家具公司外貿(mào)部管理制度一、總則（一）目的為加強家具公司外貿(mào)部的管理，規(guī)范外貿(mào)業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，提升團(tuán)隊整體素質(zhì)，確保外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利開展，實現(xiàn)公司的經(jīng)營目標(biāo)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于家具公司外貿(mào)部全體員工。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，依法開展外貿(mào)業(yè)務(wù)。2.以客戶為中心，提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，滿足客戶需求，提高客戶滿意度。3.團(tuán)隊協(xié)作，各崗位之間密切配合，形成高效的工作流程。4.誠實守信，維護(hù)公司的商業(yè)信譽，樹立良好的企業(yè)形象。5.持續(xù)學(xué)習(xí)，不斷提升員工的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，適應(yīng)市場變化。二、組織架構(gòu)與崗位職責(zé)（一）組織架構(gòu)外貿(mào)部設(shè)經(jīng)理一名，副經(jīng)理一名，下設(shè)業(yè)務(wù)部、單證部、跟單部、市場部等部門。（二）崗位職責(zé)1.外貿(mào)部經(jīng)理全面負(fù)責(zé)外貿(mào)部的日常管理工作，制定部門工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。負(fù)責(zé)外貿(mào)業(yè)務(wù)的整體規(guī)劃和決策，協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保業(yè)務(wù)流程順暢。開拓國際市場，建立和維護(hù)客戶關(guān)系，制定客戶開發(fā)計劃，提高市場占有率。審核重要業(yè)務(wù)文件和合同，把控業(yè)務(wù)風(fēng)險。負(fù)責(zé)團(tuán)隊建設(shè)和員工培訓(xùn)，提升團(tuán)隊整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進(jìn)展和業(yè)務(wù)情況，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。2.外貿(mào)部副經(jīng)理協(xié)助經(jīng)理開展工作，負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的日常管理。具體負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)拓展、客戶談判等工作，跟進(jìn)重要業(yè)務(wù)項目，確保業(yè)務(wù)目標(biāo)的實現(xiàn)。協(xié)助審核業(yè)務(wù)文件和合同，提出風(fēng)險防控建議。參與團(tuán)隊建設(shè)和員工培訓(xùn)工作，提升團(tuán)隊成員的業(yè)務(wù)水平。完成經(jīng)理交辦的其他臨時性任務(wù)。3.業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)國際市場的調(diào)研和分析，尋找潛在客戶，開發(fā)新客戶資源。與客戶進(jìn)行商務(wù)溝通，了解客戶需求，提供產(chǎn)品報價和解決方案。負(fù)責(zé)外貿(mào)訂單的洽談、簽訂和執(zhí)行，跟進(jìn)訂單進(jìn)度，確保按時、按質(zhì)、按量完成訂單交付。維護(hù)客戶關(guān)系，處理客戶投訴和糾紛，提高客戶滿意度和忠誠度。收集市場信息和競爭對手動態(tài)，及時反饋給相關(guān)部門，為公司決策提供依據(jù)。4.單證部負(fù)責(zé)外貿(mào)單證的制作、審核和提交，確保單證的準(zhǔn)確性和完整性。辦理進(jìn)出口貨物的報關(guān)、報檢、核銷等手續(xù)，確保貨物順利通關(guān)。整理和歸檔外貿(mào)業(yè)務(wù)單證資料，建立完善的單證檔案管理制度。與貨代、船代、海關(guān)、檢驗檢疫機(jī)構(gòu)等相關(guān)部門保持良好溝通，協(xié)調(diào)解決單證工作中出現(xiàn)的問題。5.跟單部負(fù)責(zé)外貿(mào)訂單的全程跟蹤，協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作，確保訂單順利執(zhí)行。及時了解生產(chǎn)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，確保產(chǎn)品按時交付。與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)原材料采購事宜，確保原材料供應(yīng)及時、質(zhì)量合格。負(fù)責(zé)貨物的出運安排，包括訂艙、裝箱、運輸?shù)裙ぷ鳎_保貨物安全、及時送達(dá)客戶手中。跟進(jìn)貨款回收情況，協(xié)助財務(wù)部門做好應(yīng)收賬款的管理工作。6.市場部制定公司外貿(mào)市場推廣計劃，組織實施各類市場推廣活動，提升公司品牌知名度和產(chǎn)品美譽度。