jìn)行存檔管理，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、倉庫管理部門等。三、訂單管理1.訂單生成-需求預(yù)測：銷售部門根據(jù)歷史銷售數(shù)據(jù)、市場趨勢、促銷活動計劃等因素，對商品需求進(jìn)行預(yù)測，并定期向采購部門提交需求預(yù)測報告。-采購計劃制定：采購部門根據(jù)銷售部門的需求預(yù)測報告，結(jié)合庫存情況，制定采購計劃，明確采購商品的種類、數(shù)量、采購時間等。-訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)采購計劃，通過電子郵件、采購管理系統(tǒng)等方式向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，訂單內(nèi)容應(yīng)清晰準(zhǔn)確，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.訂單確認(rèn)-供應(yīng)商接收與確認(rèn)：供應(yīng)商在收到采購訂單后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)（一般為[X]個工作日）進(jìn)行確認(rèn)回復(fù)，明確是否能夠按照訂單要求提供商品。如因特殊原因無法滿足訂單要求，供應(yīng)商應(yīng)及時與采購部門溝通協(xié)商，提出解決方案。-訂單變更處理：在訂單執(zhí)行過程中，如因市場變化、客戶需求調(diào)整等原因需要變更訂單內(nèi)容（如商品數(shù)量、規(guī)格、交貨時間等），采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并重新簽訂補(bǔ)充協(xié)議或變更訂單。供應(yīng)商應(yīng)積極配合，確保變更后的訂單能夠順利執(zhí)行。四、商品生產(chǎn)與備貨（如涉及生產(chǎn)環(huán)節(jié)）1.生產(chǎn)計劃安排供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)采購訂單要求，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計劃，合理安排生產(chǎn)進(jìn)度，確保按時完成生產(chǎn)任務(wù)。生產(chǎn)計劃應(yīng)包括原材料采購、生產(chǎn)工序安排、質(zhì)量檢驗計劃等內(nèi)容，并及時向商超采購部門報備。2.原材料采購與管理-原材料供應(yīng)商選擇：供應(yīng)商應(yīng)選擇合格的原材料供應(yīng)商，確保所采購的原材料符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和環(huán)保要求。-原材料檢驗：原材料到貨后，供應(yīng)商應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗，確保原材料質(zhì)量合格后方可投入生產(chǎn)。對于關(guān)鍵原材料，可邀請商超質(zhì)量檢驗人員參與檢驗。-原材料庫存管理：供應(yīng)商應(yīng)建立完善的原材料庫存管理制度，合理控制原材料庫存水平，防止原材料積壓或缺貨，同時確保原材料存儲環(huán)境符合要求，避免原材料損壞變質(zhì)。3.生產(chǎn)過程質(zhì)量控制-生產(chǎn)工藝執(zhí)行：供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照既定的生產(chǎn)工藝進(jìn)行生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性和一致性。生產(chǎn)過程中如需要對生產(chǎn)工藝進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)提前通知商超采購部門，并提供相關(guān)的質(zhì)量驗證報告。-質(zhì)量檢驗：供應(yīng)商應(yīng)建立完善的質(zhì)量檢驗體系，在生產(chǎn)過程中進(jìn)行多道工序的質(zhì)量檢驗，包括首件檢驗、巡檢、成品檢驗等，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同約定的標(biāo)準(zhǔn)。對于不合格產(chǎn)品，應(yīng)及時進(jìn)行標(biāo)識、隔離和處理，防止流入下一環(huán)節(jié)。-生產(chǎn)記錄保存：供應(yīng)商應(yīng)保存完整的生產(chǎn)記錄，包括原材料采購記錄、生產(chǎn)過程記錄、質(zhì)量檢驗記錄等，以便追溯和查詢。生產(chǎn)記錄應(yīng)保存至少[X]年。4.