采購(gòu)付款及發(fā)票管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司采購(gòu)付款及發(fā)票管理，規(guī)范采購(gòu)付款流程，確保公司資金安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及的付款及發(fā)票管理活動(dòng)。3.基本原則嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)財(cái)務(wù)制度，確保采購(gòu)付款及發(fā)票管理合法合規(guī)。遵循“誰(shuí)采購(gòu)、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，明確采購(gòu)人員在采購(gòu)付款及發(fā)票管理中的責(zé)任。強(qiáng)化內(nèi)部控制，防范資金風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司資產(chǎn)安全。二、采購(gòu)付款管理1.付款審批流程采購(gòu)申請(qǐng)：采購(gòu)人員根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，詳細(xì)注明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)到貨日期等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后簽字批準(zhǔn)，并提交至采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)金額、付款方式、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。到貨驗(yàn)收：采購(gòu)物品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照采購(gòu)合同或協(xié)議的要求，對(duì)采購(gòu)物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行檢驗(yàn)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。付款申請(qǐng)：采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)合同或協(xié)議的約定，以及到貨驗(yàn)收情況，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單。付款申請(qǐng)單應(yīng)包括采購(gòu)合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等信息，并附上采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證。付款申請(qǐng)單經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)收到付款申請(qǐng)單后，對(duì)相關(guān)憑證進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性，驗(yàn)收單的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，付款金額的計(jì)算是否正確等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通核實(shí)。審核無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)?？偨?jīng)理審批：財(cái)務(wù)審核通過(guò)的付款申請(qǐng)單，提交至總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理根據(jù)公司資金狀況、采購(gòu)業(yè)務(wù)的重要性等因素進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，付款申請(qǐng)單返回財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行付款操作。付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)總經(jīng)理的審批意見(jiàn)，按照公司的資金支付流程進(jìn)行付款。付款方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等。在付款過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的財(cái)務(wù)管理制度，確保付款安全、準(zhǔn)確。2.付款方式預(yù)付款：對(duì)于金額較大、采購(gòu)周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目，或供應(yīng)商要求預(yù)付款的情況，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以支付預(yù)付款。預(yù)付款金額不得超過(guò)采購(gòu)合同金額的一定比例（具體比例由公司根據(jù)實(shí)際情況確定）。在支付預(yù)付款時(shí)，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂相關(guān)協(xié)議，明確預(yù)付款的使用范圍、退還條件等條款，以確保預(yù)付款的安全。貨到付款：對(duì)于一般采購(gòu)業(yè)務(wù)，應(yīng)盡量采用貨到付款的方式。在貨物驗(yàn)收合格后，按照采購(gòu)合同或協(xié)議的約定支付貨款。分期付款：對(duì)于采購(gòu)金額較大、一次性付款有困難的項(xiàng)目，可以與供應(yīng)商協(xié)商采用分期付款的方式。分期付款的次數(shù)、每次付款的金額及時(shí)間等應(yīng)在采購(gòu)合同或協(xié)議中明確約定。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定及時(shí)辦理分期付款手續(xù)，確保公司資金的合理安排。3.付款時(shí)間公司應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同或協(xié)議的約定支付貨款。如因特殊情況需要延遲付款，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，并取得供應(yīng)商的同意。同時(shí)，應(yīng)將延遲付款的原因及預(yù)計(jì)付款時(shí)間通知財(cái)務(wù)部門(mén)，以便財(cái)務(wù)部門(mén)做好資金安排和賬務(wù)處理。對(duì)于逾期未付款的情況，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)人員溝通，了解原因，并采取相應(yīng)的措施。如因公司自身原因?qū)е掠馄诟犊睿瑧?yīng)按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任；如因供應(yīng)商原因?qū)е掠馄诟犊?，?yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，避免給公司帶來(lái)不必要的損失。4.付款記錄與跟蹤財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立完善的采購(gòu)付款記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一筆采購(gòu)業(yè)務(wù)的付款日期、付款金額、付款方式、供應(yīng)商名稱等信息。付款記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。采購(gòu)人員應(yīng)定期跟蹤采購(gòu)付款的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商是否收到款項(xiàng)，以及款項(xiàng)是否到賬。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)解決。同時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)將付款跟蹤情況反饋給部門(mén)負(fù)責(zé)人，以便部門(mén)負(fù)責(zé)人掌握采購(gòu)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況。