會務(wù)平臺流程管理制度總則1.目的為規(guī)范公司會務(wù)平臺的使用流程，提高會議組織效率，確保會議順利進行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有使用會務(wù)平臺組織召開的會議，包括但不限于部門會議、項目會議、公司級會議等。3.基本原則高效便捷原則：利用會務(wù)平臺優(yōu)化會議組織流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高會議效率。規(guī)范有序原則：明確各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和責(zé)任，確保會議流程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。安全保密原則：嚴(yán)格保護會議信息安全，防止信息泄露。會務(wù)平臺使用職責(zé)分工1.會務(wù)組織部門負責(zé)會議的發(fā)起和組織，確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并在會務(wù)平臺上創(chuàng)建會議。提前收集會議資料，如會議議程、匯報材料等，并上傳至?xí)?wù)平臺。負責(zé)會議過程中的協(xié)調(diào)和溝通，確保會議按計劃進行。2.參會人員收到會議通知后，應(yīng)及時確認是否參加會議，并按時登錄會務(wù)平臺參加會議。準(zhǔn)備好相關(guān)的匯報材料或發(fā)言內(nèi)容，按照會議要求積極參與會議討論和決策。3.技術(shù)支持人員負責(zé)會務(wù)平臺的日常維護和技術(shù)支持，確保平臺的穩(wěn)定運行。及時處理會議過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題，如網(wǎng)絡(luò)故障、設(shè)備異常等。會議發(fā)起與預(yù)約1.發(fā)起流程會務(wù)組織部門人員登錄會務(wù)平臺，點擊“發(fā)起會議”按鈕。填寫會議基本信息，包括會議名稱、開始時間、結(jié)束時間、會議地點、參會人員等。選擇會議類型（如部門會議、項目會議、公司級會議等），并根據(jù)需要設(shè)置會議的權(quán)限，如是否允許錄音、錄像等。上傳會議議程、匯報材料等相關(guān)資料，并設(shè)置會議提醒時間。確認信息無誤后，提交會議申請。2.預(yù)約審核會議申請?zhí)峤缓螅蓵h發(fā)起部門的上級領(lǐng)導(dǎo)進行審核。審核內(nèi)容包括會議主題的必要性、參會人員的合理性、會議時間和地點的安排是否合適等。如審核通過，會議申請將自動進入待召開狀態(tài)；如審核不通過，會務(wù)組織部門需根據(jù)審核意見進行修改并重新提交申請。會議通知與提醒1.通知方式會務(wù)平臺自動生成會議通知，通過郵件、短信等方式發(fā)送給參會人員。通知內(nèi)容應(yīng)包括會議名稱、時間、地點、會議議程、參會要求等關(guān)鍵信息。2.提醒設(shè)置在會議開始前[X]分鐘，會務(wù)平臺將自動向參會人員發(fā)送提醒短信和郵件。如參會人員因特殊情況無法接收短信或郵件提醒，可在會務(wù)平臺上設(shè)置個人提醒方式，如微信提醒等。會議準(zhǔn)備與資料上傳1.資料收集會務(wù)組織部門負責(zé)提前收集會議資料，如匯報材料、演示文稿等。資料應(yīng)按照會議議程的順序進行整理，并確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.資料格式要求上傳的資料格式應(yīng)統(tǒng)一，如文檔格式為Word，演示文稿格式為PowerPoint等。資料應(yīng)命名清晰，便于識別和查找，如“[會議名稱][匯報主題].doc”。3.資料上傳會務(wù)組織部門人員在會議發(fā)起頁面點擊“上傳資料”按鈕，選擇需要上傳的文件，并進行上傳。上傳完成后，應(yīng)檢查資料是否完整、可正常打開，如有問題及時重新上傳。會議召開1.會前準(zhǔn)備會務(wù)組織部門提前到達會議地點，檢查會議設(shè)備是否正常，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等。