倉庫采購配送管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司倉庫采購配送管理工作，確保物資供應(yīng)及時、準確、高效，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有倉庫采購配送相關(guān)活動，包括物資的采購申請、供應(yīng)商選擇、采購訂單下達、貨物驗收、庫存管理、配送等環(huán)節(jié)。3.職責分工采購部門負責采購計劃的制定與執(zhí)行，尋找、評估、選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況。收集市場信息，分析物資價格走勢，為公司采購決策提供依據(jù)。倉庫管理部門負責倉庫物資的收、發(fā)、存管理，建立庫存臺賬，定期盤點庫存，確保賬實相符。根據(jù)采購訂單和庫存情況，安排貨物的驗收、入庫、存儲和配送工作。負責倉庫安全管理，保障物資存儲安全。需求部門提出物資采購申請，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購物資的驗收工作，對物資的適用性進行確認。二、采購管理1.采購計劃需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存狀況等，提前制定物資需求計劃，并提交給采購部門。采購部門結(jié)合需求計劃、市場供應(yīng)情況、采購周期等因素，制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。采購計劃需經(jīng)相關(guān)部門負責人審核，報公司領(lǐng)導審批后執(zhí)行。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)按原審批程序進行。2.供應(yīng)商選擇與管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估標準，從供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面進行綜合評估。通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商名錄。對潛在供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、管理水平等。根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。定期對供應(yīng)商進行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作關(guān)系。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。3.采購訂單下達采購部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商選擇情況，向選定的供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資的詳細規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。在下達采購訂單前，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進行溝通，確保雙方對訂單內(nèi)容理解一致。采購訂單下達后，應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。對于緊急采購需求，采購部門應(yīng)在確保物資質(zhì)量和供應(yīng)及時性的前提下，簡化采購流程，盡快下達采購訂單。三、貨物驗收1.驗收準備倉庫管理部門在收到采購訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單內(nèi)容和倉庫實際情況，安排驗收場地和人員，準備驗收工具和設(shè)備。驗收人員應(yīng)熟悉采購物資的規(guī)格、型號、質(zhì)量標準等要求，掌握驗收方法和流程。2.驗收流程物資到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門和需求部門共同參與驗收。驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標準對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀質(zhì)量等進行檢查。對于需要進行質(zhì)量檢驗的物資，應(yīng)按照規(guī)定的檢驗方法和標準進行檢驗?？晌袑I(yè)檢測機構(gòu)進行檢驗，也可由公司內(nèi)部質(zhì)量檢驗人員進行檢驗。驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的物資，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。3.驗收記錄倉庫管理部門應(yīng)建立物資驗收記錄臺賬，詳細記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、到貨時間、驗收情況等信息。驗收記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和追溯。四、庫存管理1.庫存規(guī)劃倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、采購周期、物資消耗特點等因素，合理規(guī)劃庫存水平。制定庫存定額，明確各類物資的最高庫存、最低庫存和安全庫存標準。根據(jù)庫存規(guī)劃，對倉庫進行分區(qū)分類管理，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)等，并對每個區(qū)域進行標識。2.入庫管理物資驗收合格后，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，將物資按照規(guī)定的存儲位置存放。入庫時應(yīng)核對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息與驗收單一致，并在庫存臺賬上記錄入庫日期、入庫數(shù)量等。對于貴重物資、易燃易爆物資等特殊物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存儲和管理，采取必要的安全防護措施。3.存儲管理倉庫應(yīng)保持整潔、通風、干燥，確保物資存儲安全。定期對庫存物資進行檢查，查看物資是否有損壞、變質(zhì)、受潮等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。按照物資的特性和存儲要求，合理安排物資的堆碼方式，確保物資堆放整齊、穩(wěn)固，便于存取和盤點。建立庫存盤點制度，定期對庫存物資進行盤點。盤點可采用實地盤點、賬實核對等方式，確保賬實相符。盤點結(jié)果應(yīng)形成盤點報告，對盤盈、盤虧情況進行分析和處理。4.出庫管理需求部門應(yīng)填寫物資出庫申請單，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)相關(guān)部門負責人審批后提交給倉庫管理部門。倉庫管理人員根據(jù)出庫申請單核對庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時辦理出庫手續(xù)，按照規(guī)定的配送方式將物資發(fā)放給需求部門。出庫時應(yīng)核對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息與出庫申請單一致，并在庫存臺賬上記錄出庫日期、出庫數(shù)量等。同時，更新庫存信息，確保庫存數(shù)據(jù)的準確性。5.庫存預(yù)警倉庫管理部門應(yīng)建立庫存預(yù)警機制，根據(jù)庫存定額和實際庫存情況，設(shè)置庫存預(yù)警指標。當庫存低于最低庫存或高于最高庫存時，系統(tǒng)自動發(fā)出預(yù)警信息。收到庫存預(yù)警信息后，倉庫管理人員應(yīng)及時分析庫存情況，通知采購部門或需求部門采取相應(yīng)措施，如采購補貨、調(diào)整生產(chǎn)計劃等，以保持庫存水平的合理性。五、配送管理1.配送計劃倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)需求部門的物資需求和庫存情況，制定配送計劃。配送計劃應(yīng)明確配送物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、配送時間、配送地點等信息。在制定配送計劃時，應(yīng)考慮車輛運力、運輸路線、交通狀況等因素，合理安排配送時間和配送方式，確保物資及時、準確送達。2.配送實施根據(jù)配送計劃，倉庫管理部門安排車輛和配送人員進行物資配送。配送人員應(yīng)按照規(guī)定的配送路線和時間將物資送達指定地點，并與需求部門辦理物資交接手續(xù)。在配送過程中，應(yīng)注意物資的安全運輸，采取必要的防護措施，防止物資損壞、丟失。如發(fā)生運輸事故，應(yīng)及時報告相關(guān)部門，并采取措施進行處理。3.配送記錄倉庫管理部門應(yīng)建立配送記錄臺賬，詳細記錄配送物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、配送時間、配送地點、配送車輛及人員等信息。配送記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和追溯。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對倉庫采購配送管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由采購部門、倉庫管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理、貨物驗收、庫存管理、配送管理等方面。通過查閱文件資料、實地查看、訪談相關(guān)人員等方式，對管理工作的合規(guī)性、準確性、及時性進行評估。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核辦法制定倉庫采購配送管理工作考核指標體系，對采購部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門和人員進行考核?？己酥笜税ú少彸杀究刂啤⑽镔Y供應(yīng)及時性、庫存管理水平、配送服務(wù)質(zhì)量等方面。考核方式采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式。定期考核每季度進行一次，不定期考核根據(jù)實際工作情況隨時開展。