辦公室收文辦理管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公室收文辦理流程，提高文件處理效率，確保文件傳閱、辦理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)收到的各類(lèi)文件、函件、通知等（以下統(tǒng)稱(chēng)“文件”）的收文辦理工作。（三）基本原則1.及時(shí)高效原則對(duì)收到的文件要及時(shí)進(jìn)行處理，確保文件不積壓、不延誤，迅速傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)，提高工作效率。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則文件處理過(guò)程中要準(zhǔn)確理解文件內(nèi)容，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和格式進(jìn)行操作，確保文件辦理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件要妥善保管，防止文件泄露，確保公司信息安全。二、收文登記（一）收文渠道1.公司收發(fā)室負(fù)責(zé)接收外部郵寄、送達(dá)的文件，并進(jìn)行初步登記。2.公司內(nèi)部各部門(mén)之間傳遞的文件，由發(fā)文部門(mén)直接送達(dá)收文部門(mén)，收文部門(mén)自行進(jìn)行登記。（二）登記內(nèi)容1.收文日期2.來(lái)文單位3.文號(hào)4.標(biāo)題5.密級(jí)6.份數(shù)7.附件8.分發(fā)情況（三）登記要求1.收文登記要及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得漏登、錯(cuò)登。2.對(duì)緊急文件要在顯著位置標(biāo)注“急件”字樣，并優(yōu)先處理。三、文件傳閱（一）傳閱范圍確定1.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，由辦公室主任確定文件的傳閱范圍。2.傳閱范圍一般包括公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等，必要時(shí)可擴(kuò)大到其他人員。（二）傳閱方式1.紙質(zhì)文件采用專(zhuān)人傳遞的方式進(jìn)行傳閱，由辦公室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的傳遞和回收。2.電子文件通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行傳閱，傳閱人在辦公系統(tǒng)中進(jìn)行簽收、閱讀和批示。（三）傳閱要求1.傳閱文件要嚴(yán)格按照傳閱范圍進(jìn)行傳遞，不得擅自擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。2.傳閱人要及時(shí)閱讀文件，并在文件傳閱單上簽字注明傳閱日期和意見(jiàn)。3.對(duì)于緊急文件，傳閱人要優(yōu)先處理，不得延誤。4.文件傳閱完畢后，辦公室要及時(shí)收回文件，進(jìn)行整理歸檔。四、文件辦理（一）辦理流程1.辦公室收到文件后，根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，提出擬辦意見(jiàn)，報(bào)辦公室主任審核。2.辦公室主任審核后，將文件批轉(zhuǎn)給相關(guān)部門(mén)或人員辦理，并明確辦理期限和要求。3.相關(guān)部門(mén)或人員收到批轉(zhuǎn)的文件后，要認(rèn)真研究文件內(nèi)容，按照要求及時(shí)辦理，并將辦理結(jié)果反饋給辦公室。4.辦公室對(duì)辦理結(jié)果進(jìn)行審核，審核通過(guò)后將文件歸檔保存；審核不通過(guò)的，退回相關(guān)部門(mén)或人員重新辦理。（二）辦理要求1.承辦部門(mén)或人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)地辦理文件，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作，確保辦理結(jié)果的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.對(duì)于需要多個(gè)部門(mén)協(xié)同辦理的文件，主辦部門(mén)要主動(dòng)牽頭，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，確保文件辦理工作順利進(jìn)行。3.辦理文件過(guò)程中要注重調(diào)查研究，廣泛征求意見(jiàn)，確保辦理結(jié)果符合實(shí)際情況和公司利益。4.辦理結(jié)果要以書(shū)面形式反饋給辦公室，反饋內(nèi)容要包括辦理情況、處理意見(jiàn)、落實(shí)情況等。五、文件催辦（一）催辦職責(zé)1.辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件按時(shí)辦理完畢。2.催辦人員要定期對(duì)文件辦理進(jìn)度進(jìn)行檢查，及時(shí)掌握文件辦理情況，對(duì)逾期未辦理的文件要及時(shí)進(jìn)行催辦。（二）催辦方式1.電話(huà)催辦對(duì)于緊急文件或辦理期限較短的文件，催辦人員可通過(guò)電話(huà)方式進(jìn)行催辦，及時(shí)了解文件辦理情況，督促承辦部門(mén)或人員加快辦理進(jìn)度。2.書(shū)面催辦對(duì)于辦理期限較長(zhǎng)或需要重點(diǎn)跟蹤的文件，催辦人員可通過(guò)書(shū)面形式進(jìn)行催辦，向承辦部門(mén)或人員發(fā)送《文件催辦單》，明確催辦事項(xiàng)和要求，要求承辦部門(mén)或人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋辦理情況。（三）催辦要求1.催辦人員要認(rèn)真履行催辦職責(zé)，及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握文件辦理情況，確保催辦工作取得實(shí)效。2.承辦部門(mén)或人員要積極配合催辦工作，對(duì)催辦意見(jiàn)要認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)調(diào)整辦理進(jìn)度，按時(shí)完成文件辦理任務(wù)。3.催辦過(guò)程中要做好記錄，對(duì)催辦情況、承辦部門(mén)或人員的反饋意見(jiàn)等進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查閱。六、文件歸檔（一）歸檔范圍1.公司收文辦理過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料，包括文件原件、傳閱單、辦理結(jié)果反饋等。2.具有保存價(jià)值的其他文件、資料，如會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告等。（二）歸檔要求1.歸檔文件要齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理的要求。2.歸檔文件要按照文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列，編制歸檔目錄，便于查找和利用。3.歸檔文件要及時(shí)移交公司檔案管理部門(mén)進(jìn)行保管，檔案管理部門(mén)要按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行整理、編目、上架等工作。七、文件保密（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的文件要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，明確保密責(zé)任，采取必要的保密措施，防止文件泄露。2.傳閱機(jī)密文件要在辦公室或其他保密場(chǎng)所進(jìn)行，不得帶出公司或在公共場(chǎng)所傳閱。3.電子文件要設(shè)置相應(yīng)的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，嚴(yán)格控制文件的查閱和下載范圍。4.對(duì)廢棄的文件要進(jìn)行妥善處理，不得隨意丟棄，防止文件信息泄露。（二）保密責(zé)任1.公司全體員工要嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件要妥善保管，不得泄露。2.對(duì)違反保密制度，導(dǎo)致文件泄露的人員，要依法依規(guī)追究其責(zé)任。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.辦公室要定期對(duì)公司收文辦理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件登記、傳閱、辦理、催辦、歸檔等環(huán)節(jié)的工作情況，以及文件處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范性等方面。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立收文辦理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)的收文辦理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括文件處理及時(shí)率、準(zhǔn)確率、歸檔完整率等，具體考核標(biāo)準(zhǔn)由辦公室制定。3.考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為部門(mén)和個(gè)人績(jī)效考核的重要依據(jù)，對(duì)收文辦理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作不力、造成不良影響的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，