物業(yè)公司行政管理制度

物業(yè)公司行政管理制度第一章總則1.目的：為加強(qiáng)物業(yè)公司行政管理，規(guī)范公司各方面、各層級工作流程，提高工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量，更好地為小區(qū)業(yè)主服務(wù)，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于物業(yè)公司全體員工，包括管理人員、客服人員、維修人員、安保人員、保潔人員等各個(gè)崗位。3.基本原則：遵循公正、公平、公開的原則，以公司發(fā)展戰(zhàn)略和服務(wù)業(yè)主為導(dǎo)向，確保制度的科學(xué)性、合理性和可操作性。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)1.組織架構(gòu)-公司設(shè)總經(jīng)理一名，全面負(fù)責(zé)公司的運(yùn)營和管理。-下設(shè)副總經(jīng)理若干名，協(xié)助總經(jīng)理分管行政、客服、工程維修、安保、保潔等不同業(yè)務(wù)板塊。-行政部門作為核心支持部門，負(fù)責(zé)公司日常行政管理工作，包括人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、物資管理、文件檔案管理等。-客服部門負(fù)責(zé)與業(yè)主溝通協(xié)調(diào)，處理業(yè)主的咨詢、投訴、報(bào)修等事務(wù)。-工程維修部門負(fù)責(zé)小區(qū)內(nèi)各類設(shè)施設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)和維修工作。-安保部門負(fù)責(zé)小區(qū)的安全保衛(wèi)工作，包括門禁管理、巡邏、突發(fā)事件處理等。-保潔部門負(fù)責(zé)小區(qū)公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃和維護(hù)。2.行政部門職責(zé)-制定和完善公司行政管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-負(fù)責(zé)公司人力資源管理，包括招聘、培訓(xùn)、績效考核、薪酬福利等工作。-管理公司財(cái)務(wù)，編制預(yù)算、核算成本、進(jìn)行財(cái)務(wù)分析等。-做好物資采購、庫存管理和固定資產(chǎn)管理工作。-負(fù)責(zé)公司文件檔案的收集、整理、歸檔和保管。-協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，處理公司日常行政事務(wù)。3.其他部門職責(zé)-客服部門：及時(shí)響應(yīng)業(yè)主需求，做好業(yè)主接待和溝通工作；建立業(yè)主檔案，跟蹤處理業(yè)主問題并反饋結(jié)果。-工程維修部門：制定設(shè)施設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，定期進(jìn)行巡檢和保養(yǎng)；及時(shí)處理各類維修任務(wù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。-安保部門：嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，做好人員和車輛出入登記；加強(qiáng)巡邏，預(yù)防和處理各類安全事件。-保潔部門：按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行環(huán)境衛(wèi)生清掃，保持小區(qū)環(huán)境整潔。第三章員工招聘與培訓(xùn)1.招聘管理-各部門根據(jù)工作需要，定期向行政部門提交人員需求計(jì)劃，明確招聘崗位、人數(shù)、任職要求等。-行政部門通過多種渠道發(fā)布招聘信息，如招聘網(wǎng)站、社交媒體、校園招聘、人才市場等。-對應(yīng)聘人員進(jìn)行簡歷篩選，組織筆試、面試等環(huán)節(jié)。面試由用人部門和行政部門共同進(jìn)行，重點(diǎn)考察應(yīng)聘者的專業(yè)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)、溝通能力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神等。-對于通過面試的人員，發(fā)放錄用通知，辦理入職手續(xù)，包括簽訂勞動(dòng)合同、填寫員工信息表、發(fā)放工作用品等。2.培訓(xùn)管理-新員工入職培訓(xùn)：行政部門組織新員工入職培訓(xùn)，內(nèi)容包括公司概況、組織架構(gòu)、規(guī)章制度、企業(yè)文化等，幫助新員工盡快了解公司，融入團(tuán)隊(duì)。-崗位技能培訓(xùn)：各部門根據(jù)崗位需求，制定崗位技能培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織員工進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，如客服人員的溝通技巧培訓(xùn)、維修人員的技術(shù)培訓(xùn)、安保人員的應(yīng)急處置培訓(xùn)等。-管理培訓(xùn)：針對公司管理人員，定期開展管理培訓(xùn)課程，提升管理能力和領(lǐng)導(dǎo)水平，包括團(tuán)隊(duì)管理、溝通協(xié)調(diào)、決策能力等方面的培訓(xùn)。-培訓(xùn)效果評估：通過考試、實(shí)際操作、問卷調(diào)查等方式對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估，了解員工對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度和滿意度，及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)培訓(xùn)計(jì)劃。