上市公司事務(wù)性管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范上市公司事務(wù)性管理工作，確保公司各項事務(wù)的有序開展，提高工作效率，保障公司運(yùn)營的合規(guī)性和穩(wěn)定性，維護(hù)公司及股東的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于上市公司總部及各分公司、子公司的全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：公司事務(wù)性管理活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.規(guī)范性原則：各項事務(wù)管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保操作規(guī)范、準(zhǔn)確。3.高效性原則：優(yōu)化事務(wù)處理流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率，降低運(yùn)營成本。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、公司治理與組織架構(gòu)（一）公司治理結(jié)構(gòu)1.明確股東大會、董事會、監(jiān)事會的職責(zé)權(quán)限、議事規(guī)則和決策程序，確保公司治理機(jī)制的有效運(yùn)行。2.董事會下設(shè)各專門委員會，如戰(zhàn)略委員會、審計委員會、提名委員會、薪酬與考核委員會等，各委員會應(yīng)按照規(guī)定履行職責(zé)，為董事會決策提供專業(yè)支持。（二）組織架構(gòu)設(shè)置1.公司根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，合理設(shè)置組織架構(gòu)，明確各部門的職責(zé)分工和權(quán)限范圍。2.各部門應(yīng)制定本部門的工作流程和崗位職責(zé)說明書，確保各項工作有章可循、責(zé)任到人。三、會議管理（一）會議類型1.股東大會：公司的最高權(quán)力機(jī)構(gòu)會議，審議批準(zhǔn)公司重大事項，如年度報告、利潤分配方案、重大投資決策等。2.董事會會議：由董事會成員參加，討論和決策公司經(jīng)營管理中的重要事項，如戰(zhàn)略規(guī)劃、財務(wù)預(yù)算、重大項目投資等。3.監(jiān)事會會議：監(jiān)督公司財務(wù)狀況、經(jīng)營活動及董事、高級管理人員履職情況等。4.總經(jīng)理辦公會：由公司總經(jīng)理主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，研究部署公司日常經(jīng)營管理工作。5.部門例會：各部門定期召開的會議，總結(jié)工作進(jìn)展，安排下一階段工作任務(wù)。6.專題會議：針對特定事項召開的會議，如項目研討會、問題解決會等。（二）會議組織與安排1.會議發(fā)起：由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要提出會議申請，明確會議主題、時間、地點、參會人員等信息。2.會議通知：會議組織部門應(yīng)提前將會議通知發(fā)送給參會人員，確保其提前了解會議內(nèi)容和要求。通知應(yīng)包括會議議程、相關(guān)資料等。3.會議準(zhǔn)備：會議組織部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會議所需的場地、設(shè)備、資料等，確保會議順利進(jìn)行。對于重要會議，應(yīng)安排專人做好會議記錄。4.會議召開：參會人員應(yīng)按時出席會議，遵守會議紀(jì)律，積極參與討論和決策。會議主持人應(yīng)引導(dǎo)會議有序進(jìn)行，確保各項議題得到充分討論。5.會議記錄與紀(jì)要：會議記錄人員應(yīng)如實記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點、討論結(jié)果、決策事項等。會后及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員，并按照規(guī)定進(jìn)行存檔。6.會議決議執(zhí)行：會議決議形成后，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)按照決議要求認(rèn)真組織實施，并及時反饋執(zhí)行情況。對于未能按時完成的決議事項，應(yīng)說明原因并提出改進(jìn)措施。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件分類：公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件、人事文件等類別。2.文件起草與審核：文件起草部門應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、清晰，符合公司實際情況和相關(guān)政策要求。文件起草完成后，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審核，確保文件的合法性、合規(guī)性和有效性。3.文件編號與印發(fā)：文件審核通過后，由專門的文件管理部門進(jìn)行編號、印發(fā)，并按照規(guī)定的范圍進(jìn)行發(fā)放。文件發(fā)放應(yīng)做好登記記錄，確保文件發(fā)放的準(zhǔn)確性和可追溯性。4.文件傳閱與處理：收到文件的人員應(yīng)按照規(guī)定的傳閱順序及時傳閱，并在文件傳閱單上簽字確認(rèn)。對于需要處理的文件，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成處理，并將處理結(jié)果反饋給文件管理部門。5.文件歸檔：文件處理完畢后，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔保存。歸檔文件應(yīng)保持完整、齊全，便于查閱和利用。（二）檔案管理1.檔案分類：公司檔案分為文書檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等類別。2.