合同流程數(shù)字化管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司合同流程，提高合同管理效率，確保合同執(zhí)行的準(zhǔn)確性和可追溯性，充分利用數(shù)字化技術(shù)優(yōu)化合同管理工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及合同簽訂、履行、變更、終止等流程的部門和員工。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：合同條款應(yīng)準(zhǔn)確表述雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免模糊不清或歧義。3.及時性原則：各環(huán)節(jié)應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)完成相關(guān)操作，確保合同流程順暢。4.保密性原則：涉及合同的商業(yè)秘密和敏感信息應(yīng)嚴(yán)格保密。二、合同流程數(shù)字化管理平臺（一）平臺概述公司采用[具體數(shù)字化管理平臺名稱]作為合同流程數(shù)字化管理的核心工具，該平臺具備合同起草、審批、簽署、執(zhí)行跟蹤、歸檔等全流程功能。（二）平臺功能模塊1.合同起草：提供合同模板庫，員工可根據(jù)實(shí)際需求選擇合適模板進(jìn)行修改，也可自行起草合同。支持在線編輯、格式調(diào)整、條款引用等功能。2.審批流程設(shè)置：根據(jù)合同類型、金額等因素，靈活配置審批流程，明確各級審批人員的職責(zé)和審批權(quán)限。3.審批執(zhí)行：審批人員通過平臺接收待審批合同，進(jìn)行在線審批，可添加審批意見、批注等。系統(tǒng)自動記錄審批過程和時間。4.合同簽署：支持電子簽名功能，確保合同簽署的合法性和有效性。簽署后的合同自動歸檔至平臺。5.執(zhí)行跟蹤：實(shí)時跟蹤合同的履行情況，包括進(jìn)度更新、款項收付、交付記錄等?？稍O(shè)置提醒功能，確保相關(guān)人員及時處理合同執(zhí)行中的事項。6.合同變更：記錄合同變更的原因、內(nèi)容、審批過程等信息，確保變更后的合同得到有效管理。7.合同終止：對已完成或需終止的合同進(jìn)行操作，記錄終止原因和相關(guān)手續(xù)辦理情況。8.文檔管理：集中存儲合同相關(guān)的各類文檔，如附件、補(bǔ)充協(xié)議等，方便查閱和下載。（三）平臺使用要求1.員工應(yīng)熟悉平臺的操作流程，按照規(guī)定的權(quán)限和方式使用平臺功能。2.確保錄入平臺的合同信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，上傳的文檔格式規(guī)范、清晰。3.及時關(guān)注平臺上的待辦事項，按時完成審批、簽署等操作，避免延誤合同流程。三、合同起草與錄入（一）起草職責(zé)合同起草由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和法律法規(guī)要求，認(rèn)真起草合同條款，確保合同內(nèi)容合法、準(zhǔn)確、完整。（二）起草要求1.合同應(yīng)明確雙方當(dāng)事人的基本信息，包括名稱、地址、聯(lián)系方式等。2.詳細(xì)描述合同標(biāo)的，包括規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。3.清晰界定雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是涉及交付、驗收、付款、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款。4.對于復(fù)雜合同或涉及重大利益的合同，可咨詢法務(wù)部門或?qū)I(yè)律師的意見。（三）錄入平臺起草完成的合同應(yīng)及時錄入數(shù)字化管理平臺，錄入內(nèi)容應(yīng)與紙質(zhì)合同一致。錄入過程中應(yīng)確保合同條款的準(zhǔn)確性和完整性，選擇正確的合同類型和審批流程。四、合同審批（一）審批流程分類根據(jù)合同金額、性質(zhì)、風(fēng)險程度等因素，將合同審批流程分為以下幾類：1.簡易流程：適用于金額較小、風(fēng)險較低的常規(guī)合同，一般經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審批即可。2.一般流程：適用于金額適中、風(fēng)險一般的合同，通常需經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.復(fù)雜流程：適用于金額較大、風(fēng)險較高或涉及重大事項的合同，需經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)部門、財務(wù)部門等多部門聯(lián)合審批。（二）審批權(quán)限設(shè)置1.部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)審批本部門起草的合同，重點(diǎn)審核合同與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性、條款的合理性等。2.分管領(lǐng)導(dǎo)：根據(jù)職責(zé)分工，審批相關(guān)業(yè)務(wù)合同，關(guān)注合同對公司整體業(yè)務(wù)和戰(zhàn)略的影響。3.法務(wù)部門：審查合同的合法性，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險。4.財務(wù)部門：審核合同的財務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算周期、資金安排等，確保公司財務(wù)利益。（三）審批流程執(zhí)行1.合同錄入平臺后，系統(tǒng)自動按照預(yù)設(shè)流程發(fā)送待審批任務(wù)給相關(guān)人員。2.審批人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審批，如遇特殊情況需延長審批時間，應(yīng)及時與發(fā)起部門溝通并說明原因。3.