上市公司行政部管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范上市公司行政部的工作流程，提高行政部工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)行政事務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于上市公司行政部全體員工以及公司各部門與行政部相關(guān)的工作對(duì)接。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.服務(wù)至上原則：以服務(wù)公司各部門和全體員工為宗旨，提供高效、優(yōu)質(zhì)的行政支持。3.規(guī)范化原則：建立健全各項(xiàng)工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保行政工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.效率優(yōu)先原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，及時(shí)響應(yīng)公司需求。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）行政部組織架構(gòu)行政部設(shè)部門經(jīng)理一名，副經(jīng)理一名，下設(shè)行政事務(wù)組、后勤保障組、檔案管理組等若干小組。（二）部門職責(zé)1.部門經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)行政部的日常管理工作，制定部門工作計(jì)劃并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)行政部與公司其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作的順利開展。負(fù)責(zé)行政部人員的績效考核、培訓(xùn)與發(fā)展等工作。審核行政部各項(xiàng)費(fèi)用支出，控制行政成本。參與公司重要行政決策，為公司發(fā)展提供行政支持。2.副經(jīng)理職責(zé)協(xié)助部門經(jīng)理開展工作，負(fù)責(zé)行政部部分專項(xiàng)工作的組織與實(shí)施。負(fù)責(zé)行政事務(wù)組的日常管理工作，指導(dǎo)行政專員完成各項(xiàng)行政事務(wù)。協(xié)助部門經(jīng)理進(jìn)行行政部內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)反饋工作進(jìn)展情況。負(fù)責(zé)與外部相關(guān)單位的溝通與聯(lián)絡(luò)，維護(hù)公司良好形象。3.行政事務(wù)組職責(zé)負(fù)責(zé)公司各類文件、通知、報(bào)告等的起草、審核、印發(fā)與歸檔工作。安排公司會(huì)議、活動(dòng)的籌備與組織工作，包括會(huì)議場地預(yù)訂、會(huì)議資料準(zhǔn)備、會(huì)議記錄等。負(fù)責(zé)公司辦公用品、辦公設(shè)備的采購、管理與發(fā)放工作。辦理公司員工的入職、離職、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)等手續(xù)，負(fù)責(zé)員工檔案的建立與管理。負(fù)責(zé)公司印章、證照的保管與使用登記工作。協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)處理日常行政事務(wù)，安排領(lǐng)導(dǎo)行程等。4.后勤保障組職責(zé)負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期組織清潔消毒工作。負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備、設(shè)施的日常維護(hù)與維修工作，確保正常運(yùn)行。負(fù)責(zé)公司食堂、宿舍等后勤保障設(shè)施的管理與服務(wù)工作，保障員工的正常生活需求。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用與維護(hù)管理工作，確保車輛安全運(yùn)行。負(fù)責(zé)公司安全保衛(wèi)工作，制定安全制度，加強(qiáng)安全檢查，預(yù)防安全事故發(fā)生。5.檔案管理組職責(zé)負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔與保管工作，包括行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，確保檔案的完整性與安全性。負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記工作，按照規(guī)定為公司內(nèi)部人員提供檔案查閱服務(wù)。定期對(duì)檔案進(jìn)行清理與鑒定，做好檔案的銷毀工作。三、行政事務(wù)管理（一）文件管理1.文件起草各部門需要起草文件時(shí)，應(yīng)明確文件主題、目的、內(nèi)容要求等，并指定專人負(fù)責(zé)起草。文件起草應(yīng)語言規(guī)范、邏輯清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，符合公司相關(guān)政策和法律法規(guī)要求。2.文件審核起草完成的文件應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、格式的規(guī)范性、與公司政策的一致性等。涉及重要事項(xiàng)或多個(gè)部門的文件，需經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽后再提交審核。3.文件印發(fā)審核通過的文件由行政部統(tǒng)一編號(hào)、排版、印發(fā)。文件印發(fā)后，行政部應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門，并做好文件發(fā)放記錄。4.文件歸檔文件印發(fā)后，行政部應(yīng)及時(shí)將文件原件及相關(guān)附件進(jìn)行歸檔，確保文件資料的完整性。