檔案收集與整理：各部門應(yīng)定期將本部門形成的檔案資料收集整理后移交公司檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管：檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案保管設(shè)施，確保檔案的安全存放。對于重要檔案應(yīng)采取備份、加密等措施，防止檔案丟失、損壞或泄露。4.檔案查閱與借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定的地點查閱。如需借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限及時歸還，并辦理借閱登記手續(xù)。對于涉及公司商業(yè)秘密等重要檔案的查閱和借閱，應(yīng)嚴(yán)格履行審批程序，確保檔案信息安全。5.檔案銷毀：對于已超過保管期限或失去保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)做好記錄，確保銷毀過程可追溯。五、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章、部門章等。（二）印章刻制與啟用1.印章刻制：公司印章由指定的印章刻制單位按照公司要求刻制，刻制的印章應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司規(guī)定的樣式和規(guī)格。2.印章啟用：印章刻制完成后，由公司辦公室會同相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核通過后填寫印章啟用申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后正式啟用。印章啟用應(yīng)做好登記記錄，注明啟用時間、啟用范圍等信息。（三）印章保管1.公章、法定代表人章、財務(wù)專用章由公司辦公室指定專人保管；合同專用章由合同管理部門指定專人保管；部門章由各部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。印章保管人員不得擅自將印章交予他人使用，如因工作需要臨時交接印章的，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并做好記錄。（四）印章使用1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，由用印部門填寫印章使用申請表，注明用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用印章。2.印章使用時，應(yīng)在指定的用印登記本上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括用印日期、用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。印章使用完畢后，應(yīng)及時將印章歸還原保管人員。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公司印章。如因特殊情況需要加蓋空白印章的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制空白印章的使用范圍和期限。（五）印章停用與銷毀1.印章因機(jī)構(gòu)變動、名稱變更、印章?lián)p壞等原因需要停用的，由印章保管部門填寫印章停用申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理印章停用手續(xù)。2.停用的印章應(yīng)及時交回公司辦公室，由辦公室會同相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核通過后按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。印章銷毀應(yīng)做好記錄，確保銷毀過程可追溯。六、證照管理（一）證照種類公司證照包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。（二）證照辦理與領(lǐng)取1.證照辦理：公司相關(guān)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，負(fù)責(zé)辦理各類證照的申請、審批、登記等手續(xù)。辦理證照時，應(yīng)確保提交的材料真實、準(zhǔn)確、完整，符合相關(guān)部門的要求。2.證照領(lǐng)?。鹤C照辦理完成后，由專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取，并及時交公司辦公室進(jìn)行登記和保管。領(lǐng)取證照時，應(yīng)仔細(xì)核對證照內(nèi)容，確保證照信息準(zhǔn)確無誤。（三）證照保管1.公司辦公室負(fù)責(zé)證照的統(tǒng)一保管，建立證照保管臺賬，記錄證照名稱、頒發(fā)機(jī)關(guān)、頒發(fā)日期、有效期等信息。2.證照保管人員應(yīng)妥善保管證照，確保證照存放安全，防止證照被盜用、丟失或損壞。證照保管人員不得擅自將證照交予他人使用，如因工作需要臨時借用證照的，應(yīng)辦理借用手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（四）證照使用1.公司內(nèi)部人員因工作需要使用證照的，應(yīng)填寫證照使用申請表，注明使用事項、使用期限等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用證照。2.證照使用時，應(yīng)在指定的證照使用登記本上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括使用日期、使用事項、使用期限、批準(zhǔn)人等信息。證照使用完畢后，應(yīng)及時將證照歸還原保管人員。3.嚴(yán)禁將證照外借或用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的事項。如因特殊情況需要外借證照的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂外借協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（五）證照年檢與換證1.