物業(yè)采購管理規(guī)章

一、總則1.目的為加強本物業(yè)公司采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、透明、公正，降低采購成本，提高采購質(zhì)量，滿足公司日常運營及為業(yè)主服務(wù)的物資和服務(wù)需求，特制定本規(guī)章。2.適用范圍本規(guī)章適用于本物業(yè)公司及下屬各部門、各管理處涉及的所有采購活動，包括但不限于辦公用品、維修材料、清潔用品、綠化物資、安保設(shè)備、服務(wù)類采購（如保潔服務(wù)外包、綠化養(yǎng)護服務(wù)外包、電梯維保服務(wù)等）。3.采購原則-合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。-公平、公正、公開原則：在采購過程中，應(yīng)保證所有符合條件的供應(yīng)商享有平等的機會參與競爭，采購信息應(yīng)適度公開，接受公司內(nèi)部和相關(guān)方的監(jiān)督。-效益原則：以滿足公司業(yè)務(wù)需求為前提，在保證采購物資和服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，追求采購成本的最小化，提高采購效益。-誠信原則：公司采購人員及供應(yīng)商應(yīng)秉持誠信理念，如實提供信息，履行合同義務(wù)。二、采購組織與職責1.采購管理委員會-組成：由公司總經(jīng)理擔任主任，副總經(jīng)理擔任副主任，各部門負責人為成員。-職責：-審議和制定公司采購管理政策、制度和流程。-對重大采購項目（指采購金額達到一定標準或?qū)具\營有重大影響的項目）進行決策，包括供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂等。-協(xié)調(diào)解決采購過程中涉及多部門的重大問題和爭議。-監(jiān)督采購部門的工作執(zhí)行情況，對采購績效進行評估和考核。2.采購部門-職責：-負責制定采購計劃，根據(jù)公司各部門提交的需求申請，結(jié)合庫存情況，合理安排采購任務(wù)。-建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對供應(yīng)商進行篩選、評估、管理和淘汰。-組織實施采購活動，包括詢價、比價、議價、招標、談判等，選擇合適的供應(yīng)商并簽訂采購合同。-跟進采購訂單的執(zhí)行情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨，協(xié)調(diào)解決采購過程中的交貨、質(zhì)量等問題。-負責采購發(fā)票的審核和采購款項的支付申請，確保采購資金的合理使用。-定期對采購工作進行總結(jié)和分析，向采購管理委員會匯報采購工作進展和存在的問題，提出改進建議。3.需求部門-職責：-根據(jù)工作需要，提前向采購部門提交采購需求申請，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等詳細信息。-參與采購項目的技術(shù)評審和驗收工作，提供專業(yè)的技術(shù)支持和意見。-對采購物資和服務(wù)的使用情況進行反饋，協(xié)助采購部門處理質(zhì)量問題和售后服務(wù)事宜。三、采購計劃管理1.采購需求申請-需求部門應(yīng)根據(jù)工作實際需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物資或服務(wù)的相關(guān)信息。對于常規(guī)采購項目，應(yīng)提前[X]個工作日提交申請；對于緊急采購項目，應(yīng)在申請表中注明緊急原因，并盡可能提前通知采購部門。-《采購需求申請表》需經(jīng)需求部門負責人審核簽字后提交給采購部門。對于涉及金額較大或技術(shù)復雜的采購項目，還需經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導審批。2.采購計劃制定-采購部門收到各需求部門提交的《采購需求申請表》后，結(jié)合公司庫存情況進行匯總分析。對于庫存充足且能滿足需求的項目，不再安排采購；對于庫存不足的項目，納入采購計劃。-采購部門根據(jù)物資和服務(wù)的需求緊急程度、采購周期等因素，制定月度、季度和年度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目、采購數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間、供應(yīng)商選擇范圍等內(nèi)容。-采購計劃需報采購管理委員會審核批準。經(jīng)批準后的采購計劃作為采購部門開展采購活動的依據(jù)，原則上不得隨意變更。如因特殊情況需要調(diào)整采購計劃，需求部門應(yīng)提交書面申請，說明調(diào)整原因，經(jīng)采購管理委員會審批同意后，采購部門方可進行調(diào)整。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)-采購部門通過多種渠道開發(fā)供應(yīng)商，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加展會等方式收集供應(yīng)商信息。-對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，了解其基本情況，如企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。符合基本條件的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)要求其填寫《供應(yīng)商信息登記表》，并提供相關(guān)證明材料，如營業(yè)執(zhí)照副本復印件、稅務(wù)登記證復印件、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書等。2.供應(yīng)商評估-采購部門組織相關(guān)人員（包括需求部門技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員等）對初步篩選后的供應(yīng)商進行實地考察或綜合評估。評估內(nèi)容主要包括：-資質(zhì)信譽：審查供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、稅務(wù)記錄、銀行信用等級等，評估其經(jīng)營合法性和信譽狀況。-生產(chǎn)能力：考察供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)規(guī)模、產(chǎn)能等，確保其能夠滿足公司的采購需求。