擺放好參會人員的座位牌，并準(zhǔn)備好紙筆等會議用品。2.簽到管理參會人員到達會議地點后，通過會務(wù)平臺進行簽到。會務(wù)組織部門可在會務(wù)平臺上實時查看參會人員的簽到情況，并對未簽到人員進行催報。3.會議過程管理主持人按照會議議程組織會議，引導(dǎo)參會人員進行討論和發(fā)言。參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，不得隨意打斷他人發(fā)言，手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)。如需進行會議記錄，會務(wù)組織部門可安排專人負責(zé)記錄，也可使用會務(wù)平臺的錄音、錄像功能進行記錄。對于會議中提出的問題和決策事項，應(yīng)及時進行整理和記錄，明確責(zé)任人和完成時間。會議紀(jì)要與發(fā)布1.紀(jì)要撰寫會議結(jié)束后，會務(wù)組織部門應(yīng)及時撰寫會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)包括會議基本信息、會議議程、會議討論內(nèi)容、決策事項、責(zé)任人和完成時間等內(nèi)容。會議紀(jì)要應(yīng)語言簡潔、準(zhǔn)確，突出重點。2.審核與發(fā)布會議紀(jì)要撰寫完成后，由會議發(fā)起部門的上級領(lǐng)導(dǎo)進行審核。審核通過后的會議紀(jì)要在會務(wù)平臺上發(fā)布，供參會人員查看和下載。會議后續(xù)跟進1.任務(wù)分配根據(jù)會議決策事項，會務(wù)組織部門負責(zé)將任務(wù)分配給相關(guān)責(zé)任人，并明確任務(wù)的完成時間和要求。任務(wù)分配可在會務(wù)平臺上進行操作，便于跟蹤和管理。2.進度跟蹤責(zé)任人應(yīng)按照任務(wù)要求按時完成工作，并在會務(wù)平臺上更新任務(wù)進度。會務(wù)組織部門定期對任務(wù)進度進行跟蹤和檢查，確保各項決策事項得到有效落實。3.結(jié)果反饋任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)及時將工作結(jié)果反饋給會務(wù)組織部門，并提交相關(guān)的成果資料。會務(wù)組織部門對工作結(jié)果進行審核和評估，并將評估結(jié)果反饋給責(zé)任人。會議資料歸檔1.歸檔范圍會議過程中產(chǎn)生的所有資料，包括會議通知、會議議程、匯報材料、會議記錄、會議紀(jì)要、任務(wù)分配表、工作成果資料等。2.歸檔方式會務(wù)組織部門定期對會議資料進行整理和歸檔，按照會議類別和時間順序進行分類存放。歸檔后的會議資料應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保資料的安全和保密。會議保密管理1.保密責(zé)任參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對會議中涉及的機密信息予以保密。不得將會議資料泄露給無關(guān)人員，不得擅自復(fù)制、傳播會議內(nèi)容。2.資料加密對于涉及公司機密的會議資料，會務(wù)組織部門應(yīng)進行加密處理后再上傳至?xí)?wù)平臺。加密方式可采用公司統(tǒng)一的加密軟件或工具，確保資料在傳輸和存儲過程中的安全性。3.訪問權(quán)限控制根據(jù)會議內(nèi)容的敏感程度，會務(wù)組織部門設(shè)置不同的訪問權(quán)限，限制參會人員對會議資料的訪問范圍。對于機密會議資料，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和查看。會議評估與改進1.評估指標(biāo)定期對會議的組織效率、會議效果、參會人員滿意度等進行評估。評估指標(biāo)可包括會議準(zhǔn)備時間、會議時長、決策事項落實情況、參會人員對會議內(nèi)容和組織的滿意度等。2.評估方式通過問卷調(diào)查、面談等方式收集參會人員和相關(guān)部門對會議的反饋意見。結(jié)合會務(wù)平臺的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能，對會議的各項指標(biāo)進行量化評估。3