公司貨車加油卡管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司貨車加油卡的管理，規(guī)范加油卡的使用流程，確保加油卡使用的合理性、安全性和經(jīng)濟(jì)性，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有用于貨車加油的加油卡。3.基本原則嚴(yán)格審批原則：加油卡的申請(qǐng)、充值、使用等環(huán)節(jié)必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保每一筆費(fèi)用支出合理合規(guī)。?？顚Ｓ迷瓌t：加油卡僅限于公司貨車加油使用，不得挪作他用。安全保密原則：妥善保管加油卡密碼及相關(guān)信息，防止加油卡被盜用或信息泄露。二、管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)加油卡的統(tǒng)一申請(qǐng)、領(lǐng)取、保管和發(fā)放工作。定期與加油站核對(duì)加油卡賬目，確保賬目清晰準(zhǔn)確。協(xié)助財(cái)務(wù)部門對(duì)加油卡使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)加油卡充值資金的審核與支付。定期對(duì)加油卡的費(fèi)用支出進(jìn)行核算和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并進(jìn)行處理。配合行政部門對(duì)加油卡使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。3.車輛使用部門負(fù)責(zé)本部門貨車加油卡的日常使用和管理。嚴(yán)格按照規(guī)定流程使用加油卡，確保加油卡使用記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。發(fā)現(xiàn)加油卡丟失、被盜或異常使用情況時(shí)，及時(shí)向行政部門報(bào)告。三、加油卡申請(qǐng)與領(lǐng)取1.申請(qǐng)流程車輛使用部門根據(jù)貨車的實(shí)際使用情況，填寫《加油卡申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)加油卡的車輛車牌號(hào)、預(yù)計(jì)月加油量等信息。《加油卡申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行核實(shí)后，統(tǒng)一向加油站申請(qǐng)辦理加油卡。2.領(lǐng)取方式加油卡辦理完成后，由行政部門統(tǒng)一領(lǐng)取。行政部門在領(lǐng)取加油卡時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)加油卡的卡號(hào)、有效期等信息，并妥善保管加油卡及密碼。行政部門將領(lǐng)取的加油卡發(fā)放至車輛使用部門，并做好發(fā)放記錄。四、加油卡充值1.充值申請(qǐng)車輛使用部門根據(jù)貨車的實(shí)際加油需求，填寫《加油卡充值申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)充值的金額、充值原因等信息?！都佑涂ǔ渲瞪暾?qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。2.充值審核財(cái)務(wù)部門對(duì)《加油卡充值申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)充值金額的合理性及資金來(lái)源。審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行充值資金的支付。3.充值記錄財(cái)務(wù)部門在完成加油卡充值后，應(yīng)及時(shí)記錄充值日期、充值金額、充值方式等信息，并將充值記錄反饋給行政部門。行政部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門反饋的充值記錄，更新加油卡的余額信息。五、加油卡使用1.使用規(guī)定加油卡僅限于公司貨車在指定的加油站加油使用，不得用于其他任何消費(fèi)。車輛使用部門在使用加油卡時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照加油站的操作流程進(jìn)行加油，確保加油安全。加油過(guò)程中，駕駛員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)加油金額、加油量等信息，確保加油記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。加油完成后，駕駛員應(yīng)妥善保管加油憑證，如加油發(fā)票、加油小票等，并及時(shí)將加油憑證交至車輛使用部門負(fù)責(zé)人處。2.使用記錄車輛使用部門負(fù)責(zé)人應(yīng)建立《加油卡使用臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄每輛車每次加油的日期、加油站名稱、加油金額、加油量、加油憑證號(hào)碼等信息?！都佑涂ㄊ褂门_(tái)賬》應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和更新，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。行政部門應(yīng)定期對(duì)車輛使用部門的《加油卡使用臺(tái)賬》進(jìn)行檢查，核實(shí)加油卡的使用情況是否符合規(guī)定。六、加油卡保管1.保管責(zé)任加油卡由車輛使用部門負(fù)責(zé)保管，駕駛員應(yīng)妥善保管加油卡，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或丟失。如加油卡不慎丟失，駕駛員應(yīng)立即向車輛使用部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并協(xié)助行政部門辦理掛失手續(xù)。2.保管要求加油卡應(yīng)存放在安全、干燥的地方，避免加油卡受到損壞或丟失。加油卡密碼應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給他人。車輛使用部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查加油卡的保管情況，確保加油卡安全。七、加油卡掛失與補(bǔ)辦1.掛失流程如發(fā)現(xiàn)加油卡丟失或被盜，駕駛員應(yīng)立即向車輛使用部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。車輛使用部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)通知行政部門辦理掛失手續(xù)。行政部門在接到掛失通知后，應(yīng)立即與加油站聯(lián)系，辦理加油卡掛失業(yè)務(wù)。2.補(bǔ)辦流程加油卡掛失成功后，車輛使用部門如需補(bǔ)辦加油卡，應(yīng)填寫《加油卡補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，注明補(bǔ)辦原因、原加油卡卡號(hào)等信息?！都佑涂ㄑa(bǔ)辦申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行核實(shí)后，向加油站申請(qǐng)補(bǔ)辦加油卡。加油卡補(bǔ)辦完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將新卡發(fā)放至車輛使用部門，并做好發(fā)放記錄。八、加油卡注銷1.注銷情形車輛報(bào)廢或不再使用時(shí)，車輛使用部門應(yīng)及時(shí)將加油卡交回行政部門辦理注銷手續(xù)。加油卡出現(xiàn)異常情況，如被盜用、信息泄露等，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理加油卡注銷手續(xù)。2.注銷流程車輛使用部門填寫《加油卡注銷申請(qǐng)表》，注明注銷原因、加油卡卡號(hào)等信息?！都佑涂ㄗN申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行核實(shí)后，與加油站聯(lián)系辦理加油卡注銷業(yè)務(wù)。加油站在完成加油卡注銷手續(xù)后，將注銷結(jié)果反饋給行政部門。行政部門根據(jù)加油站反饋的注銷結(jié)果，更新相關(guān)記錄，并將加油卡注銷情況告知財(cái)務(wù)部門。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督行政部門應(yīng)定期對(duì)加油卡的使用情況進(jìn)行檢查，核實(shí)加油卡是否按照規(guī)定用途使用，使用記錄是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)加油卡的費(fèi)用支出進(jìn)行核算和分析，檢查加油卡充值、使用等環(huán)節(jié)是否符合財(cái)務(wù)管理制度。車輛使用部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門加油卡使用情況的日常監(jiān)督，確保駕駛員嚴(yán)格按照規(guī)定使用加油卡。2.外部監(jiān)督公司定期接受審計(jì)部門的審計(jì)監(jiān)督，對(duì)加油卡的管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查。如發(fā)現(xiàn)加油卡管理和使用過(guò)程中存在違規(guī)行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。十、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用加油卡用于非貨車加油用途的。加油卡丟失或被盜后未及時(shí)報(bào)告，導(dǎo)致加油卡被他人冒用的。偽造加油記錄、虛報(bào)加油費(fèi)用的。其他違反加油卡管理制度的行為。2.處理措施對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理措施，包括但不限于批評(píng)