商場(chǎng)出入庫管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)商場(chǎng)出入庫管理，規(guī)范貨物出入庫流程，確保庫存貨物的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)流轉(zhuǎn)，提高商場(chǎng)運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于商場(chǎng)內(nèi)所有商品的出入庫管理，包括但不限于采購商品、銷售商品、庫存商品的調(diào)整等。3.職責(zé)分工倉庫管理部門負(fù)責(zé)倉庫的日常管理工作，包括貨物的存儲(chǔ)、保管、盤點(diǎn)等。嚴(yán)格執(zhí)行出入庫流程，確保貨物出入庫的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。定期對(duì)倉庫進(jìn)行清理和整理，保證倉庫環(huán)境整潔、貨物擺放有序。采購部門根據(jù)商場(chǎng)銷售情況和庫存狀況，制定合理的采購計(jì)劃。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購貨物的質(zhì)量、數(shù)量和交貨期。在貨物到達(dá)前，及時(shí)通知倉庫管理部門做好收貨準(zhǔn)備。銷售部門負(fù)責(zé)商品的銷售工作，及時(shí)將銷售訂單傳遞給倉庫管理部門。協(xié)助倉庫管理部門處理銷售退貨、換貨等事宜。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)出入庫貨物進(jìn)行賬務(wù)處理，確保賬實(shí)相符。定期對(duì)庫存進(jìn)行核對(duì)和盤點(diǎn)，監(jiān)督出入庫管理制度的執(zhí)行情況。二、入庫管理1.采購入庫采購申請(qǐng)采購部門根據(jù)商場(chǎng)銷售情況、庫存水平和市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購商品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨日期等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。采購訂單下達(dá)采購申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，并下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確商品的各項(xiàng)信息，以及交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。到貨通知在采購貨物預(yù)計(jì)到貨前，采購部門應(yīng)提前通知倉庫管理部門做好收貨準(zhǔn)備。通知內(nèi)容包括采購訂單號(hào)、商品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等。收貨驗(yàn)收倉庫管理部門收到采購貨物后，應(yīng)立即組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員根據(jù)采購訂單和送貨單，對(duì)貨物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。對(duì)于外觀有損壞或數(shù)量不符的貨物，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與送貨人員溝通，并做好記錄。同時(shí)，通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。驗(yàn)收合格的貨物，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并將貨物搬運(yùn)至指定的倉庫區(qū)域存放。入庫單填寫倉庫管理人員根據(jù)驗(yàn)收情況，填寫《入庫單》。《入庫單》應(yīng)包括入庫日期、采購訂單號(hào)、商品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息?！度霂靻巍芬皇饺?lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交采購部門，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門。賬務(wù)處理財(cái)務(wù)部門根據(jù)《入庫單》和采購發(fā)票，進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄庫存商品的增加和應(yīng)付賬款的增加。2.退貨入庫銷售退貨銷售部門收到客戶退貨申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，確認(rèn)退貨原因和退貨商品的信息。對(duì)于符合退貨條件的商品，銷售部門填寫《銷售退貨申請(qǐng)表》，注明退貨商品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、退貨原因等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給倉庫管理部門。倉庫管理部門收到《銷售退貨申請(qǐng)表》后，安排人員對(duì)退貨商品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括商品的外觀、質(zhì)量、數(shù)量等。驗(yàn)收合格的退貨商品，倉庫管理人員填寫《入庫單》，辦理退貨入庫手續(xù)?！度霂靻巍返奶顚懸笈c采購入庫單相同。財(cái)務(wù)部門根據(jù)《入庫單》和銷售退貨發(fā)票，進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄庫存商品的增加和應(yīng)收賬款的減少。采購?fù)素洸少彶块T收到供應(yīng)商的退貨通知后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)退貨原因和退貨商品的信息。對(duì)于需要退貨的商品，采購部門填寫《采購?fù)素浬暾?qǐng)表》，注明退貨商品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、退貨原因等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給倉庫管理部門。倉庫管理部門收到《采購?fù)素浬暾?qǐng)表》后，安排人員對(duì)退貨商品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的退貨商品，倉庫管理人員填寫《入庫單》，辦理退貨入庫手續(xù)?！度霂靻巍返奶顚懸笈c采購入庫單相同。財(cái)務(wù)部門根據(jù)《入庫單》和采購?fù)素洶l(fā)票，進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄庫存商品的增加和應(yīng)付賬款的減少。3.其他入庫贈(zèng)品入庫供應(yīng)商提供的贈(zèng)品，由采購部門通知倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)。倉庫管理部門收到贈(zèng)品后，按照正常入庫流程進(jìn)行驗(yàn)收和入庫，并在《入庫單》上注明“贈(zèng)品”字樣。財(cái)務(wù)部門根據(jù)《入庫單》進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄庫存商品的增加，但不確認(rèn)收入。