公司座機(jī)電話卡管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司座機(jī)電話卡的管理，規(guī)范使用行為，提高使用效率，降低通訊成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有配備座機(jī)電話的部門及員工。3.管理原則遵循“統(tǒng)一管理、規(guī)范使用、節(jié)約成本、保障通信”的原則，確保公司座機(jī)電話卡的合理使用。二、職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)公司座機(jī)電話卡的統(tǒng)一采購、登記、發(fā)放和回收工作。定期對公司座機(jī)電話的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常并采取措施。負(fù)責(zé)與電信運(yùn)營商溝通協(xié)調(diào)，辦理相關(guān)業(yè)務(wù)變更、費(fèi)用結(jié)算等事宜。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門座機(jī)電話卡的日常管理和監(jiān)督，確保員工按規(guī)定使用。協(xié)助行政部門做好電話卡的相關(guān)工作，如配合電話使用情況的調(diào)查等。3.員工嚴(yán)格按照本制度規(guī)定使用公司座機(jī)電話卡，不得擅自將電話卡轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。愛護(hù)公司座機(jī)電話設(shè)備，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)向行政部門報(bào)修。三、電話卡的采購與發(fā)放1.采購流程行政部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，定期統(tǒng)計(jì)各部門座機(jī)電話卡的使用情況和預(yù)計(jì)用量，制定電話卡采購計(jì)劃。采購計(jì)劃經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門負(fù)責(zé)選擇合適的電信運(yùn)營商進(jìn)行電話卡采購。在采購過程中，行政部門應(yīng)與電信運(yùn)營商簽訂詳細(xì)的服務(wù)協(xié)議，明確電話卡的數(shù)量、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)內(nèi)容、結(jié)算方式等條款。電話卡到貨后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收，核對電話卡數(shù)量、號碼等信息，確保與采購合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)。2.發(fā)放流程各部門因工作需要申請座機(jī)電話卡時(shí)，應(yīng)填寫《電話卡申請表》，注明申請?jiān)?、所需電話卡?shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部門。行政部門收到《電話卡申請表》后，對申請信息進(jìn)行審核。審核通過后，根據(jù)申請數(shù)量從庫存中發(fā)放電話卡，并在《電話卡發(fā)放登記表》上記錄發(fā)放時(shí)間、部門、卡號、領(lǐng)用人等信息。領(lǐng)用人在領(lǐng)取電話卡時(shí)，應(yīng)在《電話卡發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。四、電話卡的使用規(guī)范1.業(yè)務(wù)用途公司座機(jī)電話主要用于公司內(nèi)部辦公聯(lián)系、業(yè)務(wù)溝通、客戶服務(wù)等工作相關(guān)事宜。嚴(yán)禁使用公司座機(jī)電話進(jìn)行私人聊天、撥打長途聲訊臺、玩游戲等與工作無關(guān)的活動(dòng)。2.撥打范圍應(yīng)優(yōu)先撥打公司內(nèi)部電話，如需撥打外部電話，應(yīng)盡量選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的通話方式，如使用公司統(tǒng)一辦理的套餐內(nèi)通話時(shí)長、合理利用網(wǎng)絡(luò)電話等。限制撥打與工作無關(guān)的長途電話，確因工作需要撥打長途電話的，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人申請，并說明事由。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可撥打。3.通話時(shí)長控制員工在使用座機(jī)電話時(shí)，應(yīng)注意控制通話時(shí)長，提高通話效率，避免長時(shí)間占用電話線路。對于非緊急且通話時(shí)間較長的業(yè)務(wù)溝通，可考慮采用其他溝通方式，如電子郵件、即時(shí)通訊工具等。4.特殊情況處理如遇緊急情況需要撥打長途電話或特殊號碼（如國際長途），應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并在事后補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。若因工作需要臨時(shí)調(diào)整電話卡的使用權(quán)限或撥打范圍，應(yīng)及時(shí)向行政部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。五、電話費(fèi)用管理1.費(fèi)用結(jié)算方式公司座機(jī)電話費(fèi)用由電信運(yùn)營商每月定期出具賬單，行政部門負(fù)責(zé)核對賬單信息，確保費(fèi)用準(zhǔn)確無誤。核對無誤后，行政部門按照公司與電信運(yùn)營商簽訂的服務(wù)協(xié)議進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。費(fèi)用結(jié)算周期為自然月，每月[具體日期]前完成上月費(fèi)用的支付工作。2.費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定公司座機(jī)電話費(fèi)用納入公司日常辦公費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)一核算和管理，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。各部門應(yīng)嚴(yán)格控制電話費(fèi)用支出，對于超出預(yù)算的部分，應(yīng)分析原因并采取措施加以控制。如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要導(dǎo)致電話費(fèi)用增加的，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)申請追加預(yù)算。3.費(fèi)用分析與監(jiān)控行政部門每月對公司座機(jī)電話費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，制作費(fèi)用報(bào)表，包括各部門費(fèi)用明細(xì)、費(fèi)用趨勢分析等。通過費(fèi)用分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常通話情況或費(fèi)用過高的部門，采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)查和處理。如對異常通話進(jìn)行核實(shí)，與相關(guān)部門溝通費(fèi)用控制要求等。六、電話設(shè)備管理1.設(shè)備維護(hù)行政部門負(fù)責(zé)定期對公司座機(jī)電話設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)電話設(shè)備出現(xiàn)故障，員工應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)修。行政部門接到報(bào)修后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修，并記錄維修情況。對于因人為原因造成電話設(shè)備損壞的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償維修費(fèi)用或按規(guī)定進(jìn)行設(shè)備更換。2.設(shè)備保管各部門應(yīng)妥善保管本部門使用的座機(jī)電話設(shè)備，不得擅自拆卸、移動(dòng)或轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要調(diào)整電話設(shè)備的位置或進(jìn)行其他操作，應(yīng)提前向行政部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政部門安排專業(yè)人員進(jìn)行操作。3.設(shè)備更新隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，行政部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，適時(shí)對公司座機(jī)電話設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代。設(shè)備更新計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，更新后的設(shè)備應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和發(fā)放，并做好相關(guān)培訓(xùn)工作，確保員工能夠正確使用新設(shè)備。七、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定以下行為屬于違規(guī)使用公司座機(jī)電話卡：將電話卡轉(zhuǎn)借他人使用。利用公司座機(jī)電話進(jìn)行私人長途通話、聲訊臺查詢、娛樂等非工作用途。故意損壞電話設(shè)備或擅自更改電話設(shè)置。虛報(bào)、冒領(lǐng)電話卡或惡意拖欠電話費(fèi)用。其他違反本制度規(guī)定的行為。2.處理措施對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用公司座機(jī)電話卡的員工，行政部門將給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。如再次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于：書面警告，并處以一定金額的罰款。限制其電話卡使用權(quán)限，如暫停部分通話功能或減少通話時(shí)長。通報(bào)批評，在公司內(nèi)部進(jìn)行公開批評。情節(jié)嚴(yán)重的，將解除勞動(dòng)合同，并依法追究其相關(guān)責(zé)任。3.責(zé)任追究對于因違規(guī)使用公司座機(jī)電話卡給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償相應(yīng)損失。各部門負(fù)責(zé)人對本部門員工使用電話卡的情況負(fù)有管理責(zé)任。如本部門出現(xiàn)