物業(yè)許可制制度

物業(yè)許可制制度一、總則（一）目的為加強本高端小區(qū)物業(yè)管理服務(wù)的規(guī)范化、專業(yè)化水平，確保向業(yè)主提供優(yōu)質(zhì)、高效、安全的物業(yè)服務(wù)，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本小區(qū)實際情況，特制定物業(yè)許可制制度。本制度旨在明確物業(yè)公司內(nèi)部各類工作許可的申請、審批、發(fā)放、使用及監(jiān)督管理流程，規(guī)范員工行為，保障各項物業(yè)服務(wù)工作有序開展，維護小區(qū)的正常生活秩序和良好環(huán)境。（二）適用范圍本制度適用于本高端小區(qū)物業(yè)公司全體員工，包括但不限于管理人員、客服人員、維修人員、安保人員、保潔人員、綠化人員等。同時，適用于在本小區(qū)內(nèi)進行各類涉及物業(yè)管理服務(wù)相關(guān)活動的外部合作單位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：所有許可的設(shè)定、審批和管理均嚴格遵循國家法律法規(guī)以及物業(yè)管理相關(guān)行業(yè)規(guī)范。2.服務(wù)業(yè)主原則：以滿足業(yè)主需求、提升業(yè)主滿意度為出發(fā)點和落腳點，確保許可流程便捷高效，不影響正常物業(yè)服務(wù)工作的開展。3.風(fēng)險控制原則：充分評估各類許可事項可能帶來的風(fēng)險，通過合理的審批流程和監(jiān)督措施，有效防范安全、質(zhì)量等方面的問題。4.分級管理原則：根據(jù)許可事項的性質(zhì)、重要程度和風(fēng)險等級，實行分級審批和管理，明確各級審批權(quán)限和責任。二、許可類型及定義（一）工作任務(wù)許可指物業(yè)公司員工為完成日常工作任務(wù)，如維修、保潔、綠化養(yǎng)護等，需進入小區(qū)特定區(qū)域或動用特定資源時所需要獲得的許可。包括但不限于進入業(yè)主專屬區(qū)域進行維修服務(wù)、在小區(qū)公共區(qū)域進行大型清潔作業(yè)、對綠化景觀進行大規(guī)模修剪等。（二）特殊作業(yè)許可針對具有較高安全風(fēng)險或?qū)π^(qū)正常秩序有較大影響的作業(yè)活動所設(shè)立的許可。例如電氣設(shè)備的高壓操作、有限空間作業(yè)、動火作業(yè)、高處作業(yè)等。此類作業(yè)必須嚴格按照相關(guān)安全操作規(guī)程執(zhí)行，并在獲得許可后方可進行。（三）外來人員及車輛進入許可為保障小區(qū)的安全和秩序，對進入小區(qū)的外來人員（如訪客、裝修工人、供應(yīng)商等）和車輛（如送貨車輛、施工車輛等）實行許可管理制度。外來人員和車輛必須在辦理相應(yīng)許可手續(xù)后，按照規(guī)定的時間、路線和要求進入小區(qū)。（四）臨時活動許可業(yè)主或物業(yè)公司在小區(qū)內(nèi)組織臨時性活動，如文藝演出、體育比賽、促銷活動等，需要占用小區(qū)公共區(qū)域或?qū)π^(qū)正常生活秩序產(chǎn)生一定影響時，必須提前申請并獲得臨時活動許可。三、許可申請流程（一）工作任務(wù)許可申請1.申請人：由負責具體工作任務(wù)的員工提出申請。如維修工作由維修人員申請，保潔工作由保潔人員所屬班組負責人申請等。2.申請內(nèi)容：填寫《工作任務(wù)許可申請表》，詳細說明工作任務(wù)的內(nèi)容、地點、預(yù)計完成時間、所需資源等信息。對于涉及業(yè)主專屬區(qū)域的工作，需注明業(yè)主姓名、房號及業(yè)主同意的相關(guān)證明材料（如業(yè)主簽字的服務(wù)工單等）。3.提交申請：將填寫完整的申請表提交給所屬部門主管進行初步審核。（二）特殊作業(yè)許可申請1.申請人：由負責特殊作業(yè)的項目負責人提出申請。2.申請內(nèi)容：填寫《特殊作業(yè)許可申請表》，除基本信息外，需詳細描述特殊作業(yè)的類型、具體作業(yè)方案、安全保障措施、應(yīng)急處置預(yù)案等內(nèi)容。同時，應(yīng)附上作業(yè)人員的資質(zhì)證書、設(shè)備檢驗合格證明等相關(guān)材料。3.提交申請：申請表經(jīng)項目負責人簽字后，提交給公司安全管理部門進行專業(yè)審核。