企業(yè)用品供應(yīng)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范企業(yè)用品的供應(yīng)管理，確保各類用品及時、準(zhǔn)確、合理地供應(yīng)，滿足企業(yè)日常運營和員工工作需求，提高工作效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有部門及員工在工作過程中所需用品的供應(yīng)管理。（三）基本原則1.按需供應(yīng)原則：根據(jù)各部門及員工的實際工作需求，合理安排用品的供應(yīng)，確保工作的正常開展。2.成本控制原則：在保證用品質(zhì)量和滿足工作需求的前提下，盡量降低采購成本和庫存成本。3.規(guī)范管理原則：建立健全用品供應(yīng)的各項流程和標(biāo)準(zhǔn)，實行規(guī)范化管理。4.高效服務(wù)原則：以提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)為宗旨，及時響應(yīng)各部門及員工的需求。二、用品分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公用品1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件管理用品：如文件夾、檔案盒、訂書機、訂書釘、回形針、膠水等。4.辦公設(shè)備耗材：如打印機墨盒、硒鼓、傳真機色帶等。5.辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜等。6.其他辦公用品：如計算器、電話機、飲水機、綠植等。（二）勞保用品1.頭部防護用品：如安全帽等。2.眼部防護用品：如護目鏡等。3.耳部防護用品：如耳塞、耳罩等。4.呼吸防護用品：如口罩等。5.手部防護用品：如手套等。6.足部防護用品：如安全鞋等。7.身體防護用品：如工作服、防護服等。（三）業(yè)務(wù)用品1.銷售業(yè)務(wù)用品：如名片、宣傳冊、樣品等。2.財務(wù)業(yè)務(wù)用品：如發(fā)票、收據(jù)、賬本等。3.行政業(yè)務(wù)用品：如公章、合同章、介紹信等。4.其他業(yè)務(wù)用品：根據(jù)不同業(yè)務(wù)部門的工作需求確定。（四）用品標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)工作崗位和工作任務(wù)的不同，制定相應(yīng)的辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)，如普通員工每月配備一定數(shù)量的書寫工具、紙制品等，管理人員可適當(dāng)增加配備標(biāo)準(zhǔn)。2.勞保用品標(biāo)準(zhǔn)：按照國家相關(guān)規(guī)定和企業(yè)實際工作環(huán)境，制定勞保用品的配備標(biāo)準(zhǔn)和更換周期，如一線員工每季度發(fā)放一套工作服，每半年發(fā)放一雙安全鞋等。3.業(yè)務(wù)用品標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)業(yè)務(wù)工作的實際需求，制定業(yè)務(wù)用品的配備標(biāo)準(zhǔn)和使用規(guī)范，如銷售部門每月根據(jù)業(yè)務(wù)量領(lǐng)取一定數(shù)量的名片等。三、供應(yīng)流程（一）需求申請1.部門需求：各部門根據(jù)工作需要，填寫《用品需求申請表》，詳細注明所需用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并由部門負責(zé)人簽字確認。2.個人需求：員工因工作需要領(lǐng)用個人專用的辦公用品或勞保用品時，填寫《個人用品需求申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核后提交。（二）需求審核1.部門審核：行政部門收到《用品需求申請表》后，對需求的合理性進行初步審核，主要審核用品是否符合工作實際需要、數(shù)量是否合理等。2.財務(wù)審核：財務(wù)部門對涉及費用支出的用品需求進行審核，確保費用支出符合預(yù)算和財務(wù)規(guī)定。（三）采購申請1.集中采購：對于需求量較大、通用性強的用品，由行政部門匯總各部門需求后，填寫《集中采購申請表》，提交采購部門進行集中采購。2.零星采購：對于需求量較小、臨時性的用品，由行政部門根據(jù)審核后的需求，填寫《零星采購申請表》，提交采購部門進行零星采購。（四）采購執(zhí)行1.供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)用品的性質(zhì)、質(zhì)量要求、價格等因素，選擇合格的供應(yīng)商進行采購。采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等進行評估和管理。2.采購合同簽訂：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括用品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.采購實施：采購部門按照采購合同的要求，組織供應(yīng)商按時交貨。