中國煙草檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國煙草檔案室的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中國煙草各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所指檔案是指中國煙草在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類科學(xué)原則：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室檔案室是公司檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司各類檔案，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.對檔案進(jìn)行分類、編目、上架，建立科學(xué)的檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的實(shí)體安全。5.對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司提供檔案服務(wù)。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、積累和整理，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案室的要求，對本部門的檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等初步整理工作，并定期移交檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作，及時(shí)提供所需檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、黨群工作等活動(dòng)中形成的文件材料，包括：公司制發(fā)的各類文件、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。公司組織的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件材料，如會(huì)議通知、議程、記錄、紀(jì)要、照片、音像資料等。公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。公司的科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、新產(chǎn)品開發(fā)等形成的文件材料，包括項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、鑒定證書等。公司的設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維修等形成的文件材料，如設(shè)備清單、合同、說明書、維修記錄等。公司的基本建設(shè)項(xiàng)目形成的文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。公司的企業(yè)文化建設(shè)、精神文明建設(shè)等方面形成的文件材料。3.公司下屬單位上報(bào)的文件材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字、蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別進(jìn)行分類，如黨群工作類、行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。四、檔案的保管（一）保管場所檔案室應(yīng)具備專門的檔案保管場所，檔案庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.定期對保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.上架的檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰。（四）檔案清點(diǎn)與核對1.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完整。2.每年對檔案進(jìn)行一次全面核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（五）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。檔案保管期限的劃定，由檔案室根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求等因素確定。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.確保檔案的安全和保密，維護(hù)公司利益。3.方便利用，提高檔案利用效率。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人需要查閱與其工作或權(quán)益相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.公司員工查閱人事檔案等個(gè)人檔案，應(yīng)填寫《個(gè)人檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。3.外單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱人員等情況，經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，須有公司相關(guān)人員陪同，并在檔案室指定地點(diǎn)查閱。（四）利用方式1.檔案查閱：檔案室應(yīng)根據(jù)利用者的申請，提供所需檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.檔案借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理檔案借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案必須妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。（五）利用登記檔案室應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，以便于統(tǒng)計(jì)和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的劃定標(biāo)準(zhǔn)，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，予以銷毀。3.對仍有一定保存價(jià)值，但已不需要繼續(xù)保管的檔案，可進(jìn)行降密處理或移交有關(guān)部門。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進(jìn)行初步清理，提出銷毀或降密處理意見。2.鑒定小組對檔案管理人員提出的意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照鑒定報(bào)告進(jìn)行檔案銷毀或降密處理。（四）銷毀手續(xù)1.檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上簽字，并將銷毀情況記錄在案。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索。3.檔案信息安全管理：采取加密、備份、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。4.檔案信息化利用：通過檔案信息化管理系統(tǒng)，為公司內(nèi)部各部門和員工提供便捷的檔案查詢、借閱等利用服務(wù)。（三）信息化管理要求1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱管理、安全管理等功能，滿足公司檔案管理工作的需要。2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.檔案信息錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整，及時(shí)更新檔案信息。4.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全維護(hù)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，不斷提高檔案管理工作水平。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司提供優(yōu)