企業(yè)受控文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司受控文件的管理，確保文件的準確性、完整性和有效性，保證公司各項工作按照規(guī)定的程序和標準進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有受控文件的管理，包括但不限于各類規(guī)章制度、操作規(guī)程、技術(shù)文件、質(zhì)量文件、合同協(xié)議等。（三）職責分工1.文件管理部門負責制定和完善受控文件管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。負責受控文件的統(tǒng)一編號、分類、歸檔和保管。負責受控文件的發(fā)放、回收、銷毀等工作的組織實施。定期對受控文件進行清理和審查，確保文件的有效性和適用性。2.文件編制部門負責本部門受控文件的起草、修訂和審核工作。確保文件內(nèi)容符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的實際情況。及時將編制完成的受控文件提交給文件管理部門進行編號、歸檔和發(fā)放。3.文件使用部門負責本部門受控文件的領(lǐng)取、使用和保管，確保文件的完整性和保密性。按照文件規(guī)定的要求開展工作，并及時反饋文件執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。在文件修訂或作廢時，及時將舊文件交回文件管理部門。二、受控文件的分類與編號（一）分類1.管理制度類：包括公司各項規(guī)章制度、管理辦法等。2.操作規(guī)程類：如生產(chǎn)操作規(guī)程、設(shè)備操作規(guī)程等。3.技術(shù)文件類：產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標準等。4.質(zhì)量文件類：質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì)量檢驗標準等。5.合同協(xié)議類：公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等。6.其他類：不屬于上述分類的其他受控文件。（二）編號1.受控文件編號采用統(tǒng)一格式，由字母和數(shù)字組成，具體如下：[公司簡稱首字母縮寫][文件類別代碼][年份][流水號]2.公司簡稱首字母縮寫：取公司名稱中每個漢字拼音的首字母大寫組成，如“XX科技有限公司”縮寫為“XK”。3.文件類別代碼：按照上述分類分別用不同的字母表示，如“管理制度類”用“GL”表示，“操作規(guī)程類”用“CZ”表示等。4.年份：取文件編制年份的后兩位數(shù)字，如2023年編制的文件編號中年份部分為“23”。5.流水號：按照文件編制的先后順序依次編排，從001開始。6.示例：XKGL23001，表示XX科技有限公司2023年編制的第1號管理制度類文件。三、受控文件的編制與審核（一）編制要求1.文件編制應(yīng)遵循“準確、完整、清晰、實用”的原則，確保文件內(nèi)容能夠準確指導(dǎo)實際工作。2.編制人員應(yīng)深入了解相關(guān)業(yè)務(wù)流程和工作要求，廣泛收集資料，認真分析研究，確保文件內(nèi)容的科學(xué)性和合理性。3.文件語言應(yīng)簡潔明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子結(jié)構(gòu)，便于使用人員理解和執(zhí)行。（二）審核流程1.受控文件初稿完成后，編制部門應(yīng)組織內(nèi)部審核，審核人員應(yīng)包括文件涉及的相關(guān)崗位人員和部門負責人。2.內(nèi)部審核主要對文件的內(nèi)容完整性、準確性、適用性、邏輯性等方面進行審查，提出修改意見和建議。3.編制人員根據(jù)內(nèi)部審核意見對文件進行修改完善后，提交給文件管理部門進行編號。4.文件管理部門將編號后的文件提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批，審批通過后方可正式發(fā)布實施。四、受控文件的發(fā)放與回收（一）發(fā)放1.文件管理部門根據(jù)文件的發(fā)放范圍，填寫《受控文件發(fā)放登記表》，詳細記錄文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放份數(shù)、發(fā)放日期等信息。2.文件管理部門將受控文件以紙質(zhì)版或電子版的形式發(fā)放給使用部門，并要求使用部門在《受控文件發(fā)放登記表》上簽字確認。3.對于電子版受控文件，文件管理部門應(yīng)確保文件的格式正確、內(nèi)容完整，并提供相應(yīng)的閱讀和使用說明。4.使用部門收到受控文件后，應(yīng)及時將文件分發(fā)到具體使用人員手中，并做好文件的保管工作。（二）回收1.當受控文件發(fā)生修訂、作廢或不再使用時，文件管理部門應(yīng)及時通知使用部門回收文件。2.使用部門收到回收通知后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將受控文件交回文件管理部門，并在《受控文件回收登記表》上簽字確認。3.文件管理部門對回收的受控文件進行核對，確?；厥盏奈募?shù)量準確、版本正確。4.對于回收的作廢文件，文件管理部門應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理，防止文件的流失和誤用。五、受控文件的保管與借閱（一）保管1.文件管理部門應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室或文件柜，對受控文件進行分類存放，確保文件的安全和完整。