備貨與包裝-備貨準(zhǔn)備：生產(chǎn)完成后，供應(yīng)商應(yīng)按照訂單要求進(jìn)行備貨，確保貨物數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格。同時，應(yīng)做好貨物的防護(hù)措施，防止貨物在存儲和運(yùn)輸過程中受到損壞。-包裝要求：供應(yīng)商應(yīng)按照商超的包裝規(guī)范對商品進(jìn)行包裝，包裝材料應(yīng)符合環(huán)保、安全要求，包裝上應(yīng)標(biāo)明商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等必要信息。對于易碎、易損商品，應(yīng)采取特殊的包裝防護(hù)措施。五、運(yùn)輸與配送1.運(yùn)輸方式選擇-供應(yīng)商負(fù)責(zé)運(yùn)輸：一般情況下，供應(yīng)商應(yīng)負(fù)責(zé)將商品運(yùn)輸至商超指定的交貨地點(diǎn)。供應(yīng)商可根據(jù)商品特點(diǎn)、交貨時間要求等因素選擇合適的運(yùn)輸方式，如公路運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸、航空運(yùn)輸?shù)取?商超指定運(yùn)輸：在某些特殊情況下，如商品有特殊運(yùn)輸要求或商超與第三方物流企業(yè)有合作協(xié)議，商超可指定運(yùn)輸方式或運(yùn)輸企業(yè)，供應(yīng)商應(yīng)積極配合。2.運(yùn)輸計劃與通知-運(yùn)輸計劃制定：供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)采購訂單的交貨時間要求，制定詳細(xì)的運(yùn)輸計劃，包括運(yùn)輸工具安排、運(yùn)輸路線規(guī)劃、預(yù)計運(yùn)輸時間等，并提前通知商超采購部門和倉庫管理部門。-運(yùn)輸通知：在貨物發(fā)運(yùn)前，供應(yīng)商應(yīng)及時向商超發(fā)送運(yùn)輸通知，告知貨物的發(fā)貨時間、預(yù)計到達(dá)時間、貨物清單等信息，以便商超做好收貨準(zhǔn)備。3.運(yùn)輸過程監(jiān)控-供應(yīng)商責(zé)任：供應(yīng)商應(yīng)負(fù)責(zé)對運(yùn)輸過程進(jìn)行監(jiān)控，確保貨物按時、安全送達(dá)交貨地點(diǎn)。如在運(yùn)輸過程中發(fā)生貨物損壞、丟失、延誤等情況，供應(yīng)商應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。-商超監(jiān)督：商超有權(quán)對運(yùn)輸過程進(jìn)行監(jiān)督，如要求供應(yīng)商提供運(yùn)輸軌跡信息、貨物狀態(tài)報告等。對于運(yùn)輸過程中出現(xiàn)的問題，商超應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，共同解決。4.貨物交接-到貨驗收準(zhǔn)備：貨物到達(dá)交貨地點(diǎn)前，倉庫管理部門應(yīng)做好到貨驗收準(zhǔn)備工作，包括安排驗收人員、準(zhǔn)備驗收工具和場地等。-現(xiàn)場驗收：貨物到達(dá)后，倉庫管理部門和質(zhì)量檢驗部門將對貨物進(jìn)行現(xiàn)場驗收，驗收內(nèi)容包括貨物數(shù)量、規(guī)格、外觀、包裝等方面。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，驗收人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，并做好記錄。-交接手續(xù)辦理：驗收合格后，雙方應(yīng)辦理貨物交接手續(xù)，填寫貨物交接單，明確貨物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、交接時間等信息，雙方簽字確認(rèn)。交接單一式多份，分別由供應(yīng)商、商超倉庫管理部門、采購部門等留存。六、商品驗收1.驗收標(biāo)準(zhǔn)制定-質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：商超應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及合同約定，制定詳細(xì)的商品質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)，明確商品的外觀、性能、成分、安全指標(biāo)等方面的具體要求。-包裝標(biāo)準(zhǔn)：包裝驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括包裝材料、包裝形式、標(biāo)識內(nèi)容等方面的要求，確保商品包裝符合規(guī)定，能夠有效保護(hù)商品并提供必要的信息。