歸檔文件應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，便于查閱和管理。（二）會(huì)議管理1.會(huì)議計(jì)劃公司各部門應(yīng)提前制定本部門的月度會(huì)議計(jì)劃，并提交行政部匯總。行政部根據(jù)各部門會(huì)議計(jì)劃，結(jié)合公司整體工作安排，制定公司月度會(huì)議計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.會(huì)議籌備行政部根據(jù)會(huì)議計(jì)劃，負(fù)責(zé)會(huì)議場地的預(yù)訂、會(huì)議資料的準(zhǔn)備、會(huì)議設(shè)備的調(diào)試等工作。會(huì)議資料包括會(huì)議議程、會(huì)議材料、參會(huì)人員名單等，應(yīng)提前發(fā)放給參會(huì)人員。3.會(huì)議組織會(huì)議開始前，行政部應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)簽到、引導(dǎo)參會(huì)人員就座等工作。會(huì)議期間，行政部應(yīng)做好會(huì)議記錄，記錄會(huì)議主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議結(jié)束后，行政部應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。（三）辦公用品與設(shè)備管理1.辦公用品采購各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，定期向行政部提交辦公用品需求計(jì)劃。行政部根據(jù)各部門需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，制定辦公用品采購計(jì)劃，并報(bào)部門經(jīng)理審批。行政部負(fù)責(zé)辦公用品的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，確保辦公用品的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。2.辦公用品發(fā)放行政部應(yīng)建立辦公用品發(fā)放臺(tái)賬，記錄辦公用品的領(lǐng)用情況。員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部領(lǐng)取。行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品庫存情況，合理控制發(fā)放數(shù)量，避免浪費(fèi)。3.辦公設(shè)備管理行政部負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備的登記、編號(hào)、建賬等工作，建立辦公設(shè)備檔案。辦公設(shè)備的日常維護(hù)與維修工作由行政部負(fù)責(zé)，或委托專業(yè)維修人員進(jìn)行。員工使用辦公設(shè)備時(shí)應(yīng)遵守操作規(guī)程，愛護(hù)設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部。辦公設(shè)備的報(bào)廢、更新等工作，由行政部提出申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（四）員工入職與離職管理1.入職管理行政部根據(jù)公司招聘計(jì)劃，負(fù)責(zé)新員工的入職手續(xù)辦理。新員工入職時(shí)，應(yīng)提交個(gè)人資料，包括身份證、學(xué)歷證書、離職證明等。行政部負(fù)責(zé)審核新員工資料，辦理入職手續(xù)，包括簽訂勞動(dòng)合同、發(fā)放工作牌、辦公用品等。新員工入職后，行政部應(yīng)及時(shí)將其信息錄入公司人力資源管理系統(tǒng)，并通知相關(guān)部門。2.離職管理員工離職時(shí)，應(yīng)提前[X]天向所在部門提交書面離職申請(qǐng)。部門負(fù)責(zé)人收到離職申請(qǐng)后，應(yīng)與員工進(jìn)行溝通，了解離職原因，并簽署意見。行政部收到部門負(fù)責(zé)人簽署意見的離職申請(qǐng)后，負(fù)責(zé)辦理離職手續(xù)，包括收回工作牌、辦公用品、鑰匙等，結(jié)算工資、福利等費(fèi)用。行政部應(yīng)在員工離職手續(xù)辦理完畢后，及時(shí)將其信息從公司人力資源管理系統(tǒng)中刪除，并做好離職人員檔案的整理與歸檔工作。（五）印章與證照管理1.印章管理公司印章分為公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等，由行政部統(tǒng)一保管。印章使用應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，填寫印章使用申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可使用。印章使用時(shí)，行政部應(yīng)做好登記記錄，注明使用時(shí)間、用途、使用人等信息。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。2.證照管理公司證照包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等，由行政部統(tǒng)一保管。證照使用應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，填寫證照使用申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可使用。證照使用后，行政部應(yīng)及時(shí)收回，并做好登記記錄。行政部應(yīng)定期對(duì)證照進(jìn)行檢查，確保證照的有效性和安全性。四、后勤保障管理（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生由行政部負(fù)責(zé)組織定期清潔消毒工作，制定清潔標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.各部門應(yīng)做好本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)工作，保持桌面整潔、文件擺放有序等。3.