審批過程中，審批人員可要求業(yè)務(wù)部門對合同條款進(jìn)行補(bǔ)充或修改，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合，及時反饋修改情況。4.所有審批意見應(yīng)明確、具體，審批通過的合同方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。五、合同簽署（一）簽署方式合同簽署采用電子簽名和紙質(zhì)簽名相結(jié)合的方式。對于具備電子簽名條件的合同，通過平臺進(jìn)行電子簽名；對于法律規(guī)定必須采用紙質(zhì)簽名的合同，按照傳統(tǒng)方式進(jìn)行紙質(zhì)簽名。（二）電子簽名流程1.合同審批通過后，系統(tǒng)生成帶有電子簽名區(qū)域的合同文本。2.合同雙方當(dāng)事人按照系統(tǒng)提示，使用合法有效的電子簽名工具進(jìn)行簽名。3.電子簽名完成后，系統(tǒng)自動驗證簽名的真實(shí)性和有效性，并將簽署后的合同歸檔保存。（三）紙質(zhì)簽名要求1.需紙質(zhì)簽名的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司印章管理規(guī)定，及時將合同文本提交至相關(guān)部門加蓋印章。2.蓋章過程應(yīng)嚴(yán)格登記，確保印章使用的安全性和可追溯性。3.紙質(zhì)合同簽署完成后，應(yīng)及時將合同副本提交至數(shù)字化管理平臺進(jìn)行掃描歸檔，以便于查閱和管理。六、合同執(zhí)行跟蹤（一）執(zhí)行責(zé)任人合同執(zhí)行由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)人員作為具體責(zé)任人，應(yīng)按照合同約定全面履行義務(wù)，確保合同順利執(zhí)行。（二）執(zhí)行跟蹤內(nèi)容1.進(jìn)度跟蹤：及時記錄合同履行過程中的各個環(huán)節(jié)的完成時間和情況，如交付時間、驗收時間等。2.款項收付跟蹤：與財務(wù)部門協(xié)作，跟蹤合同款項的收付情況，確保資金流動與合同約定一致。3.交付記錄：詳細(xì)記錄合同標(biāo)的的交付情況，包括交付方式、交付地點(diǎn)、交付數(shù)量等。4.問題處理：及時發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，如對方違約、不可抗力等，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，同時記錄問題處理的過程和結(jié)果。（三）跟蹤方式1.業(yè)務(wù)人員通過數(shù)字化管理平臺實(shí)時更新合同執(zhí)行情況，上傳相關(guān)證明文件和資料。2.定期召開合同執(zhí)行協(xié)調(diào)會，由業(yè)務(wù)部門匯報合同執(zhí)行進(jìn)展，共同解決執(zhí)行過程中遇到的問題。3.建立合同執(zhí)行預(yù)警機(jī)制，對于可能影響合同按時履行的風(fēng)險因素提前發(fā)出預(yù)警，提醒相關(guān)人員及時采取措施。七、合同變更與終止（一）合同變更1.變更申請：合同履行過程中如需變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫合同變更申請表，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容和對合同其他條款的影響。2.審批流程：合同變更申請表按照原合同審批流程進(jìn)行審批，確保變更后的合同符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.系統(tǒng)更新：審批通過后，在數(shù)字化管理平臺上對合同進(jìn)行相應(yīng)變更，并更新相關(guān)執(zhí)行跟蹤信息。（二）合同終止1.終止原因：合同終止的原因包括合同履行完畢、雙方協(xié)商一致、一方違約、不可抗力等。2.終止申請：業(yè)務(wù)部門提出合同終止申請，說明終止原因和終止后的處理措施。3.審批流程：合同終止申請經(jīng)相關(guān)部門審批后，方可進(jìn)行后續(xù)操作。4.后續(xù)處理：合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)完成相關(guān)的結(jié)算、清理等工作，并將合同終止情況在數(shù)字化管理平臺上進(jìn)行記錄。八、合同文檔管理（一）文檔分類合同文檔包括合同文本、審批文件、執(zhí)行記錄、變更文件、終止文件等。（二）存儲方式所有合同文檔均應(yīng)在數(shù)字化管理平臺上進(jìn)行存儲，同時根據(jù)需要可備份至外部存儲設(shè)備，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）查閱權(quán)限根據(jù)工作需要，不同人員具有不同的合同文檔查閱權(quán)限。一般情況下，合同涉及部門的相關(guān)人員可查閱本部門的合同文檔；法務(wù)、財務(wù)等支持部門在履行職責(zé)時可查閱相關(guān)合同文檔；其他人員如需查閱，需經(jīng)過相應(yīng)的審批流程。（四）文檔清理定期對已完成的合同文檔進(jìn)行清理，按照公司檔案管理規(guī)定，確定文檔的保存期限，對超過保存期限的文檔進(jìn)行銷毀或存檔處理。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立合同管理監(jiān)督小組，定期對合同流程數(shù)字化管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組重點(diǎn)檢查合同流程的執(zhí)行情況、合同信息的準(zhǔn)確性、文檔管理的規(guī)范性等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核指標(biāo)1.合同按時審批通過率：考核合同是否在規(guī)定時間內(nèi)完成審批流程。2.合同執(zhí)行準(zhǔn)確率：考察合同執(zhí)行過程中各項義務(wù)的履行是否符合合同約定。3.合同文檔完整性：評估合同相關(guān)文檔是否齊全、規(guī)范。4.合同糾紛發(fā)生率：統(tǒng)計因合同問題引發(fā)的糾紛數(shù)量。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.將考核結(jié)果與員工績