三、發(fā)票管理1.發(fā)票開(kāi)具要求供應(yīng)商應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及稅務(wù)部門(mén)的規(guī)定，如實(shí)開(kāi)具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購(gòu)合同或協(xié)議的約定一致，包括采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息。發(fā)票應(yīng)加蓋供應(yīng)商的發(fā)票專用章。采購(gòu)人員在簽訂采購(gòu)合同時(shí)，應(yīng)明確要求供應(yīng)商提供合法有效的發(fā)票。如因供應(yīng)商原因?qū)е掳l(fā)票開(kāi)具不規(guī)范或無(wú)法提供發(fā)票，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。如協(xié)商無(wú)果，應(yīng)暫停支付貨款，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。對(duì)于增值稅專用發(fā)票，采購(gòu)人員應(yīng)在取得發(fā)票后及時(shí)進(jìn)行認(rèn)證。認(rèn)證期限為自發(fā)票開(kāi)具之日起360天內(nèi)。如因逾期未認(rèn)證導(dǎo)致無(wú)法抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額，責(zé)任由采購(gòu)人員承擔(dān)。2.發(fā)票取得與審核采購(gòu)人員應(yīng)在采購(gòu)物品到貨驗(yàn)收合格后，及時(shí)向供應(yīng)商索取發(fā)票。發(fā)票取得后，應(yīng)認(rèn)真審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性。審核內(nèi)容包括發(fā)票的格式、內(nèi)容、印章、防偽標(biāo)識(shí)等是否符合規(guī)定，發(fā)票金額是否與采購(gòu)合同或協(xié)議一致，發(fā)票開(kāi)具日期是否在規(guī)定期限內(nèi)等。采購(gòu)人員將審核無(wú)誤的發(fā)票提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)收到發(fā)票后，應(yīng)再次進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)人員溝通核實(shí)，并要求供應(yīng)商重新開(kāi)具發(fā)票或補(bǔ)充相關(guān)證明材料。對(duì)于不符合規(guī)定的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，任何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。3.發(fā)票保管與存檔財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作。發(fā)票保管人員應(yīng)將取得的發(fā)票按照類別、號(hào)碼順序進(jìn)行整理，并妥善保管。發(fā)票保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。發(fā)票保管人員應(yīng)建立發(fā)票保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的取得日期、發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票金額、供應(yīng)商名稱等信息。發(fā)票保管臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及的發(fā)票及相關(guān)憑證應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行存檔。存檔期限按照國(guó)家法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。在存檔過(guò)程中，應(yīng)確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于日后查閱和審計(jì)。4.發(fā)票遺失處理如發(fā)生發(fā)票遺失的情況，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商取得發(fā)票存根聯(lián)復(fù)印件，并加蓋供應(yīng)商的發(fā)票專用章。同時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)填寫(xiě)發(fā)票遺失說(shuō)明，詳細(xì)注明發(fā)票遺失的原因、發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票金額等信息，并提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)收到發(fā)票存根聯(lián)復(fù)印件及發(fā)票遺失說(shuō)明后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。如因發(fā)票遺失導(dǎo)致公司無(wú)法抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額或無(wú)法進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷的，責(zé)任由采購(gòu)人員承擔(dān)。四、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)付款及發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)付款流程的執(zhí)行情況、發(fā)票的取得與審核情況、付款記錄與跟蹤情況、發(fā)票保管與存檔情況等。內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議。相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照審計(jì)報(bào)告的要求及時(shí)進(jìn)行整改，確保采購(gòu)付款及發(fā)票管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.財(cái)務(wù)檢查財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)付款及發(fā)票管理情況進(jìn)行自查。自查內(nèi)容包括付款審批流程的執(zhí)行情況、發(fā)票的審核情況、付款記錄與跟蹤情況、發(fā)票保管與存檔情況等。財(cái)務(wù)部門(mén)在自查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改。如發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題或涉及違規(guī)違紀(jì)行為，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并配合相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查處理。3.供應(yīng)商反饋公司應(yīng)建立供應(yīng)商反饋機(jī)制，定期收集供應(yīng)商對(duì)公司采購(gòu)付款及發(fā)票管理情況的意見(jiàn)和建議。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將供應(yīng)商反饋的問(wèn)題傳達(dá)給相關(guān)部門(mén)，并督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。通過(guò)與供應(yīng)商的溝通交流，不斷改進(jìn)公司的采購(gòu)付款及發(fā)票管理工作，提高供應(yīng)商的滿意度，維護(hù)良好的合作關(guān)系。五、責(zé)任追究1.對(duì)于在采購(gòu)付款及發(fā)票管理過(guò)程中違反本制度規(guī)定的單位和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、罰款、降職、撤職等。2.