-產(chǎn)品質(zhì)量：對供應(yīng)商提供的樣品進行檢驗測試，或查閱其產(chǎn)品質(zhì)量認證文件、質(zhì)量檢驗報告等，評估其產(chǎn)品質(zhì)量是否符合公司要求。-價格水平：對比市場同類產(chǎn)品或服務(wù)價格，評估供應(yīng)商報價的合理性和競爭力。-售后服務(wù)：了解供應(yīng)商的售后服務(wù)體系，包括售后服務(wù)響應(yīng)時間、維修能力、退換貨政策等。-根據(jù)評估結(jié)果，采購部門填寫《供應(yīng)商評估報告》，對供應(yīng)商進行評分。評分合格的供應(yīng)商納入公司合格供應(yīng)商名錄；評分不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時通知其未被錄用，并說明原因。3.供應(yīng)商日常管理-采購部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估報告、采購合同、交貨記錄、質(zhì)量反饋等資料。-定期對供應(yīng)商進行績效評估，評估周期為每[X]個月一次。績效評估指標包括交貨準時率、產(chǎn)品合格率、售后服務(wù)滿意度等。根據(jù)績效評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)發(fā)出書面整改通知，要求其限期整改。若整改后仍不符合要求，將其從合格供應(yīng)商名錄中刪除。-采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通，及時了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、產(chǎn)品或服務(wù)的變化情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在可能影響供貨的重大問題，采購部門應(yīng)及時采取措施，如調(diào)整采購計劃、尋找替代供應(yīng)商等。五、采購方式1.招標采購-對于采購金額較大（達到公司規(guī)定的招標采購限額標準）、技術(shù)復雜、對公司運營有重大影響的采購項目，應(yīng)采用招標采購方式。招標采購分為公開招標和邀請招標兩種形式。-公開招標：采購部門在公司網(wǎng)站、相關(guān)行業(yè)媒體等平臺發(fā)布招標公告，邀請不特定的供應(yīng)商參與投標。招標公告應(yīng)明確招標項目的基本信息、投標資格要求、投標文件編制要求、開標時間和地點等內(nèi)容。-邀請招標：采購部門根據(jù)項目特點和供應(yīng)商情況，從合格供應(yīng)商名錄中邀請[X]家以上符合條件的供應(yīng)商參與投標，并向其發(fā)送投標邀請書。投標邀請書內(nèi)容與公開招標公告類似。-招標采購應(yīng)按照法定程序進行，包括編制招標文件、發(fā)售招標文件、組織開標、評標、定標等環(huán)節(jié)。評標過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，由采購部門組織相關(guān)專家組成評標委員會，對投標文件進行評審，根據(jù)評標標準確定中標供應(yīng)商。2.詢價采購-對于采購金額較小、技術(shù)相對簡單、市場供應(yīng)較為充足的物資或服務(wù)采購項目，可采用詢價采購方式。-采購部門向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其在規(guī)定時間內(nèi)提供報價和相關(guān)產(chǎn)品或服務(wù)信息。詢價函應(yīng)明確采購項目的詳細要求、交貨時間、付款方式等內(nèi)容。-采購部門對供應(yīng)商的報價進行比較分析，在滿足采購需求的前提下，選擇報價合理、信譽良好的供應(yīng)商作為成交對象。3.競爭性談判采購-對于采購項目技術(shù)復雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或具體要求的，或者招標后沒有供應(yīng)商投標、重新招標未能成立的項目，可采用競爭性談判采購方式。-采購部門成立談判小組，與符合資格條件的供應(yīng)商就采購項目的技術(shù)、價格、服務(wù)等方面進行談判。談判小組應(yīng)制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案條款以及評定成交的標準等事項。-談判小組與供應(yīng)商逐一進行談判，在談判過程中，供應(yīng)商可以根據(jù)談判情況對報價進行調(diào)整。談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價，采購部門根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購-符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：-只能從唯一供應(yīng)商處采購的，如某些專利產(chǎn)品、特定品牌產(chǎn)品等。-發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。-必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。-采用單一來源采購方式的，采購部門應(yīng)向采購管理委員會提交書面報告，說明采用單一來源采購的理由、供應(yīng)商情況、采購預(yù)算等內(nèi)容，經(jīng)采購管理委員會批準后方可進行采購。采購過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進行充分溝通和協(xié)商，確保采購價格合理、服務(wù)質(zhì)量有保障。六、采購合同管理1.合同起草與審核-采購部門根據(jù)采購項目的要求和與供應(yīng)商達成的共識，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)、違約責任等條款。-采購合同起草完成后，應(yīng)提交給公司法務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門主要從法律風險、合同條款的合法性、完整性等方面進行審查，并提出修改意見。采購部門根據(jù)法務(wù)部門的意見對合同進行修改完善。-對于重大采購合同，還需組織相關(guān)部門（如需求部門、財務(wù)部門等）進行會審。各部門應(yīng)從自身專業(yè)角度對合同條款進行審核，提出意見和建議。采購部門綜合各部門意見，再次對合同進行修改，確保合同條款符合公司利益和實際需求。2.合同簽訂與備案-采購合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，并加蓋雙方單位公章或合同專用章。-采購部門負責將簽訂后的采購合同進行編號、登記，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如需求部門、財務(wù)部門、倉庫管理部門等，以便各部門做好相關(guān)工作的銜接。