-數(shù)量與規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)：明確商品數(shù)量和規(guī)格的驗收方法和允許誤差范圍，確保所接收的商品數(shù)量準(zhǔn)確、規(guī)格符合訂單要求。2.驗收流程-初步檢查：貨物到達(dá)倉庫后，倉庫管理人員首先對貨物的外包裝、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行初步檢查，核對是否與送貨單一致。如發(fā)現(xiàn)明顯問題，應(yīng)立即與供應(yīng)商溝通并記錄。-抽樣檢驗：質(zhì)量檢驗人員按照規(guī)定的抽樣方法對商品進(jìn)行抽樣，然后依據(jù)驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗。抽樣數(shù)量應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保檢驗結(jié)果具有代表性。-檢驗項目執(zhí)行：質(zhì)量檢驗人員根據(jù)驗收標(biāo)準(zhǔn)，對商品的各項質(zhì)量指標(biāo)進(jìn)行檢驗，包括物理性能測試、化學(xué)成分分析、安全性能檢測等。對于需要專業(yè)設(shè)備或資質(zhì)的檢驗項目，可委托第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗。-驗收結(jié)果判定：根據(jù)檢驗結(jié)果，質(zhì)量檢驗人員對商品是否合格進(jìn)行判定。如商品全部符合驗收標(biāo)準(zhǔn)，則判定為驗收合格；如存在部分項目不符合標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)根據(jù)問題的嚴(yán)重程度進(jìn)行分類處理，如要求供應(yīng)商補(bǔ)貨、換貨或采取其他補(bǔ)救措施。3.不合格商品處理-標(biāo)識與隔離：對于驗收不合格的商品，倉庫管理人員應(yīng)立即進(jìn)行標(biāo)識，并將其隔離存放，防止不合格商品混入合格商品中。-通知供應(yīng)商：質(zhì)量檢驗部門應(yīng)及時將不合格商品的情況通知供應(yīng)商，說明不合格項目、原因及處理要求。供應(yīng)商應(yīng)在接到通知后規(guī)定時間內(nèi)（一般為[X]個工作日）做出回應(yīng)，提出解決方案。-處理方式：根據(jù)不合格商品的具體情況，可采取以下處理方式：-退貨：對于嚴(yán)重質(zhì)量問題或不符合合同基本要求的商品，商超有權(quán)要求供應(yīng)商退貨，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)退貨產(chǎn)生的一切費(fèi)用。-換貨：對于一般質(zhì)量問題，且供應(yīng)商能夠及時提供合格商品進(jìn)行更換的，可要求供應(yīng)商換貨。換貨過程中，供應(yīng)商應(yīng)確保新商品按時到達(dá)，且承擔(dān)運(yùn)輸?shù)认嚓P(guān)費(fèi)用。-補(bǔ)貨：如商品數(shù)量不足或部分規(guī)格不符合要求，供應(yīng)商應(yīng)按照要求進(jìn)行補(bǔ)貨，確保商超的正常銷售需求。-讓步接收：在某些特殊情況下，經(jīng)商超相關(guān)部門評估，對于雖不符合驗收標(biāo)準(zhǔn)但不影響商品正常使用和銷售的輕微缺陷商品，可在供應(yīng)商采取適當(dāng)措施（如降價、提供質(zhì)量保證等）后讓步接收，但供應(yīng)商仍需對商品質(zhì)量問題負(fù)責(zé)。七、貨款結(jié)算1.結(jié)算周期-雙方協(xié)商確定：商超與供應(yīng)商應(yīng)在合同中明確貨款結(jié)算周期，一般分為月結(jié)、季結(jié)等方式。結(jié)算周期的起始時間和截止時間應(yīng)明確界定。-調(diào)整規(guī)定：如需調(diào)整結(jié)算周期，雙方應(yīng)提前協(xié)商一致，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。任何一方不得擅自變更結(jié)算周期。2.結(jié)算憑證-發(fā)票開具：供應(yīng)商應(yīng)按照國家稅收法規(guī)和商超要求，在規(guī)定時間內(nèi)開具合法有效的發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際供貨情況相符，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息。發(fā)票開具后，供應(yīng)商應(yīng)及時將發(fā)票送達(dá)商超財務(wù)部門。-送貨單與驗收單：送貨單和驗收單是貨款結(jié)算的重要憑證。供應(yīng)商應(yīng)確保送貨單填寫準(zhǔn)確、完整，并經(jīng)商超倉庫管理人員和驗收人員簽字確認(rèn)。