公司收付款流程管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司收付款流程，確保公司資金安全、流動(dòng)順暢，提高財(cái)務(wù)運(yùn)作效率，保障公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的正常開展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及收付款的部門和業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于銷售業(yè)務(wù)收款、采購業(yè)務(wù)付款、費(fèi)用報(bào)銷、資金往來等。3.基本原則合法性原則：收付款行為必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。準(zhǔn)確性原則：收付款信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保資金流向清晰、賬目記錄準(zhǔn)確。及時(shí)性原則：收付款操作應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，避免逾期付款或收款造成的損失和不良影響。安全性原則：保障資金安全，防止出現(xiàn)資金被盜、挪用等風(fēng)險(xiǎn)。審批流程規(guī)范原則：所有收付款業(yè)務(wù)均需按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，未經(jīng)審批不得擅自收付款。二、收款流程1.銷售收款訂單簽訂：銷售部門與客戶簽訂銷售合同，明確銷售金額、付款方式、付款期限等條款。發(fā)貨通知：銷售部門根據(jù)合同要求安排發(fā)貨，并及時(shí)向客戶發(fā)出發(fā)貨通知，告知發(fā)貨日期、預(yù)計(jì)到貨日期等信息?？铐?xiàng)跟進(jìn)：銷售部門指定專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)款項(xiàng)回收情況，定期與客戶溝通，了解付款進(jìn)度，提醒客戶按時(shí)付款。收款申請(qǐng)：客戶付款前，銷售部門應(yīng)根據(jù)合同約定填寫收款申請(qǐng)單，詳細(xì)注明客戶名稱、合同編號(hào)、收款金額、收款方式等信息，并提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門收到收款申請(qǐng)單后，對(duì)收款金額、付款方式、客戶信息等進(jìn)行審核。審核無誤后，在申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并將相關(guān)信息錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。款項(xiàng)收?。贺?cái)務(wù)部門根據(jù)審核通過的收款申請(qǐng)單，與客戶溝通收款事宜，確定具體的收款方式和時(shí)間?？铐?xiàng)到賬后，財(cái)務(wù)人員及時(shí)核對(duì)收款金額與申請(qǐng)單一致，并在系統(tǒng)中進(jìn)行收款確認(rèn)，更新客戶應(yīng)收賬款余額。發(fā)票開具：財(cái)務(wù)部門在收到款項(xiàng)并確認(rèn)無誤后，根據(jù)合同約定及時(shí)為客戶開具發(fā)票。發(fā)票開具應(yīng)按照國家稅收法規(guī)的要求，確保發(fā)票內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。收款記錄與核對(duì)：財(cái)務(wù)部門定期對(duì)收款記錄進(jìn)行核對(duì)，確保收款金額與發(fā)票金額一致，賬款相符。如有差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。同時(shí)，將收款情況反饋給銷售部門，以便其與客戶進(jìn)一步溝通協(xié)調(diào)。2.其他收款收入類業(yè)務(wù)：對(duì)于公司其他各類收入業(yè)務(wù)，如租金收入、利息收入、資產(chǎn)處置收入等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在收入實(shí)現(xiàn)后及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提交收入確認(rèn)單，注明收入來源、金額、收款方式等信息。財(cái)務(wù)審核與收款：財(cái)務(wù)部門收到收入確認(rèn)單后，按照銷售收款的審核流程進(jìn)行審核。審核通過后，根據(jù)確認(rèn)的收款方式及時(shí)收取款項(xiàng)，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。三、付款流程1.采購付款采購申請(qǐng)：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫采購申請(qǐng)單，詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)付款日期等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。審批流程：部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽署審批意見后提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)采購申請(qǐng)的預(yù)算金額、資金安排等進(jìn)行審核，審核通過后提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。合同簽訂：經(jīng)審批通過的采購申請(qǐng)，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購內(nèi)容、價(jià)格、付款方式、付款期限等條款。合同簽訂后，采購部門將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門備案。到貨驗(yàn)收：采購物品到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收單，注明驗(yàn)收情況、實(shí)際到貨數(shù)量、質(zhì)量狀況等信息，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。付款申請(qǐng)：采購部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫付款申請(qǐng)單，詳細(xì)注明供應(yīng)商名稱、合同編號(hào)、付款金額、付款方式、付款期限等信息，并附上采購申請(qǐng)單、合同副本、驗(yàn)收單等相關(guān)資料，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)單及相關(guān)資料后，對(duì)付款金額、付款方式、合同條款、驗(yàn)收情況等進(jìn)行仔細(xì)審核。審核無誤后，在申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批?？