同時，采購部門應(yīng)將合同原件存檔保管，建立合同檔案。3.合同執(zhí)行與監(jiān)控-采購部門負責跟進采購合同的執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按照合同約定按時、按質(zhì)、按量交貨。在物資到貨前，采購部門應(yīng)及時通知需求部門和倉庫管理部門做好接收準備工作。-倉庫管理部門按照合同要求對到貨物資進行驗收，核對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否與合同一致。對于需要檢驗測試的物資，應(yīng)安排專業(yè)人員進行檢驗。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門負責與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施。-財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間進行付款。采購部門應(yīng)在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，對發(fā)票的真實性、合法性、完整性進行審核，審核無誤后填寫《付款申請單》，提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門審核通過后，辦理付款手續(xù)。-在合同執(zhí)行過程中，采購部門應(yīng)定期對合同執(zhí)行情況進行總結(jié)和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。如因不可抗力或其他特殊原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議需按照合同審核和簽訂程序進行審批和簽署。4.合同收尾與評價-采購合同執(zhí)行完畢后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對合同執(zhí)行情況進行總結(jié)評價。評價內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、合同執(zhí)行過程中的問題及解決措施等。-采購部門根據(jù)合同評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行績效評估，評估結(jié)果作為后續(xù)供應(yīng)商選擇和合作的重要依據(jù)。同時，采購部門應(yīng)將合同評價報告存檔，為公司今后的采購工作提供參考。七、采購驗收管理1.驗收準備-采購部門在收到供應(yīng)商的交貨通知后，應(yīng)及時通知需求部門和倉庫管理部門做好驗收準備工作。需求部門應(yīng)安排專業(yè)人員參與驗收，倉庫管理部門應(yīng)清理驗收場地，準備好驗收工具和設(shè)備。-驗收人員應(yīng)熟悉采購合同和相關(guān)技術(shù)標準，明確驗收的內(nèi)容、方法和標準。對于需要檢驗測試的物資，驗收人員應(yīng)提前了解檢驗測試的要求和流程。2.驗收程序-物資驗收：-倉庫管理部門首先對到貨物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等進行核對，確保與采購合同和送貨單一致。-對于需要檢驗測試的物資，由需求部門安排專業(yè)人員按照相關(guān)標準進行檢驗測試。檢驗測試合格后，驗收人員在驗收報告上簽字確認。-如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量短缺、規(guī)格不符、有質(zhì)量問題等情況，驗收人員應(yīng)及時記錄，并填寫《物資驗收問題記錄表》，詳細說明問題情況。采購部門負責與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)解決問題。-服務(wù)驗收：-對于服務(wù)類采購項目，需求部門應(yīng)根據(jù)合同約定的服務(wù)標準和要求，對服務(wù)提供情況進行檢查和評估。-驗收人員可以通過現(xiàn)場檢查、客戶反饋、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等方式對服務(wù)質(zhì)量進行評價。服務(wù)驗收合格后，驗收人員在驗收報告上簽字確認。-如發(fā)現(xiàn)服務(wù)未達到合同要求，需求部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商進行整改。供應(yīng)商整改后，需求部門應(yīng)進行復查，直至服務(wù)質(zhì)量符合合同要求。3.驗收報告-驗收完成后，驗收人員應(yīng)填寫《采購驗收報告》，報告應(yīng)包括采購項目名稱、合同編號、供應(yīng)商名稱、驗收日期、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果等信息。-《采購驗收報告》需經(jīng)驗收人員、需求部門負責人、倉庫管理部門負責人簽字確認后，提交給采購部門。采購部門將驗收報告作為采購項目完成的重要依據(jù)，并與采購合同等資料一并存檔。八、采購風險管理1.風險識別與評估-采購部門定期對采購活動進行風險識別和評估，識別可能存在的風險因素，如市場價格波動風險、供應(yīng)商違約風險、質(zhì)量風險、合同風險、法律風險等。-對識別出的風險因素進行評估，分析其發(fā)生的可能性和可能造成的影響程度。根據(jù)評估結(jié)果，將風險分為高、中、低三個等級，確定風險應(yīng)對的優(yōu)先級。2.風險應(yīng)對措施-市場價格波動風險：采購部門應(yīng)加強市場調(diào)研，關(guān)注物資和服務(wù)價格的變化趨勢。對于價格波動較大的物資或服務(wù)，可以采用簽訂長期合同、套期保值、分散采購等方式降低價格波動風險。-供應(yīng)商違約風險：在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)加強對供應(yīng)商的評估和考察，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商。在采購合同中明確違約責任，要求供應(yīng)商提供一定的履約保證金。同時，加強對供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能存在的違約跡象，提前采取措施防范風險。-質(zhì)量風險：嚴格把控供應(yīng)商選擇關(guān)，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量認證文件和樣品檢驗報告。加強物資和服務(wù)的驗收管理，增加檢驗測