2.文件檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，定期對文件進行檢查和維護，防止文件損壞或丟失。3.使用部門應(yīng)指定專人負責本部門受控文件的保管，將文件存放在安全、干燥、通風的地方，并做好文件的標識和分類管理。4.對于重要的受控文件，如涉及公司機密的文件，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保文件的保密性。（二）借閱1.因工作需要借閱受控文件的，借閱人員應(yīng)填寫《受控文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息。2.《受控文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給文件管理部門審批。3.文件管理部門根據(jù)審批意見，決定是否批準借閱申請。對于批準借閱的申請，文件管理部門應(yīng)在《受控文件借閱登記表》上記錄借閱信息，并將文件借給借閱人員。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的受控文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或泄露文件內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)及時向文件管理部門報告，并承擔相應(yīng)的責任。六、受控文件的修訂與廢止（一）修訂1.當受控文件的內(nèi)容需要修訂時，文件編制部門應(yīng)填寫《受控文件修訂申請表》，說明修訂的原因、內(nèi)容和范圍等。2.《受控文件修訂申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給文件管理部門審核。3.文件管理部門審核通過后，組織相關(guān)人員對文件進行修訂。修訂完成后，按照本制度規(guī)定的審核、審批流程進行發(fā)布實施。4.文件管理部門應(yīng)及時更新受控文件的版本號，并在文件上加蓋“修訂版”印章，同時通知使用部門領(lǐng)取新修訂的文件。5.使用部門收到新修訂的受控文件后，應(yīng)及時組織相關(guān)人員進行學(xué)習和培訓(xùn)，確保文件的有效執(zhí)行。（二）廢止1.當受控文件因法律法規(guī)、行業(yè)標準的變更，公司業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因不再適用時，文件管理部門應(yīng)及時提出廢止申請。2.廢止申請應(yīng)填寫《受控文件廢止申請表》，說明廢止的原因和文件名稱、編號等信息。3.《受控文件廢止申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，文件管理部門負責對廢止的文件進行標識和隔離，防止文件的誤用。4.對于廢止的文件，文件管理部門應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理，并在《受控文件銷毀登記表》上記錄銷毀信息。七、受控文件的電子管理（一）電子文件的存儲1.公司應(yīng)建立電子文件存儲系統(tǒng)，對受控文件的電子版進行集中存儲和管理。2.電子文件存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、訪問控制等功能，確保文件的安全性和完整性。3.文件管理部門應(yīng)定期對電子文件進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的介質(zhì)上，分別存放在不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子文件的標識與檢索1.電子受控文件應(yīng)按照本制度規(guī)定的編號規(guī)則進行命名和標識，確保文件的唯一性和可識別性。2.電子文件存儲系統(tǒng)應(yīng)建立完善的檢索功能，方便使用人員快速查找和獲取所需文件。3.使用人員應(yīng)按照規(guī)定的檢索方法和權(quán)限訪問電子受控文件，不得擅自更改文件的存儲位置和名稱。（三）電子文件的審批與發(fā)放1.電子受控文件的審批流程與紙質(zhì)文件相同，審批通過后，文件管理部門應(yīng)將文件發(fā)布到電子文件存儲系統(tǒng)中，并通知使用部門下載使用。2.文件管理部門應(yīng)記錄電子文件的發(fā)放情況，包括發(fā)放部門、發(fā)放時間、文件版本等信息。（四）電子文件的修訂與廢止1.電子受控文件的修訂和廢止流程與紙質(zhì)文件一致，文件管理部門應(yīng)及時更新電子文件存儲系統(tǒng)中的文件版本，并通知使用部門。2.對于廢止的電子文件，文件管理部門應(yīng)在電子文件存儲系統(tǒng)中進行刪除或標記，防止文件的誤訪問。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文件管理部門應(yīng)定期對受控文件的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的編制、審核、發(fā)放、回收、保管、借閱、修訂、廢止等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可以采取查閱文件、實地查看、詢問相關(guān)人員等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄并提出整改要求。3.使用部門應(yīng)配合文件管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)文件和資料，不得隱瞞或拒絕檢查。（二）考核1.公司將