企業(yè)檔案定期管理制度一、總則（一）目的為了加強企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映企業(yè)各項活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理等活動中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及企業(yè)機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善企業(yè)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，包括文件、合同、報表、技術(shù)資料等。3.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作，確保檔案的有序存放。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和安全性。6.負責(zé)檔案庫房的日常管理，保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)工作，提高員工的檔案管理意識和技能。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和保管工作。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查詢、借閱等工作。4.對本部門員工進行檔案管理知識的宣傳和培訓(xùn)。（三）員工個人職責(zé)1.妥善保管個人在工作中形成的各類文件資料，并及時移交至部門兼職檔案員。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自查閱、復(fù)印、傳播企業(yè)機密檔案。3.在工作中積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會決議、董事會決議、公司章程等，行政公文、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。2.人事管理類：員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動合同等相關(guān)檔案。3.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算報告，會計憑證、賬簿、報表，審計報告，稅務(wù)資料等。4.市場營銷類：市場調(diào)研、營銷策劃、銷售合同、客戶資料等。5.生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等相關(guān)檔案。6.技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項目立項報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利證書等。7.合同協(xié)議類：采購合同、銷售合同、租賃合同、合作協(xié)議等各類合同文件。8.其他類：不屬于上述分類的其他檔案，如榮譽證書、資質(zhì)證明、對外宣傳資料等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“分類代碼+年度+順序號”的方式。2.分類代碼按照上述檔案分類進行編制，如行政管理類為“XZ”，人事管理類為“RS”等。3.年度采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字，如2023年表示為“23”。4.順序號為每類檔案在當(dāng)年的流水編號，從001開始依次編排。5.例如，一份2023年的行政管理類文件，其編號為“XZ23001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，定期收集本部門在工作中形成的各類檔案資料。2.檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。3.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時收集并移交至檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進行統(tǒng)一整理。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行分類、排序。3.去除檔案中的金屬物，對破損或褪色的文件進行修復(fù)或復(fù)制。4.對每份檔案進行編號，并編制檔案目錄。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度的檔案移交至檔案管理部門。2.對于重大項目或特殊事項形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或事項辦理完畢后[規(guī)定時間]內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門兼職檔案員填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.將檔案及移交清單一并提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、簽收，并在移交清單上簽字確認。4.檔案管理部門按照檔案分類和編號要求，將歸檔檔案進行上架存放。六、檔案保管（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)設(shè)置專門的檔案架，檔案應(yīng)分類存放，排列整齊。3.庫房溫度應(yīng)保持在[適宜溫度范圍]，相對濕度應(yīng)保持在[適宜濕度范圍]。4.定期對庫房進行清潔和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存儲介質(zhì)管理1.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行備份，并定期進行檢查和更新。2.電子檔案應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，設(shè)置訪問權(quán)限和密碼保護。3.定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)遷移和格式轉(zhuǎn)換，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可用性。（三）檔案安全防護1.建立檔案安全管理制度，加強對檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)。2.安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對檔案庫房進行實時監(jiān)控。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，定期進行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時保護檔案安全。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及企業(yè)機密的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個人查閱企業(yè)檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)企業(yè)法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、時間等信息。2.將申請表提交至所在部門負責(zé)人審批。3.審批通過后，查閱申請人持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。4.檔案管理部門工作人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記本上記錄查閱情況。5.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（三）借閱權(quán)限1.企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.涉及企業(yè)機密的檔案，借閱申請人應(yīng)經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個人原則上不得借閱企業(yè)檔案，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（四）借閱流程1.借閱申請人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、期限、用途等信息。2.將申請表提交至所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批。3.審批通過后，借閱申請人持申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。4.檔案管理部門工作人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在借閱登記本上記錄借閱情況。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門工作人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定進行賠償。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對庫存檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和專業(yè)技術(shù)人員組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的重要性、時效性、利用率等因素，對檔案進行綜合評估，確定保管期限。4.保管期限分為永久、長期（[具體年限]）和短期（[具體年限]）。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，并經(jīng)鑒定小組審核簽字。3.檔案銷毀清冊報企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，如粉碎、焚燒等。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認。6.銷毀記錄應(yīng)包括檔案銷毀清冊編號、銷毀時間、地點、方式等信息，與檔案銷毀清冊一并保存。九、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時，數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠。3.檔案統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)作為企業(yè)檔案管理工作評估和決策的依據(jù)。（二）檔案移交1.企業(yè)因機構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因，需要進行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)