第四章績效考核與薪酬福利1.績效考核-建立科學(xué)合理的績效考核體系，根據(jù)不同崗位的工作性質(zhì)和職責(zé)，制定相應(yīng)的績效考核指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。-績效考核周期為月度、季度和年度相結(jié)合。月度考核主要關(guān)注員工的日常工作表現(xiàn)和任務(wù)完成情況；季度考核在月度考核的基礎(chǔ)上，對員工的工作業(yè)績、工作能力和工作態(tài)度進(jìn)行綜合評價(jià)；年度考核則是對員工全年工作的全面總結(jié)和評價(jià)。-績效考核流程包括員工自評、上級評價(jià)、同事評價(jià)等環(huán)節(jié)。上級評價(jià)占主要權(quán)重，同時(shí)參考員工自評和同事評價(jià)的結(jié)果，確保考核結(jié)果的客觀公正。-績效考核結(jié)果與員工的薪酬調(diào)整、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。對于績效優(yōu)秀的員工，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和晉升機(jī)會(huì)；對于績效不達(dá)標(biāo)的員工，進(jìn)行績效面談，幫助其分析原因，制定改進(jìn)計(jì)劃，如連續(xù)多次績效不達(dá)標(biāo)，可根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處理。2.薪酬福利-公司根據(jù)市場行情和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定具有競爭力的薪酬體系。薪酬結(jié)構(gòu)包括基本工資、績效工資、獎(jiǎng)金等部分?；竟べY根據(jù)員工的崗位和職級確定，績效工資與績效考核結(jié)果掛鉤，獎(jiǎng)金根據(jù)公司業(yè)績和員工個(gè)人貢獻(xiàn)發(fā)放。-福利政策：公司為員工提供完善的福利保障，包括五險(xiǎn)一金、帶薪年假、病假、節(jié)日福利、生日福利、定期體檢等。同時(shí)，根據(jù)員工的工作表現(xiàn)和貢獻(xiàn)，給予優(yōu)秀員工額外的福利獎(jiǎng)勵(lì)，如旅游、培訓(xùn)深造機(jī)會(huì)等。第五章物資與固定資產(chǎn)管理1.物資采購管理-各部門根據(jù)工作需要，每月向行政部門提交物資采購申請，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等。-行政部門對采購申請進(jìn)行審核，根據(jù)庫存情況和預(yù)算安排，確定是否批準(zhǔn)采購。對于批準(zhǔn)的采購申請，行政部門負(fù)責(zé)選擇合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作。-與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。采購合同需經(jīng)公司法務(wù)審核后簽訂。-物資到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合合同要求。對于驗(yàn)收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的物資，及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理。2.庫存管理-建立物資庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫情況、庫存數(shù)量、存放位置等信息。-定期對物資庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次小盤點(diǎn)，每季度一次大盤點(diǎn)。對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)查明原因，進(jìn)行處理。-根據(jù)物資的使用情況和庫存水平，制定合理的安全庫存標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)庫存低于安全庫存時(shí)，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)貨，確保物資供應(yīng)的連續(xù)性。3.固定資產(chǎn)管理-明確固定資產(chǎn)的定義和范圍，包括房屋、建筑物、辦公設(shè)備、交通工具、大型設(shè)施設(shè)備等。-對固定資產(chǎn)進(jìn)行分類編號，建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬和卡片，記錄固定資產(chǎn)的名稱、型號、購置時(shí)間、購置價(jià)格、使用部門、使用人等信息。-定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核實(shí)固定資產(chǎn)的數(shù)量、狀態(tài)和使用情況。對于盤盈、盤虧的固定資產(chǎn)，及時(shí)查明原因，按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。-制定固定資產(chǎn)的折舊政策，按照規(guī)定的折舊方法和年限對固定資產(chǎn)進(jìn)行折舊計(jì)提。-固定資產(chǎn)的處置（包括出售、報(bào)廢、捐贈(zèng)等）需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，由使用部門提出申請，行政部門審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。處置收入和損失按照財(cái)務(wù)規(guī)定進(jìn)行處理。第六章文件檔案管理1.文件管理-文件分類：將公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、合同文件等不同類別，便于管理和查找。