盤盈入庫在庫存盤點(diǎn)過程中，發(fā)現(xiàn)實(shí)際庫存數(shù)量大于賬面庫存數(shù)量的情況，倉庫管理部門應(yīng)填寫《盤盈報(bào)告表》，詳細(xì)說明盤盈商品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、盤盈原因等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)《盤盈報(bào)告表》進(jìn)行賬務(wù)處理，調(diào)整庫存商品的賬面數(shù)量，并確認(rèn)營(yíng)業(yè)外收入。同時(shí)，倉庫管理部門將盤盈商品辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》。三、出庫管理1.銷售出庫銷售訂單處理銷售部門接到客戶訂單后，應(yīng)及時(shí)審核訂單信息，確保訂單內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。審核通過后，銷售部門填寫《銷售訂單》，注明客戶名稱、商品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)等信息?！朵N售訂單》一式多聯(lián)，分別傳遞給倉庫管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。備貨通知倉庫管理部門收到《銷售訂單》后，根據(jù)訂單要求進(jìn)行備貨。備貨完成后，倉庫管理人員填寫《備貨通知單》，通知銷售部門貨物已準(zhǔn)備好，可以發(fā)貨?！秱湄浲ㄖ獑巍窇?yīng)包括銷售訂單號(hào)、商品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、備貨日期等信息。發(fā)貨出庫銷售部門根據(jù)《備貨通知單》安排發(fā)貨。發(fā)貨人員在發(fā)貨前，再次核對(duì)貨物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確保與《銷售訂單》一致。發(fā)貨人員填寫《出庫單》，注明出庫日期、銷售訂單號(hào)、商品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、客戶名稱等信息?！冻鰩靻巍芬皇剿穆?lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交銷售部門，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，一聯(lián)交客戶。倉庫管理人員根據(jù)《出庫單》發(fā)貨，并在系統(tǒng)中記錄庫存商品的減少。發(fā)貨完成后，將《出庫單》的相關(guān)聯(lián)次分別傳遞給銷售部門、財(cái)務(wù)部門等。賬務(wù)處理財(cái)務(wù)部門根據(jù)《出庫單》和銷售發(fā)票，進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄庫存商品的減少和主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的增加。2.退貨出庫銷售退貨出庫銷售部門收到客戶退貨申請(qǐng)并審核通過后，填寫《銷售退貨出庫申請(qǐng)表》，注明退貨商品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、退貨原因等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給倉庫管理部門。倉庫管理部門收到《銷售退貨出庫申請(qǐng)表》后，安排人員對(duì)退貨商品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的退貨商品，倉庫管理人員填寫《出庫單》，辦理退貨出庫手續(xù)?！冻鰩靻巍返奶顚懸笈c銷售出庫單相同，但應(yīng)在備注欄注明“退貨”字樣。財(cái)務(wù)部門根據(jù)《出庫單》和銷售退貨發(fā)票，進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄庫存商品的增加和主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的減少。采購?fù)素洺鰩觳少彶块T收到供應(yīng)商的退貨通知并審核通過后，填寫《采購?fù)素洺鰩焐暾?qǐng)表》，注明退貨商品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、退貨原因等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給倉庫管理部門。倉庫管理部門收到《采購?fù)素洺鰩焐暾?qǐng)表》后，安排人員對(duì)退貨商品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的退貨商品，倉庫管理人員填寫《出庫單》，辦理退貨出庫手續(xù)?！冻鰩靻巍返奶顚懸笈c銷售出庫單相同，但應(yīng)在備注欄注明“采購?fù)素洝弊謽印Ｘ?cái)務(wù)部門根據(jù)《出庫單》和采購?fù)素洶l(fā)票，進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄庫存商品的減少和應(yīng)付賬款的減少。3.其他出庫領(lǐng)用出庫商場(chǎng)內(nèi)部各部門因工作需要領(lǐng)用商品時(shí)，應(yīng)填寫《領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用商品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用用途等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給倉庫管理部門。倉庫管理部門收到《領(lǐng)用申請(qǐng)表》后，根據(jù)庫存情況進(jìn)行審批。審批通過后，倉庫管理人員填寫《出庫單》，辦理領(lǐng)用出庫手續(xù)。《出庫單》的填寫要求與銷售出庫單相同，但應(yīng)在備注欄注明“領(lǐng)用”字樣。財(cái)務(wù)部門根據(jù)《出庫單》進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄庫存商品的減少和相應(yīng)費(fèi)用的增加。報(bào)廢出庫對(duì)于因損壞、過期等原因需要報(bào)廢的商品，倉庫管理部門應(yīng)填寫《報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明報(bào)廢商品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息。經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，倉庫管理人員填寫《出庫單》，辦理報(bào)廢出庫手續(xù)?！冻鰩靻巍返奶顚懸笈c銷售出庫單相同，但應(yīng)在備注欄注明“報(bào)廢”字樣。財(cái)務(wù)部門根據(jù)《出庫單》進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄庫存商品的減少和營(yíng)業(yè)外支出的增加。四、庫存管理1.庫存盤點(diǎn)盤點(diǎn)計(jì)劃制定財(cái)務(wù)部門會(huì)同倉庫管理部門定期制定庫存盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員等信息。