外協(xié)件入庫(kù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外協(xié)件入庫(kù)管理，規(guī)范外協(xié)件入庫(kù)流程，確保入庫(kù)外協(xié)件的質(zhì)量、數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外協(xié)件的入庫(kù)管理，包括但不限于原材料、零部件、半成品等。（三）職責(zé)分工1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與外協(xié)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確外協(xié)件的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等條款。跟蹤外協(xié)件的生產(chǎn)進(jìn)度，確保按時(shí)交貨。負(fù)責(zé)收集外協(xié)件的送貨單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)資料，并及時(shí)傳遞給倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)制定外協(xié)件的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程。對(duì)外協(xié)件進(jìn)行檢驗(yàn)，判定其是否符合質(zhì)量要求。出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，對(duì)于不合格的外協(xié)件，明確標(biāo)識(shí)并及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商處理。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)外協(xié)件的接收、驗(yàn)收、存儲(chǔ)和發(fā)放等工作。建立外協(xié)件庫(kù)存臺(tái)賬，記錄外協(xié)件的出入庫(kù)情況。定期對(duì)庫(kù)存外協(xié)件進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.使用部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，提出外協(xié)件的需求申請(qǐng)。參與外協(xié)件的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收合格的外協(xié)件辦理領(lǐng)用手續(xù)。二、外協(xié)件采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在與外協(xié)供應(yīng)商達(dá)成合作意向后，及時(shí)簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確以下內(nèi)容：雙方當(dāng)事人的名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式等基本信息。外協(xié)件的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等詳細(xì)內(nèi)容。價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、包裝要求等條款。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、質(zhì)量保證期限及售后服務(wù)等內(nèi)容。付款方式、付款期限及違約責(zé)任等條款。2.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)提前做好準(zhǔn)備工作。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)跟蹤外協(xié)件的生產(chǎn)進(jìn)度，及時(shí)掌握生產(chǎn)過(guò)程中的問(wèn)題，并協(xié)調(diào)供應(yīng)商解決。2.對(duì)于因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t的情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施加快生產(chǎn)進(jìn)度，并按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。3.在交貨期前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)做好接收準(zhǔn)備工作，確保外協(xié)件能夠順利入庫(kù)。三、外協(xié)件入庫(kù)流程（一）到貨通知1.采購(gòu)部門(mén)在接到供應(yīng)商的發(fā)貨通知后，應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)準(zhǔn)備接收外協(xié)件。到貨通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：外協(xié)件的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。預(yù)計(jì)到貨日期、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸單號(hào)等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)接到到貨通知后，應(yīng)安排好接收人員和存放場(chǎng)地，做好接收準(zhǔn)備工作。（二）貨物接收1.外協(xié)件到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)接收人員應(yīng)首先核對(duì)送貨單與采購(gòu)合同是否一致，包括外協(xié)件的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。2.核對(duì)無(wú)誤后，接收人員應(yīng)檢查外協(xié)件的外包裝是否完好，有無(wú)破損、變形等情況。如發(fā)現(xiàn)外包裝有問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與運(yùn)輸人員確認(rèn)，并做好記錄。3.對(duì)于外包裝完好的外協(xié)件，接收人員應(yīng)按照送貨單上的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，并在送貨單上簽字確認(rèn)。（三）質(zhì)量檢驗(yàn)1.貨物接收后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)。質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)按照制定的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程對(duì)外協(xié)件進(jìn)行檢驗(yàn)。2.檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀(guān)、尺寸、性能、質(zhì)量證明文件等方面。對(duì)于關(guān)鍵工序的外協(xié)件，質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)檢驗(yàn)。3.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)檢驗(yàn)合格后，應(yīng)出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，并在外協(xié)件上加蓋“合格”標(biāo)識(shí)。對(duì)于不合格的外協(xié)件，質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)出具不合格報(bào)告，明確標(biāo)識(shí)并及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商處理。（四）入庫(kù)手續(xù)辦理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)接收人員根據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)出具的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，辦理外協(xié)件的入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)手續(xù)包括填寫(xiě)入庫(kù)單、登記庫(kù)存臺(tái)賬等。2.入庫(kù)單應(yīng)填寫(xiě)外協(xié)件的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱(chēng)、入庫(kù)日期等信息，并由接收人員、質(zhì)量檢驗(yàn)人員簽字確認(rèn)。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照入庫(kù)單上的信息，及時(shí)將外協(xié)件存放到指定的倉(cāng)庫(kù)位置，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)記錄外協(xié)件的入庫(kù)日期、入庫(kù)單號(hào)、名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱(chēng)等信息。四、外協(xié)件存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)外協(xié)件的特性，提供適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，確保外協(xié)件的質(zhì)量不受影響。