物業(yè)設施設備臺賬規(guī)定

物業(yè)設施設備臺賬規(guī)定一、總則1.目的：為加強物業(yè)設施設備的管理，規(guī)范設施設備臺賬的建立、使用和維護，確保設施設備的正常運行，提高物業(yè)服務質(zhì)量，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本物業(yè)公司所管理的所有高端小區(qū)內(nèi)的各類設施設備臺賬管理。3.職責分工-行政經(jīng)理：負責統(tǒng)籌規(guī)劃設施設備臺賬管理制度的制定與完善，監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)各部門在臺賬管理中的工作。-工程技術部門：負責設施設備的詳細信息收集、整理和初始臺賬的建立，定期對設施設備進行檢查、維護，并及時更新臺賬信息。-客服部門：負責收集業(yè)主反饋的設施設備問題，及時傳遞給工程技術部門，并協(xié)助工程技術部門對設施設備維修、保養(yǎng)情況進行回訪，將相關信息反饋至臺賬管理人員。-財務部門：負責對設施設備的采購、維修、保養(yǎng)等費用進行核算和記錄，與工程技術部門核對相關費用信息，確保臺賬中的費用數(shù)據(jù)準確無誤。-臺賬管理人員：負責設施設備臺賬的日常管理，包括臺賬的登記、存檔、查詢、借閱等工作，確保臺賬信息的完整性、準確性和及時性。二、設施設備臺賬的建立1.臺賬內(nèi)容要求-基本信息：設施設備名稱、型號、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、出廠日期、購置日期、安裝地點、啟用時間等。-技術參數(shù)：設備的主要性能指標、額定功率、電壓、電流、轉速、流量等技術參數(shù)。-附屬設備及配件：記錄設施設備的附屬設備、配件清單，包括名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等。-采購及安裝信息：采購合同編號、采購價格、安裝單位、安裝費用、安裝驗收報告等相關資料。-維修保養(yǎng)記錄：記錄每次維修保養(yǎng)的日期、內(nèi)容、維修保養(yǎng)人員、維修費用、更換的零部件等信息。-運行記錄：設施設備的運行時間、運行狀態(tài)、故障記錄等信息。-報廢及更新記錄：如設施設備報廢，需記錄報廢日期、報廢原因、報廢處理方式等；如進行更新，需記錄更新日期、更新設備信息等。2.分類與編碼-分類原則：根據(jù)設施設備的功能、用途、性質(zhì)等進行分類，如分為房屋建筑類、電梯類、消防設施類、給排水設施類、供配電設施類、智能化設施類等。-編碼規(guī)則：為便于管理和識別，對每類設施設備進行編碼。編碼采用[分類代碼+順序號]的形式，分類代碼采用大寫英文字母表示，順序號采用阿拉伯數(shù)字表示，如電梯類的第一臺設備編碼為“DT001”。3.信息收集與整理-新購置設施設備：工程技術部門在設施設備到貨及安裝驗收后，應及時收集設備的相關資料，包括設備說明書、合格證、保修卡、采購合同等，并進行整理和核對。-既有設施設備：工程技術部門應對小區(qū)內(nèi)現(xiàn)有的設施設備進行全面清查，收集和整理相關信息，對于資料不全的設備，應通過查閱歷史記錄、咨詢原安裝單位等方式盡量補齊資料。4.臺賬錄入-臺賬管理人員：在收到工程技術部門整理好的設施設備信息后，應及時將信息錄入到設施設備臺賬管理系統(tǒng)中，并建立紙質(zhì)臺賬進行備份。-審核與確認：臺賬錄入完成后，應由工程技術部門負責人進行審核，確認信息的準確性和完整性。審核通過后，由行政經(jīng)理簽字確認，正式建立設施設備臺賬。三、設施設備臺賬的更新與維護1.日常維護記錄更新-工程技術人員：在對設施設備進行日常巡檢、保養(yǎng)、維修后，應及時填寫相應的工作記錄，詳細記錄維護時間、維護內(nèi)容、更換的零部件等信息，并提交給臺賬管理人員。-臺賬管理人員：收到工程技術人員提交的維護記錄后，應在24小時內(nèi)將相關信息更新到設施設備臺賬中，確保臺賬信息與實際維護情況一致。2.運行狀態(tài)更新-值班人員：負責設施設備運行監(jiān)控的值班人員，應定時記錄設施設備的運行狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時報告并記錄故障發(fā)生的時間、現(xiàn)象等信息。-臺賬管理人員：根據(jù)值班人員的報告，及時更新設施設備臺賬中的運行記錄，對于故障設備，應標注故障狀態(tài)及維修進度。3.信息變更更新-當設施設備發(fā)生信息變更時，如設備遷移、改造、更換零部件等，工程技術部門應及時填寫《設施設備信息變更申請表》，詳細說明變更的內(nèi)容、原因，并附上相關證明材料。-審批流程：《設施設備信息變更申請表》經(jīng)工程技術部門負責人審核后，報行政經(jīng)理審批。審批通過后，臺賬管理人員根據(jù)變更申請及時更新設施設備臺賬信息。4.