京東自營(yíng)采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范京東自營(yíng)采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)工作的高效、透明、合規(guī)，保障公司利益，滿足業(yè)務(wù)需求，提高采購(gòu)質(zhì)量和效率，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于京東自營(yíng)業(yè)務(wù)中涉及的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于商品采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)定以及相關(guān)行業(yè)規(guī)范。2.效益性原則：在確保采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化，提高采購(gòu)效益。3.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門(mén)的審計(jì)。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，確保雙方權(quán)益。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的制定與執(zhí)行：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，結(jié)合市場(chǎng)情況，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，并組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。2.供應(yīng)商管理：開(kāi)發(fā)、評(píng)估、選擇和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。3.采購(gòu)談判與合同簽訂：與供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保合同的合法性、完整性和有效性。4.采購(gòu)執(zhí)行與監(jiān)控：負(fù)責(zé)采購(gòu)訂單的下達(dá)、跟蹤、協(xié)調(diào)，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。5.采購(gòu)成本控制：通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、談判技巧等手段，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。（二）需求部門(mén)1.提出采購(gòu)需求：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，準(zhǔn)確、及時(shí)地向采購(gòu)部門(mén)提出采購(gòu)需求，包括采購(gòu)商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。2.參與采購(gòu)過(guò)程：協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購(gòu)談判等工作，提供專業(yè)意見(jiàn)和建議。3.驗(yàn)收采購(gòu)商品或服務(wù)：對(duì)采購(gòu)回來(lái)的商品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合合同要求和業(yè)務(wù)需求。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.采購(gòu)預(yù)算審核：對(duì)采購(gòu)部門(mén)提交的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.采購(gòu)資金管理：負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的安排和支付，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況，確保資金安全。3.采購(gòu)成本核算：參與采購(gòu)成本的核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行成本控制。（四）質(zhì)量控制部門(mén)1.制定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定采購(gòu)商品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范。2.質(zhì)量檢驗(yàn)與監(jiān)督：對(duì)采購(gòu)商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保采購(gòu)商品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和合同要求。3.處理質(zhì)量問(wèn)題：對(duì)采購(gòu)商品出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查和處理，與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，保障公司利益。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.需求收集：采購(gòu)部門(mén)定期收集各需求部門(mén)的采購(gòu)需求，包括年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃以及臨時(shí)采購(gòu)需求。2.市場(chǎng)分析：采購(gòu)部門(mén)對(duì)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、供應(yīng)商情況、價(jià)格走勢(shì)等進(jìn)行分析，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)和庫(kù)存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃初稿。3.計(jì)劃審核與調(diào)整：采購(gòu)計(jì)劃初稿提交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行預(yù)算審核，需求部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)需求確認(rèn)，根據(jù)審核意見(jiàn)和實(shí)際情況對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善。4.計(jì)劃審批：經(jīng)審核調(diào)整后的采購(gòu)計(jì)劃提交給公司管理層進(jìn)行審批，審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)執(zhí)行的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)：采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商資源庫(kù)。2.供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。3.供應(yīng)商選擇：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部門(mén)選擇合適的供應(yīng)商，并與其進(jìn)行初步溝通和洽談。對(duì)于重要采購(gòu)項(xiàng)目，可組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，確定最終供應(yīng)商。4.供應(yīng)商準(zhǔn)入：采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)，辦理供應(yīng)商準(zhǔn)入手續(xù)，將供應(yīng)商信息錄入公司供應(yīng)商管理系統(tǒng)。5.供應(yīng)商考核：采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核指標(biāo)包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價(jià)格水平等。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不合格的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。（三）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)談判準(zhǔn)備：采購(gòu)部門(mén)在與供應(yīng)商談判前，應(yīng)充分了解采購(gòu)商品的市場(chǎng)價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求等信息，制定談判策略和底線。2.采購(gòu)談判：采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商就采購(gòu)商品的價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨時(shí)間、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。談判過(guò)程中應(yīng)做好記錄，確保談判內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確。3.合同起草與審核：根據(jù)談判結(jié)果，采購(gòu)部門(mén)起草采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。合同初稿提交給法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核，確保合同的合法性、完整性和有效性。4.合同簽訂：經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后的采購(gòu)合同，由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，作為采購(gòu)執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。（四）采購(gòu)執(zhí)行與監(jiān)控1.采購(gòu)訂單下達(dá)：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同，在公司采購(gòu)管理系統(tǒng)中下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購(gòu)訂單跟蹤：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。