（三）外來人員及車輛進入許可申請1.申請人：-訪客由業(yè)主提前通過電話、微信公眾號、物業(yè)管理APP等方式向物業(yè)公司客服中心提出申請。-裝修工人、供應(yīng)商等長期或頻繁進入小區(qū)的外來人員和車輛，由相關(guān)業(yè)務(wù)對接人（如裝修負責人、采購人員等）向物業(yè)公司客服中心提交申請。2.申請內(nèi)容：-訪客申請需提供訪客姓名、身份證號碼、聯(lián)系電話、來訪目的、預(yù)計來訪時間、被訪業(yè)主姓名及房號等信息。-裝修工人、供應(yīng)商等申請需提供人員名單（包括姓名、身份證號碼、聯(lián)系電話等）、車輛信息（車牌號、車型、車輛用途等）、進入小區(qū)的時間段、工作內(nèi)容及相關(guān)證明材料（如裝修合同、供貨協(xié)議等）。3.提交申請：客服中心接到申請后，對信息進行初步核實，符合要求的予以受理，并根據(jù)情況進行后續(xù)審批流程。（四）臨時活動許可申請1.申請人：業(yè)主組織活動的，由業(yè)主本人向物業(yè)公司客服中心提出申請；物業(yè)公司組織活動的，由活動策劃部門負責人向客服中心提交申請。2.申請內(nèi)容：填寫《臨時活動許可申請表》，詳細說明活動的名稱、目的、時間、地點、參與人員數(shù)量、活動內(nèi)容及流程、安全保障措施、對小區(qū)正常秩序的影響評估及應(yīng)對措施等內(nèi)容。同時，需附上活動相關(guān)的策劃方案、宣傳資料等材料。3.提交申請：申請表經(jīng)申請人簽字后，提交給物業(yè)公司客服中心，由客服中心進行初步審核并流轉(zhuǎn)至相關(guān)部門進行審批。四、許可審批流程（一）工作任務(wù)許可審批1.部門主管審核：部門主管收到《工作任務(wù)許可申請表》后，對申請內(nèi)容進行審核。主要審核工作任務(wù)的合理性、必要性，所需資源是否滿足，以及與其他工作安排是否沖突等。如審核通過，部門主管在申請表上簽字，并提交給項目經(jīng)理審批。2.項目經(jīng)理審批：項目經(jīng)理從整體工作安排和資源調(diào)配的角度對申請進行審批。重點關(guān)注工作任務(wù)對小區(qū)整體運營和業(yè)主生活的影響，確保工作任務(wù)的執(zhí)行符合公司規(guī)定和服務(wù)標準。如審批通過，在申請表上簽字，許可申請生效；如存在問題，項目經(jīng)理可提出修改意見，退回部門主管要求申請人重新提交申請。（二）特殊作業(yè)許可審批1.安全管理部門審核：安全管理部門收到《特殊作業(yè)許可申請表》后，對特殊作業(yè)方案、安全保障措施、應(yīng)急處置預(yù)案等進行專業(yè)審核。審核作業(yè)是否符合相關(guān)安全法規(guī)和公司安全管理制度，安全措施是否到位，應(yīng)急處置預(yù)案是否可行等。如審核通過，安全管理部門負責人在申請表上簽字，并提交給公司分管安全的副總經(jīng)理審批。2.副總經(jīng)理審批：副總經(jīng)理從公司整體安全管理和風(fēng)險控制的角度對申請進行審批。重點關(guān)注特殊作業(yè)可能帶來的重大風(fēng)險及應(yīng)對措施的有效性，確保作業(yè)活動不會對小區(qū)安全和正常運營造成威脅。如審批通過，副總經(jīng)理在申請表上簽字，許可申請生效；如存在重大安全隱患或不符合公司規(guī)定的情況，副總經(jīng)理可拒絕審批，并要求申請人重新制定作業(yè)方案和安全措施。（三）外來人員及車輛進入許可審批1.客服中心初審：客服中心收到外來人員及車輛進入許可申請后，首先對申請信息的完整性和真實性進行核實。通過與業(yè)主確認訪客信息、檢查相關(guān)證明材料等方式，確保申請信息準確無誤。如初審?fù)ㄟ^，將申請信息錄入物業(yè)管理系統(tǒng)，并提交給安保部門負責人審批。2.安保部門負責人審批：安保部門負責人根據(jù)小區(qū)的安全管理規(guī)定和實際情況，對申請進行審批。重點關(guān)注外來人員和車輛的身份背景、進入小區(qū)的目的和時間是否合理，是否可能對小區(qū)安全造成潛在威脅等。如審批通過，安保部門負責人在系統(tǒng)中進行確認，并生成相應(yīng)的進入許可憑證（如訪客證、臨時停車證等）；如存在疑問或不符合規(guī)定的情況，安保部門負責人可要求客服中心進一步核實或拒絕審批。