行政部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生的檢查與監(jiān)督，對(duì)不符合要求的部門及時(shí)提出整改意見。（二）辦公設(shè)備與設(shè)施維護(hù)1.行政部負(fù)責(zé)建立辦公設(shè)備與設(shè)施維護(hù)檔案，記錄設(shè)備設(shè)施的基本信息、維護(hù)情況等。2.定期對(duì)辦公設(shè)備與設(shè)施進(jìn)行巡檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理故障隱患，確保設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行。3.對(duì)于突發(fā)的設(shè)備設(shè)施故障，行政部應(yīng)及時(shí)組織維修人員進(jìn)行搶修，盡快恢復(fù)正常使用。4.定期對(duì)辦公設(shè)備與設(shè)施進(jìn)行保養(yǎng)，延長設(shè)備設(shè)施使用壽命。（三）食堂與宿舍管理1.食堂管理行政部負(fù)責(zé)食堂的日常管理工作，選擇合格的餐飲服務(wù)提供商，確保食堂食品安全與衛(wèi)生。制定食堂管理制度，規(guī)范食堂工作人員行為，提高服務(wù)質(zhì)量。定期收集員工對(duì)食堂飯菜質(zhì)量、服務(wù)等方面的意見和建議，及時(shí)反饋給餐飲服務(wù)提供商并督促改進(jìn)。2.宿舍管理行政部負(fù)責(zé)公司宿舍的分配與管理工作，制定宿舍管理制度。定期對(duì)宿舍進(jìn)行檢查，確保宿舍設(shè)施完好、環(huán)境衛(wèi)生良好。處理員工在宿舍生活中遇到的問題和糾紛，維護(hù)宿舍正常秩序。（四）車輛管理1.車輛調(diào)度行政部負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度工作，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。各部門如需使用車輛，應(yīng)提前向行政部提交用車申請(qǐng)，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息。行政部根據(jù)用車申請(qǐng)，結(jié)合車輛使用情況，進(jìn)行車輛調(diào)度，并及時(shí)通知用車部門和駕駛員。2.車輛使用駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，安全駕駛車輛。車輛使用過程中，駕駛員應(yīng)做好車輛清潔、保養(yǎng)等工作，確保車輛整潔、性能良好。駕駛員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)接送員工，不得擅自改變行車路線或延長用車時(shí)間。3.車輛維護(hù)行政部負(fù)責(zé)制定車輛維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。駕駛員應(yīng)定期對(duì)車輛進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告行政部。車輛維修應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家，確保維修質(zhì)量和費(fèi)用合理。（五）安全保衛(wèi)管理1.安全制度制定行政部負(fù)責(zé)制定公司安全保衛(wèi)制度，明確安全責(zé)任和工作流程。安全保衛(wèi)制度應(yīng)包括門禁管理、巡邏制度、消防安全制度等內(nèi)容。2.門禁管理公司設(shè)立門禁系統(tǒng)，員工應(yīng)憑工作牌或其他有效證件進(jìn)出公司。外來人員進(jìn)入公司應(yīng)進(jìn)行登記，并經(jīng)被訪人員同意后，方可進(jìn)入。3.巡邏制度行政部安排專人負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的巡邏工作，制定巡邏計(jì)劃和路線。巡邏人員應(yīng)按時(shí)巡邏，檢查公司門窗、水電等設(shè)施設(shè)備是否正常，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并處理。4.消防安全管理行政部負(fù)責(zé)公司消防安全工作，制定消防安全制度，配備消防器材。定期組織員工進(jìn)行消防安全培訓(xùn)和演練，提高員工消防安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。加強(qiáng)對(duì)公司消防設(shè)施設(shè)備的檢查與維護(hù)，確保消防設(shè)施設(shè)備完好有效。五、檔案管理（一）檔案收集1.行政部負(fù)責(zé)定期收集公司各部門形成的各類檔案資料，包括文件、合同、報(bào)表、會(huì)議記錄等。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的整理與移交工作，按照行政部要求的時(shí)間和格式將檔案資料提交給行政部。（二）檔案整理1.行政部收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。2.檔案整理應(yīng)按照檔案類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，建立檔案目錄清單，便于查閱和管理。（三）檔案歸檔1.整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，存入檔案庫房或檔案柜中。2.檔案庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，配備必要的防火、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備。3.按照檔案保管期限的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在行政部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司。3.如需借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。4.借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.