铐?xiàng)支付：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門按照審批意見安排款項(xiàng)支付。支付方式包括支票支付、網(wǎng)銀支付、電匯等。支付時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)確保支付信息準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)支付錯(cuò)誤或延誤。賬務(wù)處理：款項(xiàng)支付后，財(cái)務(wù)部門及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，更新應(yīng)付賬款余額，并將付款情況反饋給采購部門，以便其與供應(yīng)商做好溝通協(xié)調(diào)工作。2.費(fèi)用報(bào)銷付款費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)：員工發(fā)生費(fèi)用支出后，應(yīng)按照公司規(guī)定及時(shí)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，詳細(xì)注明費(fèi)用發(fā)生日期、事由、金額、發(fā)票號(hào)碼等信息，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。報(bào)銷單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。部門審批：部門負(fù)責(zé)人對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，簽署審批意見后提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門收到費(fèi)用報(bào)銷單及相關(guān)憑證后，對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的合規(guī)性、發(fā)票的真實(shí)性、報(bào)銷金額的準(zhǔn)確性等進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括但不限于費(fèi)用是否符合公司規(guī)定的報(bào)銷范圍、發(fā)票是否真實(shí)有效、報(bào)銷流程是否規(guī)范等。審核無誤后，在報(bào)銷單上簽字確認(rèn)，并提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批：公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行最終審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門安排款項(xiàng)支付?？铐?xiàng)支付：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批意見，通過現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬等方式將報(bào)銷款項(xiàng)支付給員工。支付完成后，在報(bào)銷單上加蓋“已支付”印章，并進(jìn)行賬務(wù)處理。3.其他付款業(yè)務(wù)付款：對(duì)于公司其他各類業(yè)務(wù)付款，如支付服務(wù)費(fèi)、租金、水電費(fèi)等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定或?qū)嶋H發(fā)生情況填寫付款申請(qǐng)單，注明付款事由、金額、付款方式等信息，并按照采購付款或費(fèi)用報(bào)銷付款的審批流程進(jìn)行審批和支付。特殊付款：對(duì)于一些特殊情況下的付款，如緊急采購付款、賠償款支付等，需按照公司制定的特殊付款流程進(jìn)行處理。特殊付款流程通常包括額外的審批環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，以確保付款的必要性和安全性。四、票據(jù)管理1.發(fā)票管理發(fā)票開具：公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)發(fā)票的開具工作。發(fā)票開具人員應(yīng)嚴(yán)格按照國家稅收法規(guī)的要求，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況如實(shí)開具發(fā)票，確保發(fā)票內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。發(fā)票領(lǐng)?。贺?cái)務(wù)部門設(shè)立發(fā)票領(lǐng)取登記制度，指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的領(lǐng)取、發(fā)放和保管。發(fā)票領(lǐng)取人員應(yīng)在發(fā)票領(lǐng)購簿上簽字確認(rèn)，并妥善保管發(fā)票。發(fā)票使用：發(fā)票開具人員在開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照發(fā)票號(hào)碼順序依次開具，不得跳號(hào)、虛開。開具后的發(fā)票存根聯(lián)應(yīng)按照規(guī)定的期限妥善保管，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查。發(fā)票作廢：如發(fā)生發(fā)票開具錯(cuò)誤或其他需要作廢發(fā)票的情況，發(fā)票開具人員應(yīng)在發(fā)票上加蓋“作廢”印章，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行作廢處理。作廢發(fā)票的所有聯(lián)次應(yīng)妥善保管，不得擅自銷毀。發(fā)票遺失處理：如發(fā)生發(fā)票遺失情況，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門報(bào)告，并采取必要的補(bǔ)救措施。根據(jù)稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求，辦理發(fā)票掛失、補(bǔ)辦等手續(xù)。2.收據(jù)管理收據(jù)開具：公司在收到款項(xiàng)時(shí)，如需開具收據(jù)，應(yīng)按照公司規(guī)定的收據(jù)格式進(jìn)行開具。收據(jù)開具人員應(yīng)如實(shí)填寫收款日期、交款單位、收款金額、收款事由等信息，并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章。收據(jù)領(lǐng)取與保管：財(cái)務(wù)部門設(shè)立收據(jù)領(lǐng)取登記制度，指定專人負(fù)責(zé)收據(jù)的領(lǐng)取、發(fā)放和保管。收據(jù)領(lǐng)取人員應(yīng)在收據(jù)領(lǐng)用簿上簽字確認(rèn)，并妥善保管收據(jù)。收據(jù)使用與核銷：收據(jù)開具人員應(yīng)按照編號(hào)順序依次開具收據(jù)，不得跳號(hào)、虛開。