-文件編號：為每份文件編制唯一的編號，編號規(guī)則應(yīng)簡潔明了，便于識(shí)別和記憶。-文件收發(fā)：設(shè)立專門的文件收發(fā)登記本，對文件的收發(fā)日期、文件名稱、來源、去向、份數(shù)等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。對于重要文件，需及時(shí)呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱，并跟蹤文件的流轉(zhuǎn)情況。-文件傳閱：對于需要多個(gè)部門或人員傳閱的文件，制定合理的傳閱流程，確保文件傳閱的及時(shí)性和完整性。傳閱人在傳閱文件后需簽字確認(rèn)。-文件保管：按照文件類別和時(shí)間順序，將文件整理歸檔，存放在專門的文件柜或檔案室中。文件保管應(yīng)注意防火、防潮、防蟲、防盜等，確保文件的安全和完整。2.檔案管理-檔案收集：各部門負(fù)責(zé)收集本部門工作中形成的各類檔案資料，包括合同協(xié)議、工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、審批文件等，并定期移交行政部門。-檔案整理：行政部門對收集到的檔案資料進(jìn)行整理，按照檔案類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類編號，編制檔案目錄。-檔案歸檔：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，存放在檔案室指定的位置，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別和存放位置信息。-檔案查閱：建立檔案查閱制度，明確查閱檔案的流程和審批權(quán)限。內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員批準(zhǔn)后，在檔案室查閱。外部人員查閱檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。-檔案銷毀：對于超過保管期限或已無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理人員提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程需進(jìn)行記錄，確保檔案信息的安全保密。第七章會(huì)議管理1.會(huì)議分類與組織-公司會(huì)議分為總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題會(huì)議等不同類型。-總經(jīng)理辦公會(huì)：由總經(jīng)理主持，副總經(jīng)理及各部門負(fù)責(zé)人參加，每周召開一次。主要討論公司重大決策、發(fā)展戰(zhàn)略、工作部署等重要事項(xiàng)。行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議通知、會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布。-部門例會(huì)：由各部門負(fù)責(zé)人主持，部門全體員工參加，每周至少召開一次。主要總結(jié)本周工作進(jìn)展，安排下周工作計(jì)劃，討論解決部門工作中存在的問題。部門例會(huì)的會(huì)議記錄由專人負(fù)責(zé)整理，留存部門備查。-專題會(huì)議：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)發(fā)起，針對特定問題或項(xiàng)目進(jìn)行討論和決策。專題會(huì)議的參會(huì)人員根據(jù)會(huì)議主題確定，行政部門協(xié)助做好會(huì)議組織工作。2.會(huì)議紀(jì)律-參會(huì)人員應(yīng)提前了解會(huì)議議程，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。-會(huì)議期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽電話、收發(fā)短信或玩游戲。-遵守會(huì)議時(shí)間，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會(huì)議，需提前向會(huì)議主持人請假。-發(fā)言應(yīng)簡潔明了，圍繞會(huì)議主題進(jìn)行，不得偏離主題或進(jìn)行無關(guān)討論。3.會(huì)議記錄與紀(jì)要-會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議過程和內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果等信息。-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，突出會(huì)議重點(diǎn)和決策結(jié)果。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核后，及時(shí)發(fā)送給相關(guān)參會(huì)人員和部門。-參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真落實(shí)會(huì)議紀(jì)要中明確的工作任務(wù)和要求，行政部門負(fù)責(zé)對會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。第八章車輛與通訊管理1.車輛管理-公司車輛分為公務(wù)用車和工程維修用車等不同類型，由行政部門統(tǒng)一管理。-車輛使用申請：員工因工作需要使用公司車輛，需提前填寫車輛使用申請表，注明使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門批準(zhǔn)后，到行政部門領(lǐng)取車鑰匙。-車輛調(diào)度：行政部門根據(jù)車輛使用申請情況，合理安排車輛調(diào)度，確保車輛的有效使用。