2.對(duì)于易受潮、易生銹、易變質(zhì)的外協(xié)件，應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防潮的倉(cāng)庫(kù)區(qū)域，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如密封包裝、放置干燥劑等。3.對(duì)于易燃易爆的外協(xié)件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定存放在專(zhuān)門(mén)的危險(xiǎn)化學(xué)品倉(cāng)庫(kù)，并采取防火、防爆、防盜等安全措施。（二）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存外協(xié)件進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)制定詳細(xì)的盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、盤(pán)點(diǎn)方法、盤(pán)點(diǎn)人員等信息。3.盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存外協(xié)件的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，并做好記錄。對(duì)于盤(pán)盈、盤(pán)虧的外協(xié)件，應(yīng)查明原因，并及時(shí)調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬。4.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、盤(pán)點(diǎn)范圍、盤(pán)點(diǎn)結(jié)果、盤(pán)盈盤(pán)虧原因分析及處理建議等。盤(pán)點(diǎn)報(bào)告經(jīng)倉(cāng)庫(kù)主管審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）庫(kù)存標(biāo)識(shí)與防護(hù)1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)對(duì)庫(kù)存外協(xié)件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、批次、入庫(kù)日期等信息。標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、不易褪色。2.對(duì)于有保質(zhì)期要求的外協(xié)件，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)在標(biāo)識(shí)上注明保質(zhì)期，并按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行發(fā)放。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，防止庫(kù)存外協(xié)件受到損壞、污染等情況。如對(duì)外協(xié)件進(jìn)行定期檢查、維護(hù)，對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行清潔、消毒等。五、外協(xié)件發(fā)放管理（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.使用部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，需要領(lǐng)用外協(xié)件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)外協(xié)件領(lǐng)用申請(qǐng)表。領(lǐng)用申請(qǐng)表應(yīng)包括以下內(nèi)容：領(lǐng)用部門(mén)名稱(chēng)、領(lǐng)用日期、申請(qǐng)人姓名等信息。外協(xié)件的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。領(lǐng)用用途、預(yù)計(jì)使用日期等信息。2.領(lǐng)用申請(qǐng)表經(jīng)使用部門(mén)主管審核簽字后，提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。（二）發(fā)放審批1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)接到領(lǐng)用申請(qǐng)表后，應(yīng)首先核對(duì)庫(kù)存情況，確認(rèn)是否有足夠的庫(kù)存。2.對(duì)于庫(kù)存充足的外協(xié)件，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照審批流程進(jìn)行發(fā)放審批。發(fā)放審批一般由倉(cāng)庫(kù)主管負(fù)責(zé)，如領(lǐng)用數(shù)量較大或涉及重要物資，可報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.發(fā)放審批通過(guò)后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照領(lǐng)用申請(qǐng)表上的信息進(jìn)行發(fā)放，并在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（三）發(fā)放操作1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)發(fā)放人員應(yīng)根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表，到指定的倉(cāng)庫(kù)位置領(lǐng)取外協(xié)件，并與領(lǐng)用人員進(jìn)行當(dāng)面核對(duì)。2.核對(duì)無(wú)誤后，發(fā)放人員應(yīng)將外協(xié)件發(fā)放給領(lǐng)用人員，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄發(fā)放日期、發(fā)放單號(hào)、領(lǐng)用部門(mén)名稱(chēng)、領(lǐng)用人員姓名、外協(xié)件名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。3.領(lǐng)用人員應(yīng)在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取的外協(xié)件應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或損壞。六、不合格外協(xié)件處理（一）不合格判定1.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)在對(duì)外協(xié)件進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，如發(fā)現(xiàn)外協(xié)件不符合質(zhì)量要求，應(yīng)及時(shí)判定為不合格，并出具不合格報(bào)告。2.不合格報(bào)告應(yīng)明確不合格的項(xiàng)目、不合格程度、不合格原因等信息，并附上相關(guān)的檢驗(yàn)數(shù)據(jù)和照片等資料。（二）不合格處理流程1.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)將不合格報(bào)告提交給采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，要求其在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到公司處理不合格外協(xié)件。2.供應(yīng)商接到通知后，應(yīng)安排專(zhuān)人到公司了解不合格情況，并提出處理方案。處理方案一般包括返工、返修、換貨、退貨等。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商確定處理方案，并跟蹤處理進(jìn)度。對(duì)于返工、返修的外協(xié)件，質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行再次檢驗(yàn)，確保其符合質(zhì)量要求。4.對(duì)于換貨、退貨的外協(xié)件，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照采購(gòu)部門(mén)的通知進(jìn)行辦理。換貨的外協(xié)件應(yīng)重新進(jìn)行檢驗(yàn)入庫(kù)，退貨的外協(xié)件應(yīng)及時(shí)辦理出庫(kù)手續(xù)，并做好記錄。（三）不合格記錄與分析1.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)建立不合格外協(xié)件記錄臺(tái)賬，記錄不合格外協(xié)件的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、供應(yīng)商名稱(chēng)、不合格日期、不合格原因、處理情況等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)配合質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)做好不合格外協(xié)件的記錄工作，并提供相關(guān)的出入庫(kù)記錄。3.公司應(yīng)定期對(duì)不合格外協(xié)件進(jìn)行分析，查找原因，采取措施加以改進(jìn)，防止類(lèi)似問(wèn)題再