如遇問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并向相關(guān)部門(mén)匯報(bào)。3.到貨驗(yàn)收：采購(gòu)商品到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知質(zhì)量控制部門(mén)和需求部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。到貨后，質(zhì)量控制部門(mén)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范對(duì)采購(gòu)商品進(jìn)行檢驗(yàn)，需求部門(mén)對(duì)采購(gòu)商品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行核對(duì)。驗(yàn)收合格后，由需求部門(mén)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。4.采購(gòu)付款：采購(gòu)商品驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同約定，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，附上驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，按照公司資金管理制度進(jìn)行付款。（五）采購(gòu)結(jié)算與報(bào)銷1.采購(gòu)結(jié)算：采購(gòu)部門(mén)定期與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算，核對(duì)采購(gòu)商品的數(shù)量、金額、發(fā)票等信息，確保結(jié)算準(zhǔn)確無(wú)誤。結(jié)算完成后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將結(jié)算情況反饋給財(cái)務(wù)部門(mén)。2.采購(gòu)報(bào)銷：采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等費(fèi)用，按照公司報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供相關(guān)發(fā)票、審批單等憑證，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后予以報(bào)銷。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等因素可能導(dǎo)致采購(gòu)成本增加、采購(gòu)任務(wù)無(wú)法按時(shí)完成。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商破產(chǎn)、違約、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題等可能影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：合同條款不明確、合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)糾紛等可能給公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。4.內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)人員違規(guī)操作、采購(gòu)流程不規(guī)范等可能導(dǎo)致公司利益受損。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.定性評(píng)估：對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定性評(píng)估，判斷風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度，分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。2.定量評(píng)估：對(duì)于部分重要風(fēng)險(xiǎn)，可采用定量評(píng)估方法，如計(jì)算風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和損失金額，進(jìn)一步確定風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重程度。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，通過(guò)與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式鎖定采購(gòu)價(jià)格。同時(shí)，拓寬采購(gòu)渠道，優(yōu)化采購(gòu)計(jì)劃，降低供應(yīng)短缺風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制。與重要供應(yīng)商簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，共同應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于可能出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的供應(yīng)商，提前制定應(yīng)急預(yù)案，確保采購(gòu)任務(wù)不受影響。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)合同管理，在合同起草、審核、簽訂過(guò)程中嚴(yán)格把關(guān)，確保合同條款明確、合法、有效。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，妥善處理合同糾紛。4.內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)人員培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)。完善采購(gòu)流程，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督，建立健全采購(gòu)責(zé)任追究制度，對(duì)違規(guī)操作的采購(gòu)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)1.采購(gòu)成本：包括采購(gòu)商品的價(jià)格、運(yùn)輸成本、倉(cāng)儲(chǔ)成本等，評(píng)估采購(gòu)成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)，是否實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)成本的降低。2.采購(gòu)質(zhì)量：考核采購(gòu)商品的質(zhì)量是否符合公司要求，是否滿足業(yè)務(wù)需求，質(zhì)量合格率是否達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.采購(gòu)效率：評(píng)估采購(gòu)任務(wù)的完成時(shí)間是否符合合同要求，采購(gòu)訂單的處理周期是否合理，是否及時(shí)響應(yīng)需求部門(mén)的采購(gòu)需求。4.供應(yīng)商管理：考察供應(yīng)商的交貨及時(shí)性、售后服務(wù)質(zhì)量、合作滿意度等指標(biāo)，評(píng)估供應(yīng)商管理工作的成效。5.合規(guī)性：檢查采購(gòu)活動(dòng)是否遵守國(guó)家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)定以及相關(guān)行業(yè)規(guī)范，是否存在違規(guī)操作行為。（二）評(píng)估方法1.定期評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)定期（如月度、季度、年度）對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行自我評(píng)估，填寫(xiě)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估表，提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。2.綜合評(píng)估：由財(cái)務(wù)部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)、需求部門(mén)等相關(guān)部門(mén)組成評(píng)估小組，對(duì)采購(gòu)部門(mén)的采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估小組根據(jù)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估指標(biāo)，結(jié)合采購(gòu)部門(mén)的工作實(shí)際情況，進(jìn)行打分評(píng)價(jià)。3.數(shù)據(jù)分析：通過(guò)對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，如采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)成本、質(zhì)量合格率等，評(píng)估采購(gòu)績(jī)效的變化趨勢(shì)和存在的問(wèn)題。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)于采購(gòu)績(jī)效優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)等，激勵(lì)采購(gòu)人員提高工作積極性和工作質(zhì)量。2.績(jī)效改進(jìn)：對(duì)于采購(gòu)績(jī)效不達(dá)標(biāo)的部門(mén)和個(gè)人，分析原因，制定改進(jìn)措施，限期進(jìn)行整改。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)評(píng)估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化采購(gòu)流程和管理方法，提高采購(gòu)績(jī)效水平。3.人員晉升與調(diào)整：采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果作為采購(gòu)