書法培訓班檔案管理制度一、總則（一）目的為加強書法培訓班檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教學、管理及其他各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于書法培訓班全體教職員工及學員檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：書法培訓班檔案由專門的檔案管理部門或人員進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映書法培訓班的各項活動和歷史面貌。3.保密性原則：對涉及個人隱私、商業(yè)機密等重要檔案信息，應嚴格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應便于教職員工和學員查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理室，負責書法培訓班各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。2.做好檔案的安全保管工作，確保檔案不受損壞、丟失和泄露。定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.根據(jù)工作需要，及時為教職員工和學員提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記工作。4.對檔案進行鑒定，定期清理過期、無用檔案，做好檔案的銷毀工作。5.負責檔案管理系統(tǒng)的維護和更新，確保檔案信息的準確錄入和有效利用。6.參與檔案管理制度的制定和完善，提出合理化建議，推動檔案管理工作的規(guī)范化、科學化。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.教學檔案教學計劃、教學大綱、教案、教學課件等。學員作業(yè)、作品、考級證書等。教學活動記錄，如公開課、講座、比賽等。2.師資檔案教師個人簡歷、學歷證書、教師資格證書、培訓證書等。教師教學成果、獲獎情況、教學評價等。教師培訓記錄、進修經歷等。3.學員檔案學員基本信息登記表，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、家庭住址等。學員入學申請表、繳費憑證、考勤記錄等。學員學習檔案，如學習進度、成績、評語等。學員獎懲記錄。4.行政檔案培訓班發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、總結等。培訓班規(guī)章制度、會議紀要、通知等。培訓班財務檔案，如預算、決算、收支明細等。培訓班設備資產檔案，如設備清單、采購合同、維修記錄等。5.宣傳檔案培訓班宣傳資料，如招生簡章、宣傳海報、宣傳單頁等。培訓班活動照片、視頻、新聞報道等。學員優(yōu)秀作品展示資料。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用分類號+年度號+順序號的形式。1.分類號：根據(jù)檔案分類，分別用不同的字母表示，如教學檔案用“JX”表示，師資檔案用“SZ”表示，學員檔案用“XY”表示，行政檔案用“XZ”表示，宣傳檔案用“XC”表示。2.年度號：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，2023年形成的第一份教學檔案編號為“JX2023001”。四、檔案收集（一）收集范圍1.凡是與書法培訓班教學、管理、宣傳等工作相關的具有保存價值的文件、資料、記錄等均應收集歸檔。2.包括紙質文件、電子文件、照片、視頻、實物等各種載體形式的檔案。（二）收集時間1.各類檔案應在形成后及時收集歸檔，確保檔案的完整性和時效性。2.對于一些定期形成的檔案，如年度工作計劃、總結、財務報表等，應在規(guī)定時間內收集歸檔。3.對于臨時性活動形成的檔案，應在活動結束后一周內收集歸檔。（三）收集要求1.各部門和個人應明確檔案收集的責任人，及時將應歸檔的文件、資料等移交檔案管理部門。2.移交的檔案應齊全完整、字跡清晰、簽署完備，電子文件應格式規(guī)范、內容完整。3.檔案管理部門應對接收的檔案進行認真核對，對不符合要求的檔案，應及時退回相關部門或個人進行補充、修正。五、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范和標準，力求整齊、美觀、實用。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類方案，將收集到的檔案進行分類。2.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標注檔案編號、題名等信息。（三）整理流程1.接收檔案：檔案管理部門接收各部門和個人移交的檔案。2.初步審核：對接收的檔案進行初步審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。3.分類整理：按照檔案分類方案進行分類整理。4.裝訂編目：對紙質檔案進行裝訂、編目。5.裝盒上架：將整理好的檔案裝入檔案盒，上架存放，并建立檔案存放索引。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質檔案應分類存放于檔案柜中，排列有序，便于查找。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份存儲設備應異地存放。3.照片、視頻等特殊載體檔案應單獨整理、存放，并做好標識。4.實物檔案應妥善保管，如有損壞或丟失，應及時查明原因并進行處理。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和利用價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映書法培訓班主要職能活動和歷史面貌的，對培訓班、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。主要包括重要的教學、師資、學員、行政等方面的檔案。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。主要包括一般性的教學、行政等方面的檔案。2.檔案保管期限的確定應嚴格按照國家有關規(guī)定和本制度執(zhí)行。對于保管期限已滿的檔案，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設備設施的安全管理。2.檔案管理人員應嚴格遵守檔案安全操作規(guī)程，定期對檔案進行檢查、盤點，確保檔案的安全。3.加強對檔案信息的安全保護，防止檔案信息泄露。對涉及重要機密的檔案，應嚴格限制查閱范圍，并采取加密存儲、訪問控制等安全措施。4.制定檔案應急預案，對可能發(fā)生的火災、水災、盜竊等突發(fā)事件，應制定相應的應對措施，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠及時保護檔案安全。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.全面審查原則：對檔案的內容、來源、形式、保管期限等進行全面審查，確定檔案的價值。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員等組成，對檔案進行集體鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案鑒定人員直接對檔案進行審查，根據(jù)檔案的內容、價值等確定其保管期限。2.分析比較法：通過對不同時期、不同類型檔案的分析比較，確定檔案的價值和保管期限。3.效益評估法：從檔案的利用效益、社會效益等方面評估檔案的價值，確定其保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經書法培訓班負責人審批同意后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等。4.銷毀后的檔案應在《檔案銷毀清冊》上登記，并由監(jiān)銷人員簽字確認?！稒n案銷毀清冊》應永久保存。八、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.教職員工因工作需要，可查閱與本人工作相關的檔案。2.學員及家長因了解學員學習情況等原因，可查閱學員本人的檔案。3.外單位因工作需要查閱書法培訓班檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等。2.《檔案查閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，安排專人提供查閱服務，并做好查閱記錄。4.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等。2.《檔案借閱申請表》經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。3.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。如因工作需要復制、摘錄檔案的，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案的完整性和準確性，如有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究借閱人員的責任。九、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：包括查閱、借閱檔案的人次、內容、時間等。3.檔案保管期限統(tǒng)計：統(tǒng)計