中小醫(yī)院采購管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)中小醫(yī)院采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于中小醫(yī)院內(nèi)部所有采購活動，包括醫(yī)療設(shè)備、藥品、醫(yī)用耗材、辦公用品、后勤物資等各類物資及服務(wù)的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本最小化，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的統(tǒng)一。公開透明原則：采購信息公開，采購過程透明，接受醫(yī)院內(nèi)部和社會監(jiān)督。公平競爭原則：鼓勵符合條件的供應(yīng)商參與競爭，確保采購結(jié)果公平合理。誠實守信原則：采購各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)1.采購管理委員會組成：由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人、臨床專家等組成。職責(zé)審議醫(yī)院采購管理制度、采購計劃和采購預(yù)算。對重大采購項目進(jìn)行決策，包括采購方式、供應(yīng)商選擇等。監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)處理采購過程中的重大問題。2.采購部門人員配備：根據(jù)醫(yī)院規(guī)模和采購業(yè)務(wù)量，配備相應(yīng)數(shù)量的專業(yè)采購人員。職責(zé)負(fù)責(zé)編制采購計劃和采購預(yù)算，報采購管理委員會審批。組織實施采購活動，包括采購文件編制、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等。建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。收集、整理采購相關(guān)資料，建立采購檔案。3.需求部門職責(zé)根據(jù)醫(yī)院業(yè)務(wù)需求，提出物資及服務(wù)采購申請，明確采購規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購過程中的技術(shù)評審和驗收工作。配合采購部門做好采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和反饋。4.財務(wù)部門職責(zé)參與采購預(yù)算的編制和審核。負(fù)責(zé)采購資金的支付和核算，對采購資金使用情況進(jìn)行監(jiān)督。協(xié)助采購部門進(jìn)行采購成本分析和控制。5.審計部門職責(zé)對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購文件的完整性、采購合同的合法性等。對采購項目進(jìn)行績效審計，評估采購效益。三、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)醫(yī)院年度工作計劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，結(jié)合上一年度采購實際情況，編制年度采購預(yù)算。需求部門應(yīng)提供詳細(xì)的采購需求清單，作為采購預(yù)算編制的依據(jù)。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計金額等內(nèi)容，并按醫(yī)院財務(wù)預(yù)算管理要求進(jìn)行分類匯總。2.預(yù)算審批采購預(yù)算編制完成后，報采購管理委員會審批。采購管理委員會應(yīng)根據(jù)醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略、財務(wù)狀況、業(yè)務(wù)需求等因素，對采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算的合理性和可行性。3.預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得擅自突破預(yù)算。在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及預(yù)計增加或減少的金額，報采購管理委員會審批。經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)作為采購預(yù)算的補(bǔ)充文件，采購部門據(jù)此調(diào)整采購計劃和采購活動。四、采購計劃管理1.計劃編制采購部門應(yīng)根據(jù)采購預(yù)算、醫(yī)院業(yè)務(wù)需求變化等因素，定期編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并按物資類別和緊急程度進(jìn)行分類排序。對于醫(yī)療設(shè)備、藥品等重要物資的采購計劃，應(yīng)提前與需求部門溝通協(xié)調(diào)，確保采購計劃的準(zhǔn)確性和及時性。2.計劃審批采購計劃編制完成后，報采購管理委員會審批。采購管理委員會應(yīng)重點審查采購計劃的必要性、合理性、合規(guī)性以及與預(yù)算的匹配性，確保采購計劃符合醫(yī)院整體利益和發(fā)展需求。3.計劃執(zhí)行與跟蹤采購部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的采購計劃組織實施采購活動，確保采購任務(wù)按時完成。在采購計劃執(zhí)行過程中，采購部門應(yīng)定期跟蹤采購進(jìn)度，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。如因特殊情況需要變更采購計劃，采購部門應(yīng)提前向采購管理委員會報告，說明變更原因和變更內(nèi)容，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實施變更。五、采購方式1.公開招標(biāo)適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。采購程序采購部門編制招標(biāo)文件，明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。在指定媒體或醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)站發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商報名參加投標(biāo)。對報名供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審，確定符合條件的供應(yīng)商名單。組織開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商。與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。2.邀請招標(biāo)適用范圍：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目；采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。采購程序采購部門根據(jù)采購項目特點和供應(yīng)商信息，選擇若干家潛在供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。對被邀請供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定符合條件的供應(yīng)商名單。組織開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商。與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。3.競爭性談判適用范圍：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。采購程序采購部門成立談判小組，成員包括采購人員、技術(shù)專家、財務(wù)人員等。談判小組制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、評審標(biāo)準(zhǔn)等。