人壽機(jī)要工作管理制度總則目的為加強(qiáng)公司人壽機(jī)要工作的規(guī)范化管理，確保機(jī)要信息的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞和有效利用，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及人壽機(jī)要工作的所有部門和人員。基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格保守機(jī)要信息秘密，防止信息泄露。2.準(zhǔn)確性原則：確保機(jī)要信息內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致工作失誤。3.及時(shí)性原則：及時(shí)處理機(jī)要文件和信息，提高工作效率，避免延誤。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反機(jī)要工作管理制度的行為進(jìn)行責(zé)任追究。機(jī)要工作機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)機(jī)要工作機(jī)構(gòu)設(shè)置公司設(shè)立專門的機(jī)要室，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理公司的人壽機(jī)要工作。機(jī)要室職責(zé)1.負(fù)責(zé)機(jī)要文件的收發(fā)、登記、傳遞、保管和歸檔等工作。2.制定和完善機(jī)要工作相關(guān)制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。3.對(duì)機(jī)要信息進(jìn)行保密審查，確保信息安全。4.組織機(jī)要工作人員的培訓(xùn)和考核。5.協(xié)助處理涉及機(jī)要工作的突發(fā)事件。機(jī)要工作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守機(jī)要工作紀(jì)律和保密規(guī)定，保守機(jī)要信息秘密。2.認(rèn)真做好機(jī)要文件的收發(fā)、登記、傳遞、保管和歸檔等工作，確保文件流轉(zhuǎn)準(zhǔn)確、及時(shí)。3.對(duì)機(jī)要信息進(jìn)行整理、分類和分析，為公司決策提供參考依據(jù)。4.積極參加機(jī)要工作培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.發(fā)現(xiàn)機(jī)要信息安全隱患或違規(guī)行為，及時(shí)向上級(jí)報(bào)告并采取措施。機(jī)要文件管理機(jī)要文件的定義與范圍1.定義：涉及公司人壽業(yè)務(wù)機(jī)密、具有重要價(jià)值和敏感性的文件。2.范圍：包括但不限于公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、合同協(xié)議、內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要等。機(jī)要文件的收發(fā)1.收文機(jī)要室指定專人負(fù)責(zé)接收機(jī)要文件，對(duì)收到的文件進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查文件的完整性和密封性。對(duì)收到的機(jī)要文件進(jìn)行詳細(xì)登記，包括文件名稱、文號(hào)、發(fā)文單位、日期、密級(jí)等信息。及時(shí)將機(jī)要文件送呈公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批閱。2.發(fā)文發(fā)文部門擬制機(jī)要文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司公文格式和審批流程進(jìn)行起草、審核和簽發(fā)。機(jī)要室對(duì)簽發(fā)后的機(jī)要文件進(jìn)行編號(hào)、登記，并注明發(fā)文范圍、密級(jí)等信息。機(jī)要室按照規(guī)定的傳遞方式將機(jī)要文件發(fā)送給收件人，并要求收件人簽收確認(rèn)。機(jī)要文件的傳遞1.機(jī)要文件應(yīng)通過專人傳遞、機(jī)要通信或加密電子傳輸?shù)确绞竭M(jìn)行傳遞，確保文件安全。2.傳遞機(jī)要文件時(shí)，傳遞人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將文件交予他人或在非規(guī)定場(chǎng)所停留。3.對(duì)重要緊急的機(jī)要文件，應(yīng)優(yōu)先傳遞，確保文件及時(shí)送達(dá)。機(jī)要文件的保管1.機(jī)要文件應(yīng)存放在專門的機(jī)要保險(xiǎn)柜或保密文件柜中，實(shí)行分類存放、專人保管。2.機(jī)要室應(yīng)建立機(jī)要文件保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄文件的存放位置、出入庫(kù)時(shí)間、借閱情況等信息。3.定期對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行清查核對(duì)，確保文件數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。4.機(jī)要文件保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施，確保文件安全。機(jī)要文件的歸檔1.機(jī)要文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔，移交機(jī)要室統(tǒng)一保管。2.機(jī)要室按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)歸檔的機(jī)要文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并編制檔案目錄。3.建立機(jī)要文件電子檔案，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理，方便查詢和利用。機(jī)要文件的借閱1.因工作需要借閱機(jī)要文件的，借閱人應(yīng)填寫《機(jī)要文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、文號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和機(jī)要室負(fù)責(zé)人審批。2.借閱機(jī)要文件時(shí)，借閱人應(yīng)在機(jī)要室指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將文件帶出機(jī)要室或轉(zhuǎn)借他人。3.