東莞采購合同管理制度一、總則1.目的為加強公司采購合同管理，規(guī)范采購合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司合法權(quán)益，防范采購風(fēng)險，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于東莞公司及所屬各部門、各分支機構(gòu)在采購活動中簽訂的各類采購合同。3.基本原則依法合規(guī)原則：采購合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。公平公正原則：合同內(nèi)容應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，嚴格履行合同約定的義務(wù)。二、采購合同的簽訂1.合同主體資格審查采購部門應(yīng)在簽訂合同前，對供應(yīng)商的主體資格進行審查，確保供應(yīng)商具有合法的經(jīng)營資格和履行合同的能力。審查內(nèi)容包括：供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等證照是否齊全、有效；供應(yīng)商的經(jīng)營范圍是否與采購項目相符；供應(yīng)商是否具有良好的商業(yè)信譽等。2.合同條款擬定采購部門應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和要求，擬定詳細、明確、合法的合同條款。合同條款應(yīng)包括：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式；采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準；采購價格及付款方式；交貨時間、地點及交貨方式；驗收標準及方法；違約責(zé)任；爭議解決方式等。3.合同審批采購合同擬定后，應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進行審批。審批流程一般包括：采購部門負責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、法務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等。各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，對合同條款進行認真審核，提出審核意見，確保合同合法、合規(guī)、可行。4.合同簽訂經(jīng)審批通過的采購合同，應(yīng)由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同文本，并加蓋公司合同專用章或公章。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分送財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門存檔。三、采購合同的履行1.供應(yīng)商管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、交易記錄、信用狀況等進行動態(tài)管理。定期對供應(yīng)商進行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，確保供應(yīng)商的供貨質(zhì)量和服務(wù)水平。2.交貨管理采購部門應(yīng)按照合同約定，及時向供應(yīng)商下達交貨通知，明確交貨時間、地點、數(shù)量等要求。供應(yīng)商應(yīng)按照交貨通知要求，按時、足額、保質(zhì)保量地交付貨物。采購部門應(yīng)安排專人負責(zé)貨物驗收，按照合同約定的驗收標準和方法進行驗收。驗收合格后，應(yīng)出具驗收報告。3.付款管理財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。付款前，財務(wù)部門應(yīng)審核采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、合法合規(guī)。對于不符合合同約定或存在爭議的付款事項，財務(wù)部門應(yīng)及時與采購部門溝通協(xié)調(diào)，提出處理意見。4.合同執(zhí)行跟蹤采購部門應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤臺賬，對合同的履行情況進行實時跟蹤。及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商交貨延遲、貨物質(zhì)量不合格、付款糾紛等。對于重大合同履行問題，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取有效措施加以解決。四、采購合同的變更與解除1.變更條件在采購合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同內(nèi)容的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、時間等事項，并作為原合同的補充文件。2.解除條件采購合同在履行過程中，如出現(xiàn)下列情形之一的，合同一方有權(quán)解除合同：因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；在履行期限屆滿之前，一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；法律規(guī)定的其他情形。3.變更與解除程序采購合同的變更與解除，應(yīng)由合同一方提出書面申請，并經(jīng)合同雙方協(xié)商一致后簽訂書面協(xié)議。變更與解除協(xié)議簽訂后，采購部門應(yīng)及時將協(xié)議副本分送財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門存檔。對于涉及金額較大或?qū)窘?jīng)營有重大影響的采購合同變更與解除事項，應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進行審批。五、采購合同的檔案管理1.檔案收集采購部門負責(zé)采購合同檔案的收集工作，在合同簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各類文件資料，應(yīng)及時整理歸檔。檔案資料包括：采購合同文本、合同審批文件、供應(yīng)商資質(zhì)證明文件、驗收報告、發(fā)票、付款憑證、變更與解除協(xié)議等。2.檔案整理采購部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的檔案資料進行分類整理、編號裝訂。檔案整理應(yīng)做到內(nèi)容完整、條理清晰、查閱方便。3.檔案保管采購合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。檔案保管地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。4.檔案查閱因工作需要查閱采購合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。檔案查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門。六、采購合同的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行審計監(jiān)督，檢查合同的合法性、合規(guī)性、真實性和效益性。審計部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購合同管理中存在的問題，并提出改進建議。2.外部監(jiān)督公司應(yīng)積極接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，配合做好相關(guān)工作。對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改落實，并將整改情況報告有關(guān)部門。3.責(zé)任追究對于在采購合同管理中違反本