從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商參加談判。組織談判，談判小組與供應(yīng)商就采購項目的技術(shù)、價格、服務(wù)等條款進(jìn)行談判。談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行最后報價。談判小組根據(jù)評審標(biāo)準(zhǔn)對供應(yīng)商的最后報價進(jìn)行評審，確定成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。4.單一來源采購適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。采購程序采購部門提出單一來源采購申請，說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購理由等。采購管理委員會對單一來源采購申請進(jìn)行審核，必要時組織相關(guān)專家進(jìn)行論證。經(jīng)批準(zhǔn)后，采購部門與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購價格、交貨時間等條款。簽訂采購合同。5.詢價采購適用范圍：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購程序采購部門向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較，選擇報價最低且符合采購要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的資質(zhì)要求、業(yè)績要求、信譽(yù)要求等。通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價采購等方式，從符合條件的供應(yīng)商中選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇的供應(yīng)商能夠滿足醫(yī)院的采購需求。2.供應(yīng)商評估采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平、合作態(tài)度等。建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，采用定性與定量相結(jié)合的方法對供應(yīng)商進(jìn)行評估。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。3.供應(yīng)商檔案管理采購部門應(yīng)為每個供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件、業(yè)績情況、評估記錄、合作合同等。定期更新供應(yīng)商檔案信息，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。供應(yīng)商檔案應(yīng)妥善保管，以備查詢和審計。七、采購合同管理1.合同簽訂采購部門應(yīng)在確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商后，及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)提交醫(yī)院法律顧問進(jìn)行合法性審查，確保合同條款合法有效。2.合同執(zhí)行采購部門應(yīng)跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的交貨進(jìn)度、質(zhì)量狀況等信息。需求部門應(yīng)配合采購部門做好合同執(zhí)行工作，及時驗收貨物或服務(wù)，反饋使用情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未按合同約定履行義務(wù)，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改；如供應(yīng)商拒不整改或整改后仍不符合要求，采購部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.合同變更與解除在采購合同執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。如因不可抗力或其他法定原因需要解除采購合同，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。4.合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門，并按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保管。采購合同檔案應(yīng)包括合同文本、變更協(xié)議、解除協(xié)議、驗收報告、付款憑證等相關(guān)資料。八、采購驗收管理1.驗收組織對于采購的物資及服務(wù)，應(yīng)成立驗收小組進(jìn)行驗收。驗收小組由采購部門、需求部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員組成。驗收小組應(yīng)明確分工，各司其職，確保驗收工作的順利進(jìn)行。2.驗收標(biāo)準(zhǔn)驗收小組應(yīng)根據(jù)采購合同、采購文件及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定驗收標(biāo)準(zhǔn)。驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確物資及服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、性能等方面的要求。3.驗收程序供應(yīng)商交貨前，應(yīng)提前通知采購部門和需求部門。貨物到達(dá)后，采購部門應(yīng)及時組織驗收小組進(jìn)行驗收。驗收小組按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對物資及服務(wù)進(jìn)行逐一檢查，包括外觀、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面的檢查。對于需要進(jìn)行性能測試或質(zhì)量檢驗的物資及服務(wù)，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行測試和檢驗。驗收合格后，驗收小組應(yīng)出具驗收報告，驗收報告應(yīng)包括驗收項目、驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收結(jié)果等內(nèi)容。如驗收不合格，驗收小組應(yīng)及時通知供應(yīng)商，要求其限期整改或退換貨物。供應(yīng)商整改或退換貨物后，應(yīng)重新進(jìn)行驗收。九、采購付款管理1.付款申請供應(yīng)商交貨并驗收合格后，采購部門應(yīng)及時辦理付款申請手續(xù)。付款申請應(yīng)包括采購合同編號、供應(yīng)商名稱、采購項目名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等內(nèi)容，并附上驗收報告、發(fā)票等相關(guān)證明材料。2.付款審批付款申請?zhí)峤缓?，由財?wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門應(yīng)重點審核付款申請的真實性、合法性、準(zhǔn)確性以及與采購合同的一致性。審核通過后，付款申請報醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)醫(yī)院財務(wù)狀況和資金安排，對付款申請進(jìn)行審批。3.付款執(zhí)行經(jīng)批準(zhǔn)的付款申請，財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和付款時間及時辦理付款手續(xù)。付款過程中，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格遵守財務(wù)管理制度，確保付款安全、準(zhǔn)確。十、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督醫(yī)院內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購文件的完整性、采購合同