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還機(jī)要文件，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.機(jī)要室應(yīng)對(duì)機(jī)要文件的借閱情況進(jìn)行登記，定期檢查借閱文件的歸還情況。機(jī)要文件的銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的機(jī)要文件，機(jī)要室應(yīng)定期進(jìn)行清理，并填寫《機(jī)要文件銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.機(jī)要文件銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保文件信息無法恢復(fù)。3.機(jī)要文件銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《機(jī)要文件銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。4.機(jī)要文件銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。機(jī)要信息管理機(jī)要信息的分類與標(biāo)識(shí)1.根據(jù)機(jī)要信息的重要性、敏感性和影響范圍，對(duì)機(jī)要信息進(jìn)行分類，如核心機(jī)密、重要機(jī)密、一般機(jī)密等。2.對(duì)不同類別的機(jī)要信息采用相應(yīng)的標(biāo)識(shí)，如密級(jí)標(biāo)識(shí)、水印標(biāo)識(shí)等，確保信息易于識(shí)別和管理。機(jī)要信息的產(chǎn)生與收集1.各部門在工作中產(chǎn)生的機(jī)要信息，應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理和收集，并及時(shí)報(bào)送機(jī)要室。2.機(jī)要室對(duì)收集到的機(jī)要信息進(jìn)行審核和篩選，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。機(jī)要信息的存儲(chǔ)與備份1.機(jī)要信息應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行加密處理，確保信息安全。2.定期對(duì)機(jī)要信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。機(jī)要信息的使用與共享1.機(jī)要信息的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用或共享。2.確因工作需要共享機(jī)要信息的，應(yīng)填寫《機(jī)要信息共享申請(qǐng)表》，注明共享信息名稱、共享對(duì)象、共享目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和機(jī)要室負(fù)責(zé)人審批。3.機(jī)要信息共享應(yīng)采用加密傳輸?shù)劝踩绞竭M(jìn)行，確保信息在共享過程中的安全。機(jī)要信息的保密措施1.對(duì)涉及機(jī)要信息的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期更換密碼。2.在處理機(jī)要信息時(shí)，應(yīng)采用加密軟件或設(shè)備對(duì)信息進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。3.嚴(yán)禁在連接互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上處理或存儲(chǔ)機(jī)要信息。4.機(jī)要信息的打印、復(fù)印等操作應(yīng)在機(jī)要室或指定的保密場(chǎng)所進(jìn)行，并嚴(yán)格控制份數(shù)。5.對(duì)廢棄的機(jī)要信息載體，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理，防止信息被恢復(fù)和利用。機(jī)要信息的安全審計(jì)1.建立機(jī)要信息安全審計(jì)機(jī)制，定期對(duì)機(jī)要信息的產(chǎn)生、存儲(chǔ)、使用、共享等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)。2.審計(jì)內(nèi)容包括信息的訪問記錄、操作記錄、安全措施執(zhí)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行整改。3.對(duì)違反機(jī)要信息安全規(guī)定的行為進(jìn)行記錄和分析，為加強(qiáng)機(jī)要信息管理提供依據(jù)。機(jī)要工作監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司設(shè)立機(jī)要工作監(jiān)督檢查小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)要室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司機(jī)要工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.機(jī)要工作制度的執(zhí)行情況，包括文件管理、信息管理、人員職責(zé)履行等方面。2.機(jī)要文件和信息的安全保密情況，如文件傳遞、保管、使用過程中的保密措施落實(shí)情況。3.機(jī)要工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作紀(jì)律，如培訓(xùn)情況、遵守保密規(guī)定情況等。監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每月對(duì)機(jī)要工作進(jìn)行一次全面檢查，檢查內(nèi)容包括機(jī)要文件管理臺(tái)賬、信息存儲(chǔ)備份情況、保密措施執(zhí)行情況等。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)機(jī)要工作的某個(gè)環(huán)節(jié)或某個(gè)部門進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)機(jī)要工作中的重點(diǎn)問題或突發(fā)事件，開展專項(xiàng)檢查，確保機(jī)要工作安全有序進(jìn)行。問題整改與責(zé)任追究1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問題產(chǎn)生的原因，制定切實(shí)可行的整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給監(jiān)