收集、分析市場數(shù)據(jù)和行業(yè)動態(tài)，為公司業(yè)務(wù)決策提供市場信息支持。策劃和執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)營銷方案，包括公司網(wǎng)站建設(shè)、社交媒體推廣、搜索引擎優(yōu)化等，拓展線上客戶資源。參加國內(nèi)外各類家具展會，展示公司產(chǎn)品和品牌形象，收集客戶信息，拓展業(yè)務(wù)渠道。制作公司宣傳資料，如產(chǎn)品目錄、宣傳冊、海報等，提升公司宣傳效果。三、業(yè)務(wù)流程管理（一）客戶開發(fā)與詢盤處理1.業(yè)務(wù)人員通過各種渠道收集潛在客戶信息，包括網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)展會、客戶推薦等，建立客戶信息檔案。2.收到客戶詢盤后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)在[X]小時內(nèi)回復(fù)，詳細(xì)了解客戶需求，提供準(zhǔn)確的產(chǎn)品報價和相關(guān)資料。3.對于重要客戶的詢盤，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時向上級匯報，共同商討應(yīng)對策略。（二）訂單洽談與簽訂1.業(yè)務(wù)人員與客戶進(jìn)行深入洽談，就產(chǎn)品規(guī)格、價格、數(shù)量、交貨期、付款方式等條款達(dá)成一致意見。2.起草銷售合同，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，提交給客戶確認(rèn)。合同簽訂前，應(yīng)對合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保合同的合法性、完整性和可操作性。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如單證部、跟單部等，以便各部門做好后續(xù)工作安排。（三）訂單執(zhí)行與跟蹤1.跟單部根據(jù)合同要求，制定訂單生產(chǎn)計劃，協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門安排生產(chǎn)任務(wù)。2.生產(chǎn)過程中，跟單員應(yīng)定期到生產(chǎn)車間了解生產(chǎn)進(jìn)度，及時協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量完成。3.單證部根據(jù)訂單要求，及時制作相關(guān)單證，如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單等，并確保單證的準(zhǔn)確性和完整性。4.業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與客戶溝通，反饋訂單進(jìn)展情況，處理客戶提出的問題和要求。5.貨物生產(chǎn)完成后，跟單員負(fù)責(zé)安排貨物的出運事宜，包括訂艙、裝箱、報關(guān)、報檢等工作，確保貨物順利出運。（四）貨款回收與結(jié)算1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)制定貨款回收計劃，并與業(yè)務(wù)部門密切配合，跟蹤貨款回收情況。2.業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時與客戶溝通，提醒客戶按時付款，并協(xié)助財務(wù)部門做好應(yīng)收賬款的催收工作。3.對于逾期未付款的客戶，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時采取措施，如發(fā)送催款函、電話溝通、上門拜訪等，必要時可通過法律途徑解決。4.貨款到賬后，財務(wù)部門應(yīng)及時進(jìn)行結(jié)算，并與業(yè)務(wù)部門核對賬目，確保賬目的準(zhǔn)確性。四、客戶關(guān)系管理（一）客戶信息管理1.業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時更新客戶信息檔案，包括客戶基本資料、聯(lián)系方式、交易記錄、需求偏好等，確?？蛻粜畔⒌臏?zhǔn)確性和完整性。2.定期對客戶信息進(jìn)行整理和分析，了解客戶需求變化和市場動態(tài)，為客戶提供個性化的服務(wù)和解決方案。（二）客戶溝通與維護(hù)1.業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期與客戶進(jìn)行溝通，了解客戶使用產(chǎn)品的情況，收集客戶反饋意見，及時解決客戶問題，提高客戶滿意度。2.建立客戶回訪制度，定期對客戶進(jìn)行回訪，了解客戶對公司產(chǎn)品和服務(wù)的滿意度，收集客戶建議和意見，不斷改進(jìn)工作。3.舉辦客戶活動，如新品發(fā)布會、客戶聯(lián)誼會等，增強與客戶的感情聯(lián)絡(luò)，提升客戶忠誠度。（三）客戶投訴處理1.設(shè)立客戶投訴專線和郵箱，及時受理客戶投訴。2.接到客戶投訴后，應(yīng)在[X]小時內(nèi)做出響應(yīng)，了解投訴原因和具體情況。3.組織相關(guān)部門對投訴問題進(jìn)行調(diào)查和分析，制定解決方案，并在[X]個工作日內(nèi)反饋給客戶。4.跟蹤投訴處理結(jié)果，確?？