對于多部門同時(shí)申請使用車輛的情況，按照工作的緊急程度和重要性進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。-車輛保養(yǎng)與維修：定期對公司車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，確保車輛性能良好。車輛出現(xiàn)故障時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，由行政部門安排維修，并做好維修記錄。-車輛油耗管理：建立車輛油耗登記制度，記錄每輛車的加油時(shí)間、加油量、行駛里程等信息，定期對車輛油耗進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，控制車輛油耗成本。-駕駛員管理：駕駛員應(yīng)遵守交通規(guī)則，安全駕駛。嚴(yán)禁酒后駕車、疲勞駕車等違規(guī)行為。因駕駛員違規(guī)駕駛導(dǎo)致的交通事故，由駕駛員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.通訊管理-公司為員工配備必要的通訊工具，如手機(jī)、對講機(jī)等，以滿足工作溝通的需要。-員工應(yīng)妥善保管公司配備的通訊工具，不得私自轉(zhuǎn)借他人。如通訊工具丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償或維修。-通訊費(fèi)用管理：公司根據(jù)員工的工作崗位和業(yè)務(wù)需求，制定合理的通訊費(fèi)用補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。員工應(yīng)合理使用通訊工具，控制通訊費(fèi)用支出。對于超出補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)的通訊費(fèi)用，由員工個(gè)人承擔(dān)。第九章行政費(fèi)用管理1.費(fèi)用預(yù)算編制-行政部門每年末根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃和下一年度工作安排，編制行政費(fèi)用預(yù)算。行政費(fèi)用預(yù)算包括辦公用品費(fèi)用、差旅費(fèi)、通訊費(fèi)、車輛費(fèi)用、水電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用。-各部門應(yīng)根據(jù)本部門工作實(shí)際，向行政部門提供相關(guān)費(fèi)用預(yù)算需求，協(xié)助行政部門完成行政費(fèi)用預(yù)算編制工作。-行政費(fèi)用預(yù)算編制應(yīng)遵循合理、節(jié)約的原則，結(jié)合公司歷史費(fèi)用數(shù)據(jù)和市場行情，對各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行科學(xué)預(yù)測和估算。2.費(fèi)用審批與報(bào)銷-員工因工作需要發(fā)生的行政費(fèi)用支出，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。一般費(fèi)用報(bào)銷需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可報(bào)銷。對于大額費(fèi)用支出，還需經(jīng)過公司相關(guān)會(huì)議討論決定。-員工報(bào)銷行政費(fèi)用時(shí)，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、收據(jù)等原始憑證，并填寫費(fèi)用報(bào)銷單，注明費(fèi)用發(fā)生時(shí)間、事由、金額等信息。費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的要求進(jìn)行粘貼和填寫。-財(cái)務(wù)部門對費(fèi)用報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核憑證的真實(shí)性、合法性、完整性以及費(fèi)用是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。對于不符合要求的報(bào)銷憑證，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知報(bào)銷人進(jìn)行補(bǔ)充或更正。3.費(fèi)用控制與分析-行政部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對行政費(fèi)用的控制，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行各項(xiàng)費(fèi)用支出。對于預(yù)算超支的項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)分析原因，采取有效措施進(jìn)行控制。-定期對行政費(fèi)用進(jìn)行分析，通過與預(yù)算對比、與歷史數(shù)據(jù)對比等方式，找出費(fèi)用變動(dòng)的原因和存在的問題。根據(jù)費(fèi)用分析結(jié)果，提出改進(jìn)措施和建議，為公司決策提供參考依據(jù)。第十章行政值班與應(yīng)急管理1.行政值班制度-建立行政值班制度，確保公司在非工作時(shí)間和節(jié)假日能夠及時(shí)處理各類突發(fā)事件和業(yè)主需求。-行政值班人員由公司管理人員和各部門員工輪流擔(dān)任，值班表由行政部門提前制定并公布。-值班人員職責(zé)：負(fù)責(zé)接聽值班電話，記錄業(yè)主咨詢、投訴、報(bào)修等信息，并及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門處理；處理公司內(nèi)部的突發(fā)事件，如火災(zāi)、盜竊等，并及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)