企業(yè)文件備案管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的準確性、完整性和規(guī)范性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文件，包括但不限于行政文件、業(yè)務文件、財務文件、人事文件等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件實行統(tǒng)一歸口管理，由指定部門負責文件的收集、整理、歸檔和保管。2.分級負責原則：各部門負責本部門文件的形成、整理和初步審核，并按規(guī)定向歸口管理部門移交備案。3.規(guī)范標準原則：文件的格式、編號、審批流程等應符合公司統(tǒng)一規(guī)定，確保文件的規(guī)范性和一致性。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全和保密。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復等。2.業(yè)務文件：涉及公司各類業(yè)務活動的文件，如合同協(xié)議、項目方案、業(yè)務報告等。3.財務文件：財務預算、決算、報表、審計報告等。4.人事文件：員工檔案、招聘文件、培訓記錄、績效考核文件等。5.其他文件：不屬于上述分類的其他文件。（二）文件編號1.文件編號應具有唯一性，便于識別和查詢。2.編號規(guī)則：[公司簡稱][文件類別代碼][年份][序號]。例如：[公司簡稱]XZ[2023]001，表示公司2023年第1號行政文件。3.文件類別代碼：行政文件（XZ）、業(yè)務文件（YW）、財務文件（CW）、人事文件（RS）、其他文件（QT）。三、文件形成與起草（一）職責分工1.各部門負責本部門業(yè)務范圍內文件的起草工作。2.涉及多個部門的文件，由主辦部門牽頭起草，相關部門配合。（二）起草要求1.文件內容應準確、清晰、簡潔，符合公司實際情況和相關法律法規(guī)要求。2.語言表達規(guī)范，邏輯嚴謹，避免歧義。3.如有引用其他文件的內容，應注明出處。四、文件審核與審批（一）初審1.文件起草完成后，由起草部門負責人進行初審，重點審核文件內容的準確性、完整性和規(guī)范性。2.初審通過后，在文件上簽署初審意見并簽字。（二）復審1.涉及重要事項或多個部門的文件，需提交歸口管理部門進行復審。2.復審部門應從公司整體利益出發(fā)，對文件進行全面審查，提出修改意見。（三）審批1.根據(jù)文件的性質和重要程度，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。2.一般文件由部門負責人審批；重要文件需經(jīng)分管領導、總經(jīng)理審批。3.審批人應認真審查文件內容，簽署審批意見并簽字。五、文件印發(fā)與發(fā)放（一）印發(fā)1.文件經(jīng)審批通過后，由歸口管理部門負責印發(fā)。2.印發(fā)前應檢查文件格式、內容等是否符合要求，確保無誤后進行印刷。3.文件印刷數(shù)量應根據(jù)實際需要確定，避免浪費。（二）發(fā)放1.文件印發(fā)后，由歸口管理部門負責發(fā)放。2.發(fā)放范圍應根據(jù)文件規(guī)定執(zhí)行，確保相關部門和人員及時收到文件。3.發(fā)放文件時應填寫《文件發(fā)放登記表》，注明文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期等信息，并由接收人簽字確認。六、文件簽收與登記（一）簽收1.各部門收到文件后，應及時安排專人簽收。2.簽收人應核對文件的名稱、編號、數(shù)量等是否與《文件發(fā)放登記表》一致，無誤后簽字確認。（二）登記1.各部門應建立本部門的文件登記臺賬，對收到的文件進行詳細登記。2.登記內容包括文件名稱、編號、來源、接收日期、保管狀態(tài)等。七、文件傳閱與使用（一）傳閱1.需要多個部門或人員傳閱的文件，由歸口管理部門負責組織傳閱。2.傳閱文件時應填寫《文件傳閱登記表》，注明傳閱部門、傳閱人、傳閱日期等信息。3.傳閱人應在規(guī)定時間內將文件傳至下一個傳閱對象，不得積壓。（二）使用1.員工因工作需要使用文件時，應辦理借閱手續(xù)。2.借閱人應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、預計歸還日期等信息，并經(jīng)部門負責人簽字同意。3.歸口管理部門根據(jù)審批意見辦理借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放文件，并在《文件借閱登記表》上登記。4.借閱人應妥善保管文件，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、涂改文件內容。如需復印或摘錄文件，應經(jīng)歸口管理部門同意。5.文件使用完畢后，借閱人應及時歸還，歸還時由歸口管理部門檢查文件是否完好無損，如有損壞或丟失，應照價賠償。八、文件歸檔與保管（一）歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔。2.歸檔文件應齊全完整，符合歸檔要求。3.歸檔文件應按照分類和編號順序進行排列，編制歸檔目錄。（二）保管1.公司設立專門的文件檔案室，由專人負責文件的保管工作。2.文件檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保文件的安全。3.定期對文件進行清查盤點，確保文件的數(shù)量和質量與歸檔目錄一致。4.對電子文件應進行備份，并存儲在安全的介質上，定期進行檢查和維護。九、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱文件時，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件名稱、編號、查閱原因等信息，并經(jīng)部門負責人簽字同意。2.歸口管理部門根據(jù)審批意見，安排查閱人員在指定地點查閱文件，查閱人員不得擅自將文件帶出檔案室。3.查閱文件時應保持文件的整潔，不得在文件上涂改、標記。如需摘錄文件內容，應經(jīng)歸口管理部門同意。（二）借閱1.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司文件時，應持單位介紹信或相關證明材料，填寫《文件查閱/借閱申請表》，注明查閱或借閱文件名稱、編號、查閱或借閱原因、預計歸還日期等信息，并經(jīng)公司分管領導簽字同意。2.歸口管理部門根據(jù)審批意見，辦理查閱或借閱手續(xù)，向查閱或借閱人員發(fā)放文件，并在《文件查閱/借閱登記表》上登記。3.外單位人員查閱或借閱文件時，應在公司指定人員的陪同下進行，不得擅自將文件帶出公司。如需復印或摘錄文件，應經(jīng)公司歸口管理部門同意，并按規(guī)定支付相關費用。4.文件借閱期限一般不超過[具體期限]，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。十、文件保密與銷毀（一）保密1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務秘密等重要信息的文件，應嚴格按照公司保密制度進行管理。2.接觸和處理保密文件的人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.保密文件的查閱、借閱、復印等應嚴格履行審批手續(xù)，確保文件不泄露。（二）銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時，由歸口管理部門提出銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負責人、分管領導簽字同意。2.歸口管理部門負責組織文件銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。3.文件銷毀可采用焚燒、粉碎等方式，確保文件信息無法恢復。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對各部門文件管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括文件的形成、審核、審批、印發(fā)、發(fā)放、簽收、登記、傳閱、使用、歸檔、保管等環(huán)節(jié)。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.將文件管理工作納入部門和員工績效考核體系，對文件管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反本制