會(huì)計(jì)檔案安全管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在公司經(jīng)濟(jì)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》及財(cái)政部、國家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全公司的會(huì)計(jì)檔案工作，各分公司、子公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)檔案的具體管理，并接受公司財(cái)務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.安全保密原則。采取有效措施確保會(huì)計(jì)檔案的安全，防止會(huì)計(jì)檔案被篡改、損毀、丟失或泄露。3.方便利用原則。建立健全會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱制度，保證會(huì)計(jì)檔案的合理利用。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的會(huì)計(jì)憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置的，用于分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供有關(guān)明細(xì)核算資料的賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是指登記固定資產(chǎn)各種資料的卡片，是固定資產(chǎn)進(jìn)行明細(xì)分類核算的一種賬簿形式。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告通常僅指會(huì)計(jì)報(bào)表，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書。會(huì)計(jì)報(bào)表是對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的結(jié)構(gòu)性表述，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及相關(guān)附表。（四）其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。三、會(huì)計(jì)檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在每月終了后[X]個(gè)工作日內(nèi)裝訂成冊(cè)，并在年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類整理、裝訂成冊(cè)，由經(jīng)辦人員在會(huì)計(jì)檔案封面上簽名或蓋章，并注明檔案名稱、年度、月份、起止日期、檔案編號(hào)等。2.歸檔的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)字跡清晰、工整，不得有涂改、挖補(bǔ)等情況。3.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。（三）歸檔程序1.會(huì)計(jì)人員按照歸檔要求，對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理、分類、編號(hào)。2.將整理好的會(huì)計(jì)檔案移交本單位檔案管理部門或?qū)Ｈ吮９堋?.檔案管理部門或?qū)Ｈ藢?duì)接收的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，辦理交接手續(xù)。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。1.永久保管的會(huì)計(jì)檔案包括：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。2.保管期限為30年的會(huì)計(jì)檔案包括：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。3.保管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案包括：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全存放。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。（三）保管要求1.檔案管理部門或?qū)Ｈ藨?yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保會(huì)計(jì)檔案的完整、安全。2.對(duì)保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)陪同，并提供必要的查閱條件。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出保管庫房。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，更不得抽換。（二）借閱1.本公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件，并在檔案管理部門登記。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)所借會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）外部單位查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱本公司會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.查閱或借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，外單位人員應(yīng)按照本公司規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)，并在檔案管理部門指定人員陪同下進(jìn)行查閱或借閱。3.外單位人員查閱或借閱會(huì)計(jì)檔案，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出本公司，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理部門登記。復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)加蓋本公司財(cái)務(wù)專用章。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽署意見后，報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。2.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。3.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。（三）特殊情況處理1.建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。3.單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。4.單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。七、會(huì)計(jì)檔案的信息化管理（一）電子會(huì)計(jì)檔案的管理要求1.公司應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的管理，確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)采用符合國家規(guī)定的存儲(chǔ)格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е码娮訒?huì)計(jì)檔案丟失。3.公司應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案的索引和檢索系統(tǒng)，方便查閱和利用。（二）電子會(huì)計(jì)檔案的保管期限電子會(huì)計(jì)檔案的保管期限與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相同。（三）電子會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱1.查閱或借閱電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)使用公司指定的電子設(shè)備，并按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作。2.查閱或借閱電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，不得對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行修改、刪除、破壞等操作。如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理部門登記。（四）電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀1.電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀，應(yīng)按照紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案銷毀的程序進(jìn)行。2.銷毀電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)確保存儲(chǔ)介質(zhì)上的電子會(huì)計(jì)檔案徹底刪除，無法恢復(fù)。八、監(jiān)督與檢查