（四）臨時活動許可審批1.客服中心初審：客服中心對《臨時活動許可申請表》進行初步審核，主要審核申請內(nèi)容是否完整、活動方案是否合理、對小區(qū)正常秩序的影響評估是否客觀等。如初審?fù)ㄟ^，將申請表流轉(zhuǎn)至秩序維護部門、工程維修部門、環(huán)境管理部門等相關(guān)部門進行會簽。2.相關(guān)部門會簽：-秩序維護部門重點審核活動的安全保障措施是否到位，是否需要增加安保力量，活動現(xiàn)場的秩序維護方案是否可行等。-工程維修部門評估活動對小區(qū)公共設(shè)施設(shè)備的影響，如電力供應(yīng)、場地布置等方面是否需要進行相應(yīng)的改造或支持，確?；顒悠陂g設(shè)施設(shè)備的正常運行。-環(huán)境管理部門審查活動對小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生的影響，以及活動結(jié)束后的清潔恢復(fù)方案是否合理。-各部門在會簽意見欄填寫審核意見并簽字，如存在問題或需要修改的地方，應(yīng)明確提出具體要求。3.項目經(jīng)理審批：項目經(jīng)理綜合各部門的會簽意見，對臨時活動許可申請進行最終審批。從小區(qū)整體運營和業(yè)主利益的角度出發(fā)，權(quán)衡活動的可行性和對小區(qū)的影響。如審批通過，在申請表上簽字，許可申請生效；如存在重大問題或各部門意見分歧較大，項目經(jīng)理可組織相關(guān)部門進行協(xié)調(diào)溝通，或要求申請人對活動方案進行修改完善后重新提交申請。五、許可發(fā)放與使用（一）許可發(fā)放1.工作任務(wù)許可：經(jīng)審批通過后，由部門主管將《工作任務(wù)許可申請表》的副本發(fā)放給申請人。申請人憑此表作為執(zhí)行工作任務(wù)的依據(jù)，在工作過程中應(yīng)妥善保管，以備檢查。2.特殊作業(yè)許可：審批通過后，安全管理部門制作《特殊作業(yè)許可證》，許可證上應(yīng)注明作業(yè)類型、作業(yè)人員、作業(yè)時間、作業(yè)地點、安全注意事項等信息。安全管理部門將許可證發(fā)放給特殊作業(yè)項目負責人，項目負責人在作業(yè)現(xiàn)場應(yīng)將許可證懸掛在明顯位置。3.外來人員及車輛進入許可：-訪客：經(jīng)審批通過后，客服中心通過物業(yè)管理APP、短信等方式將訪客信息發(fā)送給安保人員。訪客到達小區(qū)門口時，安保人員核實信息無誤后，為訪客發(fā)放臨時訪客證，并指引訪客前往目的地。-裝修工人、供應(yīng)商等：審批通過后，客服中心通知申請人到物業(yè)公司指定地點領(lǐng)取臨時出入證和車輛通行證。臨時出入證應(yīng)注明人員姓名、照片、身份證號碼、工作單位、有效期等信息；車輛通行證應(yīng)注明車牌號、車輛類型、進入小區(qū)的時間段等信息。申請人應(yīng)確保外來人員和車輛在規(guī)定時間內(nèi)持證進入小區(qū)。4.臨時活動許可：審批通過后，物業(yè)公司客服中心向申請人發(fā)放《臨時活動許可證》，許可證上應(yīng)注明活動名稱、活動時間、活動地點、活動內(nèi)容、安全保障要求等信息。申請人在活動現(xiàn)場應(yīng)將許可證展示在顯著位置，以備檢查。（二）許可使用1.所有獲得許可的人員和車輛必須嚴格按照許可規(guī)定的時間、地點、范圍和要求開展相關(guān)活動，不得擅自變更或超出許可范圍。2.工作任務(wù)許可和特殊作業(yè)許可僅在規(guī)定的工作任務(wù)和作業(yè)期間有效，任務(wù)完成或作業(yè)結(jié)束后，許可自動失效。申請人應(yīng)及時將許可申請表或許可證交回相關(guān)部門存檔。3.外來人員和車輛應(yīng)在許可有效期內(nèi)進入和離開小區(qū)，遵守小區(qū)的各項管理規(guī)定。訪客離開小區(qū)時，應(yīng)將臨時訪客證交回安保人員；裝修工人、供應(yīng)商等外來人員和車輛在許可到期后，應(yīng)及時到物業(yè)公司辦理相關(guān)手續(xù)，交回臨時出入證和車輛通行證。4.獲得臨時活動許可的申請人應(yīng)按照許可要求組織活動，確保活動現(xiàn)場的安全和秩序?；顒悠陂g，應(yīng)安排專人負責與物業(yè)公司相關(guān)部門保持溝通協(xié)調(diào)，及時處理可能出現(xiàn)的問題?