蛻魧μ幚斫Y(jié)果滿意，避免類似問題再次發(fā)生。五、文件與檔案管理（一）文件管理1.外貿(mào)部文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件包括部門通知、工作計劃、工作總結(jié)、業(yè)務(wù)報告等；外部文件包括客戶詢盤、訂單、合同、提單、發(fā)票等。2.文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收、存檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照公司文件管理制度執(zhí)行。3.業(yè)務(wù)人員應(yīng)妥善保管好自己的業(yè)務(wù)文件，重要文件應(yīng)及時提交給部門經(jīng)理或公司檔案室存檔。4.定期對文件進(jìn)行清理和歸檔，確保文件的完整性和可查閱性。（二）檔案管理1.建立外貿(mào)業(yè)務(wù)檔案管理制度，對客戶信息、訂單合同、業(yè)務(wù)單證、往來信函等資料進(jìn)行分類整理和歸檔。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。3.業(yè)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案。4.檔案保存期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，期滿后經(jīng)審批方可銷毀。六、會議與培訓(xùn)管理（一）會議管理1.外貿(mào)部定期召開部門例會，每周[X]舉行，由部門經(jīng)理主持，全體員工參加。會議內(nèi)容包括總結(jié)上周工作進(jìn)展、分析存在的問題、安排本周工作計劃等。2.根據(jù)工作需要，可召開專題會議，如業(yè)務(wù)研討會、訂單協(xié)調(diào)會、客戶投訴處理會等，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。3.會議應(yīng)提前確定議題和議程，參會人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，確保會議高效、有序進(jìn)行。4.會議結(jié)束后，應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，分發(fā)給相關(guān)人員，并跟蹤會議決議的執(zhí)行情況。（二）培訓(xùn)管理1.制定外貿(mào)部員工培訓(xùn)計劃，根據(jù)員工的崗位需求和業(yè)務(wù)能力，定期組織內(nèi)部培訓(xùn)和外部培訓(xùn)。2.內(nèi)部培訓(xùn)由部門經(jīng)理或業(yè)務(wù)骨干擔(dān)任講師，培訓(xùn)內(nèi)容包括業(yè)務(wù)知識、產(chǎn)品知識、外貿(mào)流程、溝通技巧等。3.鼓勵員工參加外部培訓(xùn)課程和行業(yè)研討會，拓寬視野，提升業(yè)務(wù)水平。員工參加外部培訓(xùn)后，應(yīng)及時將所學(xué)知識和經(jīng)驗分享給部門同事。4.建立員工培訓(xùn)檔案，記錄員工參加培訓(xùn)的情況和考核成績，作為員工績效考核和晉升的參考依據(jù)。七、績效考核與激勵機(jī)制（一）績效考核1.制定外貿(mào)部員工績效考核制度，明確考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)和考核周期。2.考核指標(biāo)包括工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面，具體指標(biāo)根據(jù)不同崗位設(shè)定。3.每月對員工進(jìn)行績效考核，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。4.績效考核結(jié)果與員工的薪酬、獎金、晉升、培訓(xùn)等掛鉤，激勵員工積極工作，提高工作績效。（二）激勵機(jī)制1.設(shè)立業(yè)務(wù)獎勵制度，對在業(yè)務(wù)拓展、訂單成交、客戶維護(hù)等方面表現(xiàn)突出的員工給予獎勵，如獎金、榮譽證書等。2.建立團(tuán)隊激勵機(jī)制，對完成部門業(yè)績目標(biāo)的團(tuán)隊給予團(tuán)隊獎勵，如團(tuán)隊旅游、團(tuán)隊聚餐等。3.關(guān)注員工的職業(yè)發(fā)展，為員工提供晉升機(jī)會和培訓(xùn)機(jī)會，激勵員工不斷提升自己的能力和素質(zhì)。八、保密制度（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密，包括客戶信息、產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)工藝、銷售策略、財務(wù)數(shù)據(jù)等。2.外貿(mào)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、合同、單證等。3.公司內(nèi)部會議討論的涉及商業(yè)秘密的內(nèi)容。（二）保密措施1.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.加強對辦公場所的管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入，確保公司商業(yè)秘密的安全。3.對涉及商業(yè)秘密的文件、資料等進(jìn)