會(huì)計(jì)檔案使用管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的使用行為，保證會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理與使用。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、入庫(kù)單、出庫(kù)單、報(bào)銷單等各種外來(lái)和自制的原始單據(jù)。2.記賬憑證，根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)簡(jiǎn)要內(nèi)容、確定會(huì)計(jì)分錄，并據(jù)以登記賬簿的書(shū)面證明。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照總分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，全面、總括地反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，詳細(xì)反映某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間的先后順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等主表以及相關(guān)附表。2.財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)，對(duì)企業(yè)一定會(huì)計(jì)期間內(nèi)財(cái)務(wù)、成本等情況進(jìn)行分析總結(jié)的書(shū)面文字報(bào)告。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對(duì)企業(yè)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單余額差異的調(diào)節(jié)表格。2.銀行對(duì)賬單，銀行定期提供給企業(yè)的反映其銀行賬戶收支情況的對(duì)賬單據(jù)。3.納稅申報(bào)表，企業(yè)向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)繳納稅款的報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)和銷毀清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案移交、保管和銷毀情況的清單。5.會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份資料，包括會(huì)計(jì)軟件生成的電子數(shù)據(jù)、備份存儲(chǔ)介質(zhì)等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按記賬憑證的編號(hào)順序排列，連同所附的原始憑證一并折疊整齊，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線上加貼封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，將各種賬簿按順序整理立卷，活頁(yè)賬應(yīng)抽出空白頁(yè)，再將賬頁(yè)順序編號(hào)，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按年度裝訂成冊(cè)，加具封面，封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、報(bào)表名稱等，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)分類整理，按順序編號(hào)，裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒，并在封面注明資料名稱、年度、月份等。（二）歸檔時(shí)間1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在每月終了后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，并歸檔保管。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)整理歸檔。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)整理歸檔。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)在形成后及時(shí)整理歸檔。（三）歸檔流程1.會(huì)計(jì)人員按照整理要求對(duì)各類會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理、編號(hào)。2.填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。3.將整理好的會(huì)計(jì)檔案及移交清冊(cè)一并移交至公司檔案管理部門，雙方在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為[X]年。2.會(huì)計(jì)賬簿中總賬、明細(xì)賬保管期限為[X]年，日記賬保管期限為[X]年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管[X]年，其他輔助性賬簿保管期限為[X]年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管，月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為[X]年。4.其他會(huì)計(jì)資料中銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為[X]年，納稅申報(bào)表保管期限為[X]年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為[X]年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)和銷毀清冊(cè)永久保管，會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份資料保管期限與相應(yīng)紙質(zhì)檔案保管期限一致。（二）保管地點(diǎn)公司設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保會(huì)計(jì)檔案的完整無(wú)缺。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。3.對(duì)磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由專人陪同。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，并限定查閱時(shí)間和地點(diǎn)，查閱人員不得在檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人在場(chǎng)監(jiān)督，查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后，在《會(huì)計(jì)檔案借閱登記表》上簽字注銷。（三）外部查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.查閱或借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，公司應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同，并按照公司內(nèi)部查閱或借閱的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.外單位查閱或借閱會(huì)計(jì)檔案后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶離公司或泄露會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由檔案管理部門會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。（二）銷毀審批《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.由檔案管理部門和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。2.監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。3.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》和《會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)》中列明。七、會(huì)計(jì)檔案的信息化管理（一）電子會(huì)計(jì)檔案的形成與收集1.公司應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理，確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效。2.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)生成的電子會(huì)計(jì)資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。3.電子會(huì)計(jì)檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的收集同步進(jìn)行，確保電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容一致。（二）電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)與保管1.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.存儲(chǔ)電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、年度、月份等信息，并分類存放。3.電子會(huì)計(jì)檔案的保管期限應(yīng)與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案一致，保管期滿后，按照本制度規(guī)定的銷毀程序進(jìn)行銷毀。（三）電子會(huì)計(jì)檔案的查閱與利用1.公司內(nèi)部人員查閱電子會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)通過(guò)公司指定的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行查閱，并按照系統(tǒng)操作權(quán)限進(jìn)行操作。2.因工作需要打印電子會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行打印。3.外單位查閱電子會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照本制度規(guī)定的外部查閱程序進(jìn)行辦理，公司應(yīng)提供必要的技術(shù)支持，確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理與使用情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔、保管情況，是否符合本制度的規(guī)定。2.會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱手續(xù)是否齊全，是否存在違規(guī)查閱、借閱行為。3.會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序是否合規(guī)，銷毀清冊(cè)是否完整。4.電子會(huì)計(jì)檔案的管理情況，是否符合信息化管理的要求。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于監(jiān)