驗收單應(yīng)由質(zhì)量檢驗部門和倉庫管理部門共同出具，明確商品驗收結(jié)果。3.結(jié)算流程-提交結(jié)算申請：在結(jié)算周期截止后，供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)（一般為[X]個工作日）向商超采購部門提交結(jié)算申請，同時附上發(fā)票、送貨單、驗收單等結(jié)算憑證。-審核流程：采購部門收到結(jié)算申請后，首先對結(jié)算憑證的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初審，審核無誤后提交財務(wù)部門進(jìn)行復(fù)核。財務(wù)部門將對發(fā)票的合法性、金額計算的準(zhǔn)確性等進(jìn)行審核，并與采購部門、倉庫管理部門等核對相關(guān)數(shù)據(jù)。-付款審批：財務(wù)部門審核通過后，將結(jié)算申請?zhí)峤恢练止茴I(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行付款審批。審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間安排付款。4.異常情況處理-數(shù)據(jù)差異處理：如在結(jié)算過程中發(fā)現(xiàn)發(fā)票金額、送貨數(shù)量、驗收情況等數(shù)據(jù)存在差異，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通核實，查明原因。如因供應(yīng)商原因?qū)е聰?shù)據(jù)錯誤，供應(yīng)商應(yīng)及時更正相關(guān)憑證，并重新提交結(jié)算申請。-付款延遲處理：如因特殊原因?qū)е仑浛畈荒馨磿r支付，商超應(yīng)提前通知供應(yīng)商，并說明延遲付款的原因和預(yù)計付款時間。同時，商超應(yīng)積極采取措施解決問題，盡量減少對供應(yīng)商的影響。對于因延遲付款給供應(yīng)商造成的損失，雙方應(yīng)協(xié)商解決。八、售后服務(wù)1.退換貨政策-消費(fèi)者退換貨處理：商超應(yīng)建立完善的消費(fèi)者退換貨制度，對于消費(fèi)者提出的合理退換貨要求，應(yīng)按照制度規(guī)定及時處理。如因商品質(zhì)量問題導(dǎo)致的退換貨，供應(yīng)商應(yīng)積極配合商超，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。-商超與供應(yīng)商之間的退換貨：對于因質(zhì)量問題、滯銷、過季等原因需要在商超與供應(yīng)商之間進(jìn)行退換貨的情況，雙方應(yīng)在合同中明確退換貨的條件、流程和責(zé)任承擔(dān)方式。供應(yīng)商應(yīng)在接到商超退換貨通知后規(guī)定時間內(nèi)（一般為[X]個工作日）處理，確保退換貨工作順利進(jìn)行。2.質(zhì)量問題處理-質(zhì)量投訴受理：商超應(yīng)設(shè)立專門的質(zhì)量投訴渠道，及時受理消費(fèi)者對商品質(zhì)量問題的投訴。接到投訴后，應(yīng)立即進(jìn)行記錄，并通知質(zhì)量檢驗部門和采購部門進(jìn)行調(diào)查處理。-供應(yīng)商責(zé)任界定：質(zhì)量檢驗部門對質(zhì)量問題進(jìn)行調(diào)查分析，確定問題原因和責(zé)任歸屬。如屬于供應(yīng)商責(zé)任，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，包括但不限于商品召回、損失賠償、消費(fèi)者補(bǔ)償?shù)取?整改措施跟進(jìn)：對于因質(zhì)量問題被投訴的供應(yīng)商，商超應(yīng)要求其制定整改措施，并在規(guī)定時間內(nèi)提交整改報告。采購部門和質(zhì)量檢驗部門將對供應(yīng)商的整改情況進(jìn)行跟進(jìn)檢查，確保供應(yīng)商切實改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量。3.產(chǎn)品召回-召回啟動：如發(fā)現(xiàn)所售商品存在嚴(yán)重質(zhì)量安全問題，可能對消費(fèi)者的人身健康和安全造成危害，商超應(yīng)立即啟動產(chǎn)品召回程序，并及時通知供應(yīng)商。供應(yīng)商應(yīng)積極配合商超，提供召回所需的信息和支持。-召回實施：商超和供應(yīng)商應(yīng)共同制定召回計劃，明確召回范圍、召回方式、召回時間等內(nèi)容。召回計劃應(yīng)向社會公布，確保消費(fèi)者能夠及時了解召回信息。同時，雙方應(yīng)做好召回商品的登記、回收、處理等工作，防止問題商品再次流入市場。-后續(xù)處理：產(chǎn)品召回完成后，雙方應(yīng)對召回原因