婦代會(huì)工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)婦代會(huì)工作檔案的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在婦代會(huì)工作中的重要作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于婦代會(huì)工作中形成的各類(lèi)檔案資料的管理，包括但不限于會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、活動(dòng)資料、會(huì)員信息、權(quán)益維護(hù)記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：婦代會(huì)工作檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映婦代會(huì)工作的實(shí)際情況，保證其真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守檔案管理的安全保密規(guī)定，防止檔案資料的泄露、丟失和損壞。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)婦代會(huì)工作檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.嚴(yán)格遵守檔案管理的安全保密規(guī)定，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案資料的泄露、丟失和損壞。6.積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為婦代會(huì)工作提供參考依據(jù)和決策支持。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)形成的檔案資料的收集、整理，并定期移交檔案管理人員歸檔。2.配合檔案管理人員做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定填寫(xiě)相關(guān)登記表。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.婦代會(huì)各類(lèi)會(huì)議記錄，包括會(huì)議通知、議程、決議、紀(jì)要等。2.工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。3.開(kāi)展各類(lèi)活動(dòng)的方案、通知、照片、視頻、新聞報(bào)道等資料。4.會(huì)員信息登記表、會(huì)員名冊(cè)、會(huì)員代表大會(huì)代表名單等。5.婦女權(quán)益維護(hù)工作記錄，包括來(lái)信來(lái)訪記錄、調(diào)解協(xié)議、處理結(jié)果等。6.與上級(jí)婦聯(lián)及其他單位的往來(lái)文件、信函、交流活動(dòng)資料等。7.其他與婦代會(huì)工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為綜合類(lèi)、會(huì)議類(lèi)、活動(dòng)類(lèi)、會(huì)員類(lèi)、權(quán)益維護(hù)類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，目錄應(yīng)打印或手寫(xiě)清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案資料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于跨年度的檔案資料，應(yīng)在其全部結(jié)束后的一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)將整理好的檔案資料移交檔案管理人員，檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)、檢查，確保檔案資料符合歸檔要求。2.檔案管理人員按照分類(lèi)編號(hào)的方法對(duì)檔案進(jìn)行整理、裝訂，并編制檔案目錄。3.將裝訂好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息，然后將檔案盒存放在檔案柜中。（三）保管期限1.永久保管：反映婦代會(huì)重要?dú)v史事件、重大決策、重要活動(dòng)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案資料。2.定期保管：分為30年和10年兩種期限。保管期限為30年的檔案資料，主要包括婦代會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、重要會(huì)議記錄、會(huì)員代表大會(huì)資料、婦女權(quán)益維護(hù)工作的重要文件等。保管期限為10年的檔案資料，主要包括一般性會(huì)議記錄、活動(dòng)資料、日常工作文件等。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類(lèi)存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.做好檔案的防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的安全保密規(guī)定，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在非工作時(shí)間查閱檔案。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱婦代會(huì)工作檔案。2.外單位因工作需要查閱與本單位婦代會(huì)工作相關(guān)的檔案資料，須經(jīng)婦代會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息。2.將申請(qǐng)表提交檔案管理人員，檔案管理人員根據(jù)查閱范圍進(jìn)行審核，報(bào)婦代會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照查閱申請(qǐng)表的要求提供檔案資料，查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案資料的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如需摘錄或復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行。（三）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限等信息。2.將申請(qǐng)表提交檔案管理人員，檔案管理人員根據(jù)借閱范圍進(jìn)行審核，報(bào)婦代會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照借閱申請(qǐng)表的要求提供檔案資料，借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人借閱檔案時(shí)，應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員提出鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》。2.組織婦代會(huì)相關(guān)人員對(duì)鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告，報(bào)婦代會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》報(bào)婦代會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案資料徹底銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立婦代會(huì)工作檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對(duì)已有的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，并按照檔案管理的要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等處理，錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.對(duì)新形成的檔案資料，應(yīng)在完成紙質(zhì)歸檔的同時(shí)，及時(shí)將電子文件錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。（三）系統(tǒng)管理1.配備專業(yè)的系統(tǒng)管理人員，負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理。2.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止