企業(yè)文件備案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文件，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，由指定部門負(fù)責(zé)文件的收集、整理、歸檔和保管。2.分級負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)本部門文件的形成、整理和初步審核，并按規(guī)定向歸口管理部門移交備案。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：文件的格式、編號、審批流程等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定，確保文件的規(guī)范性和一致性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全和保密。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目方案、業(yè)務(wù)報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事文件：員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。5.其他文件：不屬于上述分類的其他文件。（二）文件編號1.文件編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和查詢。2.編號規(guī)則：[公司簡稱][文件類別代碼][年份][序號]。例如：[公司簡稱]XZ[2023]001，表示公司2023年第1號行政文件。3.文件類別代碼：行政文件（XZ）、業(yè)務(wù)文件（YW）、財(cái)務(wù)文件（CW）、人事文件（RS）、其他文件（QT）。三、文件形成與起草（一）職責(zé)分工1.各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件的起草工作。2.涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門牽頭起草，相關(guān)部門配合。（二）起草要求1.文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡潔，符合公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.語言表達(dá)規(guī)范，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義。3.如有引用其他文件的內(nèi)容，應(yīng)注明出處。四、文件審核與審批（一）初審1.文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。2.初審?fù)ㄟ^后，在文件上簽署初審意見并簽字。（二）復(fù)審1.涉及重要事項(xiàng)或多個(gè)部門的文件，需提交歸口管理部門進(jìn)行復(fù)審。2.復(fù)審部門應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對文件進(jìn)行全面審查，提出修改意見。（三）審批1.根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.一般文件由部門負(fù)責(zé)人審批；重要文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。3.審批人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，簽署審批意見并簽字。五、文件印發(fā)與發(fā)放（一）印發(fā)1.文件經(jīng)審批通過后，由歸口管理部門負(fù)責(zé)印發(fā)。2.印發(fā)前應(yīng)檢查文件格式、內(nèi)容等是否符合要求，確保無誤后進(jìn)行印刷。3.文件印刷數(shù)量應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，避免浪費(fèi)。（二）發(fā)放1.文件印發(fā)后，由歸口管理部門負(fù)責(zé)發(fā)放。2.發(fā)放范圍應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定執(zhí)行，確保相關(guān)部門和人員及時(shí)收到文件。3.發(fā)放文件時(shí)應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》，注明文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期等信息，并由接收人簽字確認(rèn)。六、文件簽收與登記（一）簽收1.各部門收到文件后，應(yīng)及時(shí)安排專人簽收。2.簽收人應(yīng)核對文件的名稱、編號、數(shù)量等是否與《文件發(fā)放登記表》一致，無誤后簽字確認(rèn)。（二）登記1.各部門應(yīng)建立本部門的文件登記臺賬，對收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括文件名稱、編號、來源、接收日期、保管狀態(tài)等。七、文件傳閱與使用（一）傳閱1.需要多個(gè)部門或人員傳閱的文件，由歸口管理部門負(fù)責(zé)組織傳閱。2.傳閱文件時(shí)應(yīng)填寫《文件傳閱登記表》，注明傳閱部門、傳閱人、傳閱日期等信息。3.傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件傳至下一個(gè)傳閱對象，不得積壓。（二）使用1.員工因工作需要使用文件時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。2.借閱人應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意。3.歸口管理部門根據(jù)審批意見辦理借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放文件，并在《文件借閱登記表》上登記。4.借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、涂改文件內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄文件，應(yīng)經(jīng)歸口管理部門同意。5.文件使用完畢后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還，歸還時(shí)由歸口管理部門檢查文件是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。八、文件歸檔與保管（一）歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，符合歸檔要求。3.歸檔文件應(yīng)按照分類和編號順序進(jìn)行排列，編制歸檔目錄。（二）保管1.公司設(shè)立專門的文件檔案室，由專人負(fù)責(zé)文件的保管工作。2.文件檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保文件的安全。3.定期對文件進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保文件的數(shù)量和質(zhì)量與歸檔目錄一致。4.對電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。九、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件名稱、編號、查閱原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.歸口管理部門根據(jù)審批意見，安排查閱人員在指定地點(diǎn)查閱文件，查閱人員不得擅自將文件帶出檔案室。3.查閱文件時(shí)應(yīng)保持文件的整潔，不得在文件上涂改、標(biāo)記。如需摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)歸口管理部門同意。（二）借閱1.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司文件時(shí)，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《文件查閱/借閱申請表》，注明查閱或借閱文件名稱、編號、查閱或借閱原因、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。2.歸口管理部門根據(jù)審批意見，辦理查閱或借閱手續(xù)，向查閱或借閱人員發(fā)放文件，并在《文件查閱/借閱登記表》上登記。3.外單位人員查閱或借閱文件時(shí)，應(yīng)在公司指定人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將文件帶出公司。如需復(fù)印或摘錄文件，應(yīng)經(jīng)公司歸口管理部門同意，并按規(guī)定支付相關(guān)費(fèi)用。4.文件借閱期限一般不超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。十、文件保密與銷毀（一）保密1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。2.接觸和處理保密文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.保密文件的查閱、借閱、復(fù)印等應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保文件不泄露。（二）銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時(shí)，由歸口管理部門提出銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。2.歸口管理部門負(fù)責(zé)組織文件銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。3.文件銷毀可采用焚燒、粉碎等方式，確保文件信息無法恢復(fù)。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對各部門文件管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的形成、審核、審批、印發(fā)、發(fā)放、簽收、登記、傳閱、使用、歸檔、保管等環(huán)節(jié)。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價(jià)1.將文件管理工作納入部門和員工績效考核體系，對文件管理工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對違反本制