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門，以便做好準(zhǔn)備工作。盤點(diǎn)實(shí)施盤點(diǎn)人員根據(jù)盤點(diǎn)計(jì)劃，對(duì)倉庫內(nèi)的商品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真記錄商品的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息。對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)及時(shí)記錄并查明原因。盤盈、盤虧的商品應(yīng)單獨(dú)列出清單，注明商品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、盤盈或盤虧原因等信息。盤點(diǎn)報(bào)告編制盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制《盤點(diǎn)報(bào)告》?！侗P點(diǎn)報(bào)告》應(yīng)包括盤點(diǎn)日期、盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)結(jié)果、盤盈盤虧情況及原因分析等內(nèi)容。《盤點(diǎn)報(bào)告》經(jīng)盤點(diǎn)人員簽字確認(rèn)后，提交給財(cái)務(wù)部門和倉庫管理部門負(fù)責(zé)人審核。賬務(wù)調(diào)整財(cái)務(wù)部門根據(jù)《盤點(diǎn)報(bào)告》進(jìn)行賬務(wù)處理，調(diào)整庫存商品的賬面數(shù)量，確保賬實(shí)相符。對(duì)于盤盈的商品，增加庫存商品賬面數(shù)量，并確認(rèn)營(yíng)業(yè)外收入；對(duì)于盤虧的商品，減少庫存商品賬面數(shù)量，并根據(jù)盤虧原因分別計(jì)入管理費(fèi)用、營(yíng)業(yè)外支出等科目。2.庫存安全管理倉庫環(huán)境維護(hù)倉庫管理部門應(yīng)保持倉庫環(huán)境整潔、通風(fēng)良好，定期對(duì)倉庫進(jìn)行清掃和消毒，防止貨物受潮、霉變、蟲害等。貨物存儲(chǔ)管理倉庫管理人員應(yīng)按照商品的特性和類別，合理安排貨物的存儲(chǔ)位置，確保貨物擺放整齊、有序。對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物品，應(yīng)設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。定期對(duì)庫存貨物進(jìn)行檢查，查看貨物是否有損壞、變質(zhì)等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。安全設(shè)施配備倉庫內(nèi)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。人員安全管理倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)吸煙、使用明火等。在進(jìn)行貨物搬運(yùn)、裝卸等作業(yè)時(shí)，應(yīng)注意防止發(fā)生安全事故。3.庫存預(yù)警管理預(yù)警指標(biāo)設(shè)定財(cái)務(wù)部門會(huì)同倉庫管理部門根據(jù)商場(chǎng)的銷售情況、庫存周轉(zhuǎn)率等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)，包括最高庫存量、最低庫存量、安全庫存量等。預(yù)警信息發(fā)布當(dāng)庫存數(shù)量達(dá)到或超過預(yù)警指標(biāo)時(shí)，倉庫管理系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警信息。預(yù)警信息應(yīng)及時(shí)通知采購部門、銷售部門等相關(guān)人員，以便采取相應(yīng)的措施。應(yīng)對(duì)措施當(dāng)庫存數(shù)量低于最低庫存量時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)安排采購，確保商品供應(yīng)不中斷。當(dāng)庫存數(shù)量高于最高庫存量時(shí)，銷售部門應(yīng)加大促銷力度，盡快將庫存商品銷售出去；或者與采購部門協(xié)商，減少采購量。五、出入庫流程監(jiān)控與審計(jì)1.流程監(jiān)控倉庫管理部門應(yīng)建立出入庫臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一筆出入庫業(yè)務(wù)的發(fā)生時(shí)間、商品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、出入庫類型等信息。臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門的賬目進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬相符。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)出入庫業(yè)務(wù)進(jìn)行抽查，檢查出入庫手續(xù)是否齊全、單據(jù)填寫是否規(guī)范、賬務(wù)處理是否正確等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)部門進(jìn)行整改。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)商場(chǎng)出入庫管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查制度是否得到有效落實(shí)，是否存在違規(guī)操作等問題。審計(jì)結(jié)果應(yīng)及時(shí)向公司管理層報(bào)告，并提出改進(jìn)建議。2.審計(jì)管理審計(jì)計(jì)劃制定內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)公司的經(jīng)營(yíng)情況和管理要求，制定年度審計(jì)計(jì)劃，明確審計(jì)范圍、審計(jì)重點(diǎn)、審計(jì)時(shí)間等信息。審計(jì)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司管理層批準(zhǔn)后實(shí)施。審計(jì)實(shí)施審計(jì)人員按照審計(jì)計(jì)劃，對(duì)商場(chǎng)出入庫管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)審查。審查內(nèi)容包括出入庫流程的執(zhí)行情況、庫存管理情況、賬務(wù)處理情況等。審計(jì)過程中，審計(jì)人員應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)，如出入庫單據(jù)、庫存盤點(diǎn)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等。審計(jì)報(bào)告編制審計(jì)結(jié)束后，審計(jì)人員應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果編制《審計(jì)報(bào)告》。《審計(jì)報(bào)告