開具后的收據(jù)存根聯(lián)應(yīng)定期交回財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核銷。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)收據(jù)的使用情況進(jìn)行檢查，確保收據(jù)的開具和使用符合規(guī)定。五、審批流程1.審批權(quán)限設(shè)置根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)規(guī)模，明確不同層級(jí)人員的收付款審批權(quán)限。一般情況下，小額收付款業(yè)務(wù)由部門負(fù)責(zé)人審批，較大金額的收付款業(yè)務(wù)需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。具體審批權(quán)限劃分如下：部門負(fù)責(zé)人審批權(quán)限：單筆收付款金額在[X]元以下的業(yè)務(wù)，由部門負(fù)責(zé)人審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限：單筆收付款金額在[X]元及以上的業(yè)務(wù)，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)業(yè)務(wù)情況，授予財(cái)務(wù)總監(jiān)一定的審批額度，在該額度內(nèi)的收付款業(yè)務(wù)可由財(cái)務(wù)總監(jiān)直接審批。2.審批流程規(guī)范收付款申請(qǐng)?zhí)峤唬簶I(yè)務(wù)部門或相關(guān)人員按照規(guī)定填寫收付款申請(qǐng)單，并附上相關(guān)資料，提交給審批流程的第一個(gè)環(huán)節(jié)。逐級(jí)審批：收付款申請(qǐng)單按照審批權(quán)限依次提交給各級(jí)審批人員進(jìn)行審批。審批人員應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容，簽署審批意見，并注明審批日期。終審：經(jīng)過各級(jí)審批后，收付款申請(qǐng)單提交給終審人員進(jìn)行最后的審批。終審人員如無異議，應(yīng)簽署“同意”意見，完成審批流程。如終審人員提出異議，應(yīng)退還申請(qǐng)單并說明理由，業(yè)務(wù)部門或相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)意見進(jìn)行修改或補(bǔ)充后重新提交審批。審批記錄保存：財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立收付款審批記錄檔案，將每一筆收付款申請(qǐng)的審批過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括申請(qǐng)日期、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)金額、審批人員、審批意見等信息。審批記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計(jì)。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)收付款流程進(jìn)行審計(jì)檢查，審查收付款業(yè)務(wù)的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和完整性。審計(jì)內(nèi)容包括收付款審批流程執(zhí)行情況、票據(jù)管理情況、賬務(wù)處理情況等。內(nèi)部審計(jì)部門在審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于違反收付款流程制度的行為，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.財(cái)務(wù)自查財(cái)務(wù)部門每月定期對(duì)收付款業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，核對(duì)收付款記錄與銀行對(duì)賬單、發(fā)票、合同等相關(guān)資料是否一致，檢查收付款審批流程是否規(guī)范執(zhí)行。財(cái)務(wù)自查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保收付款業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將自查情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控建立收付款風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)大額收付款、異常收付款等情況進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控。財(cái)務(wù)部門應(yīng)密切關(guān)注收付款業(yè)務(wù)的資金流向和風(fēng)險(xiǎn)狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。對(duì)于可能存在風(fēng)險(xiǎn)的收付款業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并與相關(guān)部門協(xié)同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)對(duì)，確保公司資金安全。七、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定違反本制度規(guī)定的收付款流程，如未經(jīng)審批擅自收付款、偽造或篡改收付款信息、挪用資金等行為，均屬于違規(guī)行為。在票據(jù)管理方面，如虛開發(fā)票、開具虛假收據(jù)、遺失發(fā)票未及時(shí)報(bào)告等行為，也屬于違規(guī)行為。2.違規(guī)處理措施對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理措施，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)實(shí)際損失情況確定，可從違規(guī)人員的工資、獎(jiǎng)金等收入中扣除。對(duì)于構(gòu)成違法犯罪行為的，公司將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。八、附則1.制度解釋本制度由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。如有未盡事宜或需要對(duì)制度進(jìn)行修訂，由財(cái)務(wù)部門提出修訂建議，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。2.制度修訂隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和法律法規(guī)的變化，本制度將適時(shí)進(jìn)行修訂。制度修訂的程序包括提出修訂意見、征求相關(guān)部門和人