證照年檢：公司相關(guān)部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，負(fù)責(zé)辦理各類證照的年檢手續(xù)。年檢時，應(yīng)確保提交的年檢材料真實、準(zhǔn)確、完整，符合相關(guān)部門的要求。2.證照換證：證照有效期屆滿需要換證的，公司相關(guān)部門應(yīng)提前做好換證準(zhǔn)備工作，按照規(guī)定的程序辦理換證手續(xù)。換證時，應(yīng)仔細(xì)核對新證內(nèi)容，確保新證信息準(zhǔn)確無誤。（六）證照遺失與補(bǔ)辦1.如發(fā)現(xiàn)證照遺失，證照保管人員應(yīng)立即向公司辦公室報告，并采取必要的措施防止證照被冒用。同時，由公司辦公室會同相關(guān)部門向證照頒發(fā)機(jī)關(guān)申請補(bǔ)辦。2.補(bǔ)辦證照時，應(yīng)按照證照頒發(fā)機(jī)關(guān)的要求提交相關(guān)材料，辦理補(bǔ)辦手續(xù)。補(bǔ)辦完成后，應(yīng)及時將新證交公司辦公室進(jìn)行登記和保管。七、辦公用品與固定資產(chǎn)管理（一）辦公用品管理1.辦公用品采購：公司辦公室根據(jù)各部門需求，定期編制辦公用品采購計劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行采購。采購辦公用品時，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，確保辦公用品的質(zhì)量和供應(yīng)及時性。2.辦公用品發(fā)放：辦公用品采購入庫后，由公司辦公室按照各部門實際需求進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放辦公用品時，應(yīng)做好登記記錄，確保辦公用品發(fā)放的準(zhǔn)確性和可追溯性。3.辦公用品使用與節(jié)約：各部門應(yīng)合理使用辦公用品，倡導(dǎo)節(jié)約意識，避免浪費(fèi)。對于可重復(fù)使用的辦公用品，應(yīng)妥善保管，定期清理和回收。（二）固定資產(chǎn)管理1.固定資產(chǎn)購置：公司各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出固定資產(chǎn)購置申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購。固定資產(chǎn)購置應(yīng)遵循預(yù)算管理原則，確保購置資產(chǎn)符合公司實際需求和經(jīng)濟(jì)合理性。2.固定資產(chǎn)驗收與入賬：固定資產(chǎn)購置后，由公司辦公室會同使用部門進(jìn)行驗收。驗收合格的固定資產(chǎn)，由財務(wù)部門按照規(guī)定進(jìn)行入賬登記，建立固定資產(chǎn)臺賬。3.固定資產(chǎn)使用與維護(hù)：各部門負(fù)責(zé)本部門固定資產(chǎn)的日常使用和維護(hù)，確保固定資產(chǎn)的正常運(yùn)行。固定資產(chǎn)維護(hù)應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定和操作規(guī)程進(jìn)行，定期進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修，延長固定資產(chǎn)使用壽命。4.固定資產(chǎn)清查：公司定期組織固定資產(chǎn)清查工作，確保固定資產(chǎn)賬實相符。清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。5.固定資產(chǎn)處置：對于閑置、報廢的固定資產(chǎn)，由使用部門提出處置申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行處置。固定資產(chǎn)處置收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)部門。八、信息化管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)1.公司根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，規(guī)劃和建設(shè)各類信息系統(tǒng)，如辦公自動化系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等。信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、注重實效的原則，確保系統(tǒng)的實用性、安全性和穩(wěn)定性。2.公司信息管理部門負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理工作，及時處理系統(tǒng)故障和問題，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。同時，應(yīng)定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行評估和優(yōu)化，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求進(jìn)行系統(tǒng)升級和功能擴(kuò)展。（二）信息安全管理1.建立健全信息安全管理制度，明確信息安全責(zé)任，加強(qiáng)信息安全培訓(xùn)，提高員工信息安全意識。2.采取必要的信息安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止信息系統(tǒng)遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全威脅。3.加強(qiáng)對公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)的訪問控制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保信息的保密性、完整性和可用性。4.定期進(jìn)行信息安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和整改信息安全隱患。對于發(fā)生的信息安全事件，應(yīng)及時采取應(yīng)急