定期核對與盤點-定期核對：工程技術部門與臺賬管理人員應每月對設施設備臺賬進行一次核對，確保臺賬信息與實際設施設備情況相符。核對內(nèi)容包括設備數(shù)量、位置、運行狀態(tài)、維護記錄等。-定期盤點：每季度由行政經(jīng)理組織工程技術部門、財務部門等相關人員對小區(qū)內(nèi)的設施設備進行全面盤點。盤點過程中，要對設施設備的實物與臺賬記錄進行逐一核對，對于盤盈、盤虧的設備要查明原因，并及時調(diào)整臺賬記錄。盤點結束后，由財務部門出具《設施設備盤點報告》。四、設施設備臺賬的查詢與借閱1.查詢權限-工程技術人員：可查詢本部門負責維護的設施設備臺賬信息，包括設備基本信息、維修保養(yǎng)記錄、運行記錄等，以滿足日常工作需要。-客服人員：可查詢與業(yè)主反饋問題相關的設施設備臺賬信息，如設備位置、維修進度等，以便及時回復業(yè)主咨詢。-財務人員：可查詢設施設備的采購價格、維修保養(yǎng)費用等財務相關信息，用于成本核算和財務管理。-行政經(jīng)理及公司高層領導：具有全面查詢設施設備臺賬信息的權限，可根據(jù)管理需要進行綜合查詢和統(tǒng)計分析。2.查詢方式-線上查詢：公司建立設施設備臺賬管理系統(tǒng)，員工可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡登錄系統(tǒng)，按照權限進行相關信息的查詢。-線下查詢：如需查詢紙質(zhì)臺賬，應向臺賬管理人員提出申請，經(jīng)臺賬管理人員同意后，在指定地點進行查閱。3.借閱規(guī)定-借閱申請：因工作需要借閱設施設備臺賬紙質(zhì)資料的，借閱人應填寫《設施設備臺賬借閱申請表》，注明借閱原因、借閱時間、預計歸還時間等信息，經(jīng)部門負責人簽字批準后，交臺賬管理人員辦理借閱手續(xù)。-借閱期限：一般情況下，借閱期限不超過3個工作日。如需延長借閱時間，借閱人應提前向臺賬管理人員說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。-借閱歸還：借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還臺賬資料，歸還時，臺賬管理人員應檢查資料的完整性和完好性，如有損壞或丟失，借閱人應承擔相應的責任。五、設施設備臺賬的存檔與保管1.存檔要求-電子存檔：設施設備臺賬管理系統(tǒng)應定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)存儲在公司專用的存儲設備中，并在異地進行存儲備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份周期為每周一次，備份數(shù)據(jù)應保存至少5年。-紙質(zhì)存檔：紙質(zhì)臺賬應按照分類進行裝訂成冊，每冊臺賬應編制目錄和頁碼，便于查閱。紙質(zhì)臺賬應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應放置在干燥、通風、防火、防盜的場所。2.保管期限-設施設備在正常使用期間，其臺賬應一直保存。設施設備報廢后，臺賬資料應繼續(xù)保存10年，以備后續(xù)查詢和審計需要。3.檔案銷毀-達到保管期限的設施設備臺賬檔案，由臺賬管理人員提出銷毀申請，填寫《設施設備臺賬檔案銷毀申請表》，經(jīng)行政經(jīng)理審核，報公司總經(jīng)理批準后，方可進行銷毀。-銷毀方式：電子檔案應采用數(shù)據(jù)擦除軟件進行徹底刪除；紙質(zhì)檔案可采用粉碎或焚燒等方式進行銷毀。銷毀過程應有專人監(jiān)督，并記錄銷毀的檔案名稱、數(shù)量、時間等信息，形成《設施設備臺賬檔案銷毀記錄》，存檔備查。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制-行政經(jīng)理定期對設施設備臺賬管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括臺賬信息的準確性、完整性、更新及時性，以及臺賬的存檔、保管情況等。-設立投訴渠道，鼓勵員工和業(yè)主對臺賬管理工作中存在的問題進行監(jiān)督和投訴。對于投訴信息，行政經(jīng)理應及時進行調(diào)查處理，并將處理結果反饋給投訴人。2.考核指標-臺賬信息準確率：考核臺賬記錄信息與實際設施設備情況的相符程度，要求準確率達到98%以上。-臺賬更新及時率：考核設施設備維護記錄、運行狀態(tài)等信息在規(guī)定時間內(nèi)更新到臺賬中的比例，要求及時率達到95%以上。-檔案保管完好率：考核存檔的設施設備臺賬電子和紙質(zhì)資料的完好程度，要求保管完好率達到100%。3.獎懲措施-對于在設施設備臺賬管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，如臺賬信息準確、更新及時、檔案保管規(guī)范等，公司將給予表彰和獎勵，獎勵方式包括獎金、榮譽證書、