在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的用品不符合質(zhì)量要求或交貨延遲等問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的解決措施。（五）驗收入庫1.驗收標(biāo)準(zhǔn)：行政部門會同相關(guān)部門（如使用部門、質(zhì)量控制部門等）按照采購合同和用品標(biāo)準(zhǔn)，對采購的用品進行驗收。驗收內(nèi)容包括用品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。2.驗收流程：驗收人員對用品進行逐一檢查，填寫《用品驗收單》，詳細記錄驗收情況。如驗收合格，驗收人員簽字確認；如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與采購部門和供應(yīng)商聯(lián)系，要求其采取整改措施或退換貨。3.入庫管理：驗收合格的用品辦理入庫手續(xù)，由倉庫管理人員按照用品的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并建立庫存臺賬，記錄用品的出入庫情況。（六）領(lǐng)用發(fā)放1.領(lǐng)用流程：員工或部門根據(jù)審批通過的《用品需求申請表》到倉庫領(lǐng)取用品。倉庫管理人員根據(jù)申請表發(fā)放用品，并在庫存臺賬上記錄領(lǐng)用情況，同時要求領(lǐng)用人員簽字確認。2.發(fā)放方式：對于辦公用品等小件物品，可直接發(fā)放給領(lǐng)用人員；對于勞保用品等大件物品，可根據(jù)實際情況安排配送或由領(lǐng)用人員自行領(lǐng)取。（七）庫存管理1.庫存盤點：倉庫管理人員定期對庫存用品進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.庫存預(yù)警：根據(jù)用品的使用頻率、采購周期等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警指標(biāo)時，倉庫管理人員及時通知行政部門進行補貨申請。3.庫存清理：對于長期積壓、損壞或已不再使用的用品，倉庫管理人員定期進行清理，填寫《庫存清理申請表》，經(jīng)行政部門負責(zé)人審核后進行處理。處理方式包括報廢、變賣等，處理收入應(yīng)及時上繳財務(wù)部門。四、費用管理（一）預(yù)算編制1.年度預(yù)算：行政部門根據(jù)企業(yè)年度工作計劃和各部門的需求預(yù)測，編制年度用品供應(yīng)費用預(yù)算，報財務(wù)部門審核后提交企業(yè)管理層審批。2.月度預(yù)算：行政部門根據(jù)年度預(yù)算和實際工作進展情況，每月編制月度用品供應(yīng)費用預(yù)算執(zhí)行計劃，報財務(wù)部門備案。（二）費用報銷1.報銷憑證：員工領(lǐng)用用品后，應(yīng)及時將相關(guān)發(fā)票或收據(jù)等報銷憑證提交給財務(wù)部門。報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，且與領(lǐng)用的用品內(nèi)容相符。2.報銷流程：財務(wù)部門對報銷憑證進行審核，審核通過后按照企業(yè)的費用報銷制度進行報銷。報銷金額應(yīng)控制在預(yù)算范圍內(nèi)，如超出預(yù)算，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）成本控制1.采購成本控制：采購部門通過招標(biāo)、詢價、談判等方式，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，爭取優(yōu)惠價格，降低采購成本。同時，加強對采購過程的監(jiān)督和管理，防止出現(xiàn)采購腐敗等問題。2.庫存成本控制：倉庫管理人員合理控制庫存水平，減少庫存積壓，降低庫存占用資金和倉儲成本。通過優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，提高庫存周轉(zhuǎn)率。3.使用成本控制：各部門及員工應(yīng)合理使用用品，避免浪費。行政部門定期對用品使用情況進行統(tǒng)計分析，對浪費現(xiàn)象嚴(yán)重的部門或個人進行通報批評，并采取相應(yīng)的改進措施。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部審計：企業(yè)內(nèi)部審計部門定期對用品供應(yīng)管理情況進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、費用支出是否合理、庫存管理是否規(guī)范等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.日常檢查：行政部門負責(zé)對用品供應(yīng)管理的日常工作進行檢查，包括需求申請的審核、采購合同的執(zhí)行、驗收入庫的情況、領(lǐng)用發(fā)放的記錄等，確保各項工作按照制度要求執(zhí)行。（二）考核評價1.考核指標(biāo)：建立用品供應(yīng)管理考核指標(biāo)體系，主要包括采購及時性、用品質(zhì)量、費用控制、庫存管理等方面的指標(biāo)。2.考核周期：考核周期為每季度一次，對各部門在用品供應(yīng)管理方面的工作進行綜合評價。