；顒咏Y(jié)束后，申請人應(yīng)按照承諾及時清理活動現(xiàn)場，恢復(fù)小區(qū)原狀。六、監(jiān)督與檢查（一）日常監(jiān)督1.各部門主管負責對本部門員工獲得的工作任務(wù)許可和特殊作業(yè)許可的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督。定期檢查員工是否按照許可要求開展工作，工作質(zhì)量是否符合標準，安全措施是否落實到位等。2.安保人員在小區(qū)出入口及巡邏過程中，對進入小區(qū)的外來人員和車輛進行檢查，核實其是否持有有效許可，是否按照規(guī)定的時間和路線行駛。發(fā)現(xiàn)問題及時制止，并上報物業(yè)公司相關(guān)部門。3.物業(yè)公司客服人員在日常工作中，對臨時活動的組織情況進行跟蹤了解，檢查活動是否按照許可要求進行，是否對小區(qū)正常秩序造成不良影響。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與活動申請人溝通協(xié)調(diào)，督促其整改。（二）定期檢查1.公司安全管理部門定期對特殊作業(yè)許可的執(zhí)行情況進行專項檢查。檢查特殊作業(yè)現(xiàn)場的安全措施落實情況、作業(yè)人員的資質(zhì)證書、設(shè)備運行狀況等，確保特殊作業(yè)活動安全有序進行。2.物業(yè)公司每月組織一次外來人員及車輛進入許可管理情況的檢查。檢查內(nèi)容包括許可申請流程是否規(guī)范、審批是否嚴格、證件發(fā)放與回收是否及時、外來人員和車輛是否遵守小區(qū)管理規(guī)定等。3.每季度由項目經(jīng)理牽頭，組織相關(guān)部門對臨時活動許可的審批和執(zhí)行情況進行全面檢查。評估活動對小區(qū)的影響，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善臨時活動許可管理制度。（三）違規(guī)處理1.對于未按規(guī)定申請許可或超出許可范圍開展活動的員工，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；造成嚴重后果的，依法追究其責任。2.對于未經(jīng)許可擅自進入小區(qū)的外來人員和車輛，安保人員應(yīng)予以制止，并根據(jù)情況采取相應(yīng)措施，如勸離小區(qū)、記錄相關(guān)信息等。對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，物業(yè)公司可限制其進入小區(qū)，并通報相關(guān)部門。3.對于違反臨時活動許可規(guī)定的申請人，物業(yè)公司有權(quán)責令其立即停止活動，并要求其整改。如造成小區(qū)公共設(shè)施損壞或其他損失的，申請人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。情節(jié)嚴重的，物業(yè)公司可取消其今后在小區(qū)內(nèi)組織活動的資格。七、培訓(xùn)與宣貫（一）內(nèi)部培訓(xùn)1.物業(yè)公司定期組織員工進行物業(yè)許可制制度的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括許可類型、申請流程、審批標準、使用規(guī)范、監(jiān)督檢查及違規(guī)處理等方面。確保員工熟悉制度內(nèi)容，掌握許可申請和使用的方法。2.針對特殊作業(yè)許可涉及的安全法規(guī)和操作規(guī)程，由安全管理部門組織專項培訓(xùn)，邀請專業(yè)人員進行授課，提高員工的安全意識和操作技能。培訓(xùn)結(jié)束后，對員工進行考核，考核合格后方可從事相關(guān)特殊作業(yè)。（二）外部宣貫1.通過小區(qū)公告欄、微信公眾號、物業(yè)管理APP等渠道，向業(yè)主宣傳物業(yè)許可制制度，特別是外來人員及車輛進入許可和臨時活動許可的相關(guān)規(guī)定，爭取業(yè)主的理解和支持。2.在與裝修公司、供應(yīng)商等外部合作單位簽訂合作協(xié)議時，明確告知其物業(yè)許可制制度的要求，并要求合作單位對其員工進行宣貫培訓(xùn)。確保外部合作單位及其人員遵守小區(qū)的