制造業(yè)檔案檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.分類管理原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，便于管理和查找。3.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有效服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案管理工作，集中保管公司各類檔案，并提供檔案利用服務(wù)。具體職責(zé)如下：1.負責(zé)檔案管理規(guī)章制度的制定、修訂和組織實施。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負責(zé)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護，確保檔案的安全保管。4.負責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。5.負責(zé)組織檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的真實性和完整性。6.負責(zé)為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，并做好登記和統(tǒng)計工作。7.負責(zé)與外部檔案管理機構(gòu)的聯(lián)系與溝通，做好檔案的移交、接收等工作。（二）各部門各部門負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，并指定專人負責(zé)檔案管理工作。具體職責(zé)如下：1.負責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.按照公司檔案分類方案，對本部門檔案進行分類整理，并定期移交綜合管理部。3.負責(zé)本部門檔案的臨時保管，做好檔案的安全保密工作。4.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機構(gòu)代碼證等。2.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的文件材料，包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造、質(zhì)量管理、市場營銷、財務(wù)管理等方面的文件。3.公司行政管理活動中形成的文件材料，如行政公文、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。4.公司人力資源管理活動中形成的文件材料，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等方面的文件。5.公司對外交往活動中形成的文件材料，如合同協(xié)議、往來信函、招投標(biāo)文件等。6.公司基本建設(shè)、技術(shù)改造等項目中形成的文件材料，如項目立項、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工文件等。7.公司設(shè)備儀器采購、使用、維護等過程中形成的文件材料，如設(shè)備清單、操作規(guī)程、維修記錄等。8.公司其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，認真收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并進行初步整理。3.對于重要文件材料，應(yīng)及時收集并妥善保管，防止丟失或損壞。4.檔案收集人員應(yīng)定期將收集到的文件材料移交本部門檔案管理人員進行集中整理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，具體分類方案如下：行政管理類：包括公司行政公文、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。生產(chǎn)經(jīng)營類：包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造、質(zhì)量管理、市場營銷、財務(wù)管理等方面的文件。基本建設(shè)類：包括公司基本建設(shè)、技術(shù)改造等項目中形成的文件材料。設(shè)備儀器類：包括公司設(shè)備儀器采購、使用、維護等過程中形成的文件材料。其他類：包括公司對外交往活動中形成的文件材料、公司榮譽證書等其他具有保存價值的文件材料。2.編號：對分類后的檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。編號方法如下：一級類目編號：采用大寫英文字母表示，如“A”表示行政管理類，“B”表示生產(chǎn)經(jīng)營類，“C”表示基本建設(shè)類，“D”表示設(shè)備儀器類，“E”表示其他類。二級類目編號：采用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“A01”表示行政公文，“A02”表示會議紀(jì)要等。三級類目編號：采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“A01001”表示公司紅頭文件，“A01002”表示部門發(fā)文等。3.編目：對每份檔案進行編目，編目內(nèi)容包括檔號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級等。編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于查閱和統(tǒng)計。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和利用。對于幅面較大的圖紙等文件材料，應(yīng)折疊成A4紙大小后再進行裝訂。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的地方。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、消防器材、防蟲藥品、除濕機等，確保檔案的安全保管。3.庫房應(yīng)設(shè)置不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，便于檔案的管理和利用。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.上架的檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，不得隨意堆放。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)和工作流程。2.庫房管理人員應(yīng)定期對庫房進行檢查，確保檔案的安全保管。檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、溫濕度情況、設(shè)施設(shè)備運行情況等。3.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期對庫房進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。5.加強庫房的安全管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進入庫房。庫房管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，確保庫房安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的、歷史的觀點，從公司的整體利益出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、作用和歷史價值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行，并進行現(xiàn)場監(jiān)督。銷毀過程中應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司員工因個人需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部各部門及員工可到綜合管理部檔案查閱室查閱檔案。查閱時應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等。2.借閱：公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱檔案，須填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人簽字、綜合管理部負責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱公司檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、查閱范圍、保密責(zé)任等。3.復(fù)制：因工作需要，可對檔案進行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)綜合管理部負責(zé)人審批后，方可復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋綜合管理部檔案專用章。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明檔案來源。3.查閱、借閱檔案人員應(yīng)按時歸還檔案，如遇特殊情況不能按時歸還，應(yīng)辦理延期手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化處理應(yīng)包括檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息在公司